In het menu Factuurverwerking / Controleren zie je een overzicht van goedgekeurde facturen die eerst gecontroleerd dienen te worden, voordat deze kunnen worden geëxporteerd naar het financiële pakket. Door op de factuur te klikken kun je deze controleren en eventueel in de wacht plaatsen.
Overzicht-menu Controleren Factuur in de wacht plaatsen
Wil je een factuur uitsluiten van een export, bijvoorbeeld omdat er nog vragen openstaan? Dat kan met de controlestatus bij het openklikken van een factuur in het menu Controleren. Je kunt bovenaan in de gele strook aangeven of de factuur gecontroleerd is of dat deze in de wacht moet worden geplaatst. Bij het in de wacht plaatsen van een factuur is een toelichting verplicht. Deze toelichting kun je vervolgens terugvinden in het overzicht. In het overzicht kun je de in de wacht gezette facturen eenvoudig herkennen aan het klok-icoon aan het begin van de regel.
De toelichting van de controlestatus is leidend over de eventuele toelichting in de factuurkop.
In de wacht plaatsen De factuur wordt met het in de wacht zetten niet naar iemand verstuurd, maar krijgt alleen een andere status. Zo weet je bij welke facturen je nog een actie open hebt staan.
Controle verwerken
Afhankelijk van jouw instellingen worden in het controle-overzicht niet alle goedgekeurde facturen getoond, maar bijvoorbeeld alleen de goedgekeurde facturen die in het proces ter externe codering zijn aangeboden of alleen de facturen die automatisch zijn goedgekeurd.
Het kan ook voorkomen dat niet alle facturen in dit overzicht één voor één moeten worden gecontroleerd. In dat geval selecteer je de facturen in één keer en kun je deze met deze knop ‘Controle verwerken’ zonder controle versturen naar het onderdeel ‘Exporteren’.
Wanneer je een factuur aanpast, moet de factuur opnieuw ter beoordeling het procuratieschema ingestuurd worden. Met de knop ‘Verzenden’ verzendt je de factuur opnieuw naar een medewerker.
Bij het controleren van een factuur, kun je eventueel nog gegevens verwerken. Door op de knop ‘Gecontroleerd’ te klikken wordt de factuur direct naar het onderdeel ‘Exporteren’ gestuurd.