Facturen controleren
In het menu Factuurverwerking / Controleren zie je een overzicht van goedgekeurde facturen die eerst gecontroleerd dienen te worden, voordat deze kunnen worden geëxporteerd naar het financiële pakket. Door op de factuur te klikken kun je deze controleren en eventueel in de wacht plaatsen.
Het menu-onderdeel Controleren is een optionele instelling die niet in iedere Spend Cloud omgeving staat ingeschakeld. Indien het gewenst is om binnen jullie organisatie gebruik te maken van het menu-onderdeel Controleren, neem dan contact op met de Visma | ProActive supportafdeling.
Alle facturen moeten hier eerst verwerkt worden, alvorens ze in het menu Exporteren komen te staan. Het menu heeft het voordeel dat er een extra controle-slag plaatsvindt. Het nadeel is dat dit extra werk met zich meebrengt.
Factuur in de wacht plaatsen
Wil je een factuur uitsluiten van een export, bijvoorbeeld omdat er nog vragen openstaan? Dat kan met de controlestatus bij het openklikken van een factuur in het menu Controleren. Je kunt bovenaan in de gele strook aangeven of de factuur gecontroleerd is of dat deze in de wacht moet worden geplaatst. Bij het in de wacht plaatsen van een factuur is een toelichting verplicht. Deze toelichting kun je vervolgens terugvinden in het overzicht. In het overzicht kun je de in de wacht gezette facturen eenvoudig herkennen aan het klok-icoon aan het begin van de regel.
De toelichting van de controlestatus is leidend over de eventuele toelichting in de factuurkop.
De factuur wordt met het in de wacht zetten niet naar iemand verstuurd, maar krijgt alleen een andere status. Zo weet je bij welke facturen je nog een actie open hebt staan.
Controle verwerken
Afhankelijk van jouw instellingen worden in het controle-overzicht niet alle goedgekeurde facturen getoond, maar bijvoorbeeld alleen de goedgekeurde facturen die in het proces ter externe codering zijn aangeboden of alleen de facturen die automatisch zijn goedgekeurd.
Het kan ook voorkomen dat niet alle facturen in dit overzicht één voor één moeten worden gecontroleerd. In dat geval selecteer je de facturen in één keer en kun je deze met deze knop ‘Controle verwerken’ zonder controle versturen naar het onderdeel ‘Exporteren’.
Wanneer je een factuur aanpast, moet de factuur opnieuw ter beoordeling het procuratieschema ingestuurd worden. Met de knop ‘Verzenden’ verzendt je de factuur opnieuw naar een medewerker.
Bij het controleren van een factuur, kun je eventueel nog gegevens verwerken. Door op de knop ‘Gecontroleerd’ te klikken wordt de factuur direct naar het onderdeel ‘Exporteren’ gestuurd.
Related Articles
Facturen exporteren
Zodra een factuur is goedgekeurd door de beoordelaar(s) staat deze klaar om geëxporteerd te worden in het menu-onderdeel Exporteren. Binnen dit overzicht kan je de facturen eventueel nog een laatste keer nalopen of bewerken, voordat ze worden ...Help! Een foutmelding bij exporteren naar Visma
Gebruik je een webservice en lukt het je niet om een factuur te exporteren naar het financiële pakket Visma? Dan kan dit verschillende oorzaken hebben. De oorzaak wordt mogelijk vertaald in een foutmelding die je kunt zien in het exportverslag. Deze ...Facturen kenmerken als geëxporteerd
Soms komt het voor dat een factuur is geëxporteerd naar het financieel pakket middels de webservice, maar de factuur in de Spend Cloud nog niet de status geëxporteerd heeft gekregen . De factuur staat dan nog in het menu Factuurverwerking / ...Facturen beoordelen
Via Factuurverwerking / Beoordelen vind je een overzicht van alle facturen die je kunt beoordelen. Deze pagina kun je ook bereiken vanuit de acties op je dashboard. Naast het beoordelen van facturen in de webversie, kun je facturen ook beoordelen in ...Afgekeurde facturen
In het menu Factuurverwerking / Afgekeurd vind je alle facturen die tijdens het beoordelen zijn afgekeurd. De factuur wijzigen en opnieuw verzenden Een afgekeurde factuur krijgt de status 'Afgekeurd - nieuw'. Door op de regel van de factuur te ...