Een nieuwe verplichting toevoegen
Als je een nieuwe verplichting aangaat, kun je deze registreren in Spend Cloud. Je doet dit onder de knop ‘Verplichting toevoegen’ bovenaan het verplichtingen-overzicht. Als je op deze knop klikt, kom je op de pagina waar je alle gegevens van de verplichting kunt invullen.
- Omschrijving
Hier kun je een korte omschrijving van de verplichting opgeven. Deze omschrijving wordt in het overzicht weergegeven én in de factuurregel waar je de verplichting kunt selecteren. Zorg er daarom voor dat de omschrijving duidelijk is. Zo kun je de verplichting gemakkelijk terugvinden.
- Administratie
Afhankelijk van het aantal administraties dat je ter beschikking hebt, kun je hier opgeven voor welke administratie de verplichting wordt aangegaan.
- Excl. Btw/totaalbedrag
Geef hier het verwachte bedrag van de totale verplichting op. Dit is exclusief btw. Als je een administratie hebt geselecteerd die niet met btw werkt, zal de titel ‘Excl. btw’ veranderen naar ‘Totaalbedrag’.
- Afgeboekt
Dit is het bedrag dat er tot nu toe van het totaalbedrag is afgeboekt. Dit gebeurt wanneer er facturen binnenkomen die bij de verplichting horen. Spend Cloud werkt dit bedrag automatisch bij. Om deze reden kun je dit bedrag niet handmatig aanpassen.
- Openstaand
Dit is het totaalbedrag dat na de afgeboekte facturen nog open staat. Spend Cloud werkt dit bedrag automatisch bij.
- Status
Hier kun je de gehele verplichting op passief zetten. Je kunt de verplichting pas weer gebruiken als deze op actief staat. Je hebt ook de mogelijkheid om alleen een verplichtingsregel op passief zetten. Dit doe je onderaan bij de verplichtingsregel, bij het kopje ‘Status’.
Verplichtingsregel
Bij een verplichtingsregel kun je alle specifieke gegevens van de verplichting invullen. Je kunt ervoor kiezen om de verplichting over meerdere verplichtingsregels te verspreiden. Dit doe je bijvoorbeeld als je de verplichting over meerdere kostenplaatsen wilt verdelen. Je splitst een verplichtingsregel door bovenaan de pagina op de knop ‘Verplichtingsregel toevoegen’ te klikken. Als je ervoor kiest meerdere verplichtingsregels toe te voegen, zal Spend Cloud een controleslag uitvoeren om te valideren dat de bedragen overeenkomen met het totaalbedrag van de verplichting. Als dit niet het geval is, krijg je een foutmelding en moet je de bedragen aanpassen.
- Algemene verplichtingsregel
Als je hier voor ‘Ja’ kiest, hoef je geen relatie op te geven. Je geeft hiermee aan dat het een algemene verplichtingsregel is en daarmee bij iedere relatie kan worden gebruikt. Als je voor ‘nee’ kiest wordt deze verplichting specifiek voor een relatie.
- Relatie
Als je niet hebt aangegeven dat de verplichting een algemene verplichting is, kun je hier een relatie invullen. Dit is de relatie met wie de verplichting wordt aangegaan.
- Percentage
Dit is het percentage van het totaal bedrag dat beschikbaar is voor deze verplichtingsregel. Als je één verplichtingsregel hebt, zal dit altijd 100% zijn. Als je meerdere verplichtingsregels hebt toegevoegd, kun je het percentage te verdelen over de verplichtingsregels.
- Excl. Btw/totaalbedrag
Afhankelijk van wat je bij ‘Percentage’ hebt ingevuld, rekent Spend Cloud dit bedrag automatisch uit. Dit werkt tevens andersom. Als je hier een bedrag invult, zal Spend Cloud het percentage uitrekenen.
- Btw%
Hier geef je aan wat het btw-tarief van de verplichting is.
- Btw bedrag
Als je hebt aangegeven wat het btw-tarief is, wordt het btw-bedrag automatisch uitgerekend.
- Totaal bedrag
Het totaalbedrag is het totaalbedrag inclusief het door Spend Cloud uitgerekende btw-bedrag. Ook dit bedrag wordt automatisch uitgerekend.
- Grootboekrekening
Je kunt hier de grootboekrekening opgeven waar de kosten op moeten worden geboekt.
- Kostenplaats
Hier kun je de kostenplaats invullen waar de kosten op moeten worden geboekt.
- Organisatorische eenheid
Hier vul je de organisatorische eenheid in waar de kosten op moeten worden geboekt.
- Periode
Geef hier aan of de verplichting alleen voor een bepaalde periode beschikbaar is.
- Project (vrij veld)
Als je met projecten werkt, kun je hier aangeven bij welk project deze verplichting hoort. De lijst met projecten wordt beheerd in het applicatiebeheer gedeelte van Spend Cloud. Project is een vrij veld, wat inhoud dat het kan zijn dat dit veld een andere benaming heeft bij jou. Iedere organisatie kan namelijk een eigen benaming geven aan een vrij veld.
- Bijlage
Indien nodig, kun je hier een bestand toevoegen.
Als je alles hebt ingevuld, kun je bovenaan de pagina klikken op de knop ‘Opslaan’. De verplichting is aangemaakt en wordt weergegeven in het overzicht. Tevens kun je de verplichting nu selecteren als er een factuur voor deze verplichting binnenkomt.
Related Articles
Een verplichting afboeken
Voorafgaande aan een project stel je een bedrag beschikbaar van de verwachte kosten voor dit project. Dit is de verplichting die je aangaat met een relatie. Als dit project daadwerkelijk van start gaat, zullen er facturen binnenkomen van deze ...Een nieuw budget toevoegen
Je kunt een nieuwe budget registreren met de knop ‘Budget toevoegen’ bovenaan het budget-overzicht (Verplichtingen>Budgetten). Je komt nu op een pagina waar je alle gegevens van het budget kunt invullen. Omschrijving Hier kun je een korte ...Gebruikershandleiding Verplichtingen - Verplichtingen en budgetten beheren
In deze handleiding wordt je verwezen naar verschillende pagina’s binnen de Spend Cloud Portal. Als je ze stapsgewijs volgt, krijg je een volledig beeld van hoe je verplichtingen kunt onderhouden, door deze toe te voegen en af te boeken én hoe je ...Wat kun je met de module Verplichtingen?
Een verplichting is een financiële verplichting die ontstaat uit een afgenomen product en/of dienst. Zo kan er een verplichting ontstaan op basis van een offerte, een contract of een order. Deze verplichting ga je aan met een relatie, die de dienst ...Het budget-overzicht
Naast verplichtingen kun je ook budgetten registreren in Spend Cloud. Waar een verplichting op relatieniveau wordt toegevoegd, kun je met budgetten te verwachten kosten specificeren op basis van de projecten. Om budgetten verder uit te splitsen en om ...