Afhankelijk van jouw rol en de besteloptie bij een leverancier, is het mogelijk om een orderaanvraag samen te stellen op basis van een handmatige orderaanvraag. Vanuit de aanvragenpagina kun je doorklikken naar 'Handmatige orderaanvraag'.
Een nieuwe aanvraag
Je kunt nu beginnen met het aanmaken van een nieuwe aanvraag. Afhankelijk van de instellingen van jouw organisatie kunnen er meer of minder velden aanwezig zijn. Tenminste alle velden met een sterretje moeten worden ingevuld.
- Leverancier
Door op het pijltje te klikken of een letter te typen verschijnt er een lijst met leveranciers. Dat zijn de leveranciers, die in de leveranciersgroepen zijn gekoppeld en beschikbaar zijn voor jouw rol. Kies hier de gewenste leverancier. Mocht je niet weten bij welke leverancier de bestelling geplaatst moet worden, dan kun je kiezen voor 'Onbekende leverancier'. Hieronder kun je meer lezen over het doen van een bestelling bij een onbekende leverancier.
- Administratie
Hier kun je de administratie selecteren waar de leverancier in voorkomt.
- Gewenste afleverdatum
Selecteer de gewenste afleverdatum. De leverancier zal proberen de levering op die datum te leveren, maar het kan zijn dat dit niet gehaald wordt. Communicatie over de leverdatum zal buiten de Spend Cloud om worden afgehandeld.
- Afleveradres
Kies het afleveradres waar de producten/diensten moeten worden geleverd. In dit veld wordt een volledige lijst getoond van alle afleveradressen. Je kunt met het sterretje achter het veld aangeven of het gekozen afleveradres voortaan als voorkeur moet worden ingevuld. Ook kun je in jouw
profielinstellingen aangeven welke
afleveradressen jij wilt kunnen selecteren bij het aanmaken van een order.
- Te ontvangen door
Afhankelijk van de instellingen van jouw organisatie moet de levering van een bestelling in Spend Cloud worden geregistreerd. Je kunt hier aangeven welke medewerker verantwoordelijk is voor het registreren van de ontvangst. Afhankelijk van de inrichting is het ook mogelijk om deze taak niet aan een individuele medewerker, maar een ontvangstgroep toe te kennen. In dat geval is de actie voltooid zodra één van de medewerkers in de groep de levering heeft geregistreerd.
- Te bestellen door
Als de bestelling niet via een OCI koppeling kan worden aangeboden bij de leverancier en ook niet direct kan worden verstuurd zal dit veld zichtbaar zijn. Er wordt een lijst getoond van de medewerkers die de bevoegdheid hebben om bestellingen handmatig te plaatsen.
- Referentie
Optioneel kan hier een referentie worden ingevuld. Door een interne referentie op te geven kun je eenvoudig de order terugvinden in het archief en wordt deze ook getoond bij het
matchen met de inkoopfactuur.
- Codering
Afhankelijk van de instellingen en jouw rol is het mogelijk of verplicht om bij een orderaanvraag een codering op te geven. Door deze informatie hier al te definiëren wordt in een eerder stadium van het proces al duidelijk welke te verwachten kosten op komst zijn en verbijzonderd naar grootboek en kostenplaats etc. Als jouw organisatie ook gebruik maakt van de
module Factuurverwerking kan bij het matchen van inkoopfacturen deze codering worden overgenomen op de inkoopfactuur. Je kunt een codering opgeven die wordt toegepast bij alle orderregels of hier per regel van afwijken.