Een order aanmaken op basis van een handmatige orderaanvraag
Afhankelijk van jouw rol en de besteloptie bij een leverancier, is het mogelijk om een orderaanvraag samen te stellen op basis van een handmatige orderaanvraag. Vanuit de aanvragenpagina kun je doorklikken naar 'Handmatige orderaanvraag'.
Een nieuwe aanvraag
Je kunt nu beginnen met het aanmaken van een nieuwe aanvraag. Afhankelijk van de instellingen van jouw organisatie kunnen er meer of minder velden aanwezig zijn. Tenminste alle velden met een sterretje moeten worden ingevuld.
- Leverancier
Door op het pijltje te klikken of een letter te typen verschijnt er een lijst met leveranciers. Dat zijn de leveranciers, die in de leveranciersgroepen zijn gekoppeld en beschikbaar zijn voor jouw rol. Kies hier de gewenste leverancier. Mocht je niet weten bij welke leverancier de bestelling geplaatst moet worden, dan kun je kiezen voor 'Onbekende leverancier'. Hieronder kun je meer lezen over het doen van een bestelling bij een onbekende leverancier.
- Administratie
Hier kun je de administratie selecteren waar de leverancier in voorkomt.
- Gewenste afleverdatum
Selecteer de gewenste afleverdatum. De leverancier zal proberen de levering op die datum te leveren, maar het kan zijn dat dit niet gehaald wordt. Communicatie over de leverdatum zal buiten de Spend Cloud om worden afgehandeld.
- Afleveradres
Kies het afleveradres waar de producten/diensten moeten worden geleverd. In dit veld wordt een volledige lijst getoond van alle afleveradressen. Je kunt met het sterretje achter het veld aangeven of het gekozen afleveradres voortaan als voorkeur moet worden ingevuld. Ook kun je in jouw profielinstellingen aangeven welke afleveradressen jij wilt kunnen selecteren bij het aanmaken van een order.
- Te ontvangen door
Afhankelijk van de instellingen van jouw organisatie moet de levering van een bestelling in Spend Cloud worden geregistreerd. Je kunt hier aangeven welke medewerker verantwoordelijk is voor het registreren van de ontvangst. Afhankelijk van de inrichting is het ook mogelijk om deze taak niet aan een individuele medewerker, maar een ontvangstgroep toe te kennen. In dat geval is de actie voltooid zodra één van de medewerkers in de groep de levering heeft geregistreerd.
- Te bestellen door
Als de bestelling niet via een OCI koppeling kan worden aangeboden bij de leverancier en ook niet direct kan worden verstuurd zal dit veld zichtbaar zijn. Er wordt een lijst getoond van de medewerkers die de bevoegdheid hebben om bestellingen handmatig te plaatsen.
- Referentie
Optioneel kan hier een referentie worden ingevuld. Door een interne referentie op te geven kun je eenvoudig de order terugvinden in het archief en wordt deze ook getoond bij het matchen met de inkoopfactuur.
- Codering
Afhankelijk van de instellingen en jouw rol is het mogelijk of verplicht om bij een orderaanvraag een codering op te geven. Door deze informatie hier al te definiëren wordt in een eerder stadium van het proces al duidelijk welke te verwachten kosten op komst zijn en verbijzonderd naar grootboek en kostenplaats etc. Als jouw organisatie ook gebruik maakt van de module Factuurverwerking kan bij het matchen van inkoopfacturen deze codering worden overgenomen op de inkoopfactuur. Je kunt een codering opgeven die wordt toegepast bij alle orderregels of hier per regel van afwijken.
Leverancier onbekend
Door bij een orderaanvraag te doen via ‘Handmatige orderaanvraag’ en te kiezen voor ‘Onbekende leverancier’, kun je order samenstellen voor een product waarvan je niet alle gegevens hebt. Bijvoorbeeld als het merk, of de leverancier waar het product moet worden besteld niet bekend zijn. De gegevens die wel bekend zijn kun je invullen, waarna de order wordt aangeboden bij de Inkoopafdeling. Zij kunnen vervolgens de ontbrekende gegevens aanvullen en de order versturen naar de leverancier.
Het indienen van een orderaanvraag met de keuze ‘leverancier onbekend’ is geen standaard functionaliteit. Als dit niet geactiveerd is voor jouw omgeving, is deze optie niet beschikbaar bij het aanmaken van een vrije regel. Als je graag gebruik zou willen maken van deze functionaliteit, kun je contact opnemen met de applicatiebeheerder.
Orderaanvraag indienen
Als je alle verplichte velden hebt gevuld, kun je de aanvraag opslaan en indienen. De ingediende aanvraag kan dan, afhankelijk van de instellingen bij jouw organisatie, worden goedgekeurd door een collega/inkoop-afdeling en daadwerkelijk worden besteld bij de leverancier.
Vanuit de winkelwagen klik je op de groene knop boven het overzicht met 'Alle aanvragen indienen'. Je komt nu uit in het scherm waar je ook uitkomt als je na het aanmaken van de order op 'Opslaan en doorgaan' heb geklikt.
Controleer de aangevinkte bestelling en klik (nogmaals) op 'Alle aanvragen indienen'. De zojuist ingediende bestelling is nu in behandeling binnen jouw organisatie en zal zodra deze is goedgekeurd worden besteld bij de leverancier. Dit proces kan iets langer duren als het een nieuwe leverancier betreft en deze ook nog moet worden goedgekeurd.
Als jij degene bent die de bestelling binnenkrijgt en jouw organisatie werkt met ontvangstregistratie, dan is de volgende stap het registreren van de binnengekomen bestelling.
Related Articles
Een order aanmaken vanuit het assortiment
Vanuit de Aanvragen-pagina kun je, indien je daarvoor de juiste rechten hebt, een order aanmaken vanuit een assortiment. In het assortiment-overzicht zie je de artikelen die door jouw organisatie zijn toegevoegd om te bestellen. Artikelen vinden ...Een nieuwe leverancier toevoegen en koppelen aan de juiste gegevens
Via Applicatiebeheer / Inkoop / Leveranciers kun je alle leveranciers beheren. Nadat een leverancier is toegevoegd in Spend Cloud en is gekoppeld aan een leveranciersgroep, kunnen bestellers orderaanvragen indienen voor deze leverancier. Hieronder ...Een order aanmaken via een webshop
Vanuit de aanvragen-pagina kun je zien bij welke webshops jij een bestelling kunt plaatsen. Met de beschikbare webshops is door jouw organisatie een koppeling gelegd, zodat je via de Spend Cloud naar de webshop van deze leverancier kunt om een ...Beoordelen van orders door de Inkoopafdeling
Mocht jouw organisatie hier gebruik van maken, dan kan je in het menu-onderdeel Beoordelen alle orderaanvragen vinden die beoordeeld moeten worden door de Inkoopafdeling. Deze orders zijn al goedgekeurd door middel van de ingestelde procuratie. De ...Een dienstorder aanmaken
Het is binnenkort mogelijk om dienstorders aan te maken in Spend Cloud. Dit kan handig zijn als je een orderaanvraag wilt registeren voor diensten of werkzaamheden. In dit artikel leggen we je uit hoe deze nieuwe functionaliteit werkt. Daarnaast gaan ...