Facturen controleren
In het menu Factuurverwerking / Controleren zie je een overzicht van goedgekeurde facturen die eerst gecontroleerd dienen te worden, voordat deze kunnen worden geëxporteerd naar het financiële pakket. Door op de factuur te klikken kun je deze controleren en eventueel in de wacht plaatsen.
Het menu-onderdeel Controleren is een optionele instelling die niet in iedere Spend Cloud omgeving staat ingeschakeld. Indien het gewenst is om binnen jullie organisatie gebruik te maken van het menu-onderdeel Controleren, neem dan contact op met de Visma | ProActive supportafdeling.
Alle facturen moeten hier eerst verwerkt worden, alvorens ze in het menu Exporteren komen te staan. Het menu heeft het voordeel dat er een extra controle-slag plaatsvindt. Het nadeel is dat dit extra werk met zich meebrengt.
Factuur in het onderdeel 'Controleren' in de wacht wacht plaatsen
Wil je een factuur uitsluiten van een export, bijvoorbeeld omdat er nog vragen openstaan? Dat kan kun je in het onderdeel Controleren een factuur in de wacht zetten. Bij het uitvoeren van deze actie wordt de status van de factuur gewijzigd, je plaatst bij het uitvoeren van deze actie een toelichting zodat voor een ieder te zien is waarom de factuur nog niet kan worden gecontroleerd. In het overzicht van Controleren is deze toelichting ook te zien en het status-icoon wijzigt naar een klokje. Als de factuur verwerkt kan worden kun je de actie Controleren uitvoeren en de controlestatus wijzigen naar Gecontroleerd. Na het opslaan kan de factuur geëxporteerd worden.
De toelichting van de controlestatus is leidend over de eventuele toelichting in de factuurkop.
De factuur wordt met het in de wacht zetten niet naar iemand verstuurd, maar krijgt alleen een andere status. Zo weet je bij welke facturen je nog een actie open hebt staan.
Controle verwerken
Afhankelijk van jouw instellingen worden in het controle-overzicht niet alle goedgekeurde facturen getoond, maar bijvoorbeeld alleen de goedgekeurde facturen die in het proces ter externe codering zijn aangeboden of alleen de facturen die automatisch zijn goedgekeurd.
Het kan ook voorkomen dat niet alle facturen in dit overzicht één voor één moeten worden gecontroleerd. In dat geval selecteer je de facturen in één keer en kun je deze met deze knop ‘Controle verwerken’ zonder controle versturen naar het onderdeel ‘Exporteren’.
Wanneer je een factuur aanpast, hoeft deze standaard niet opnieuw te worden beoordeeld. Door tijdens het bewerken te kiezen voor 'Opslaan en opnieuw beoordelen' zal deze opnieuw ter beoordeling het procuratieschema ingestuurd worden. Met de knop ‘Verzenden’ verzendt je de factuur vanuit het overzicht van Controleren opnieuw naar een medewerker.
Bij het controleren van een factuur, kun je eventueel nog gegevens verwerken. Door op de knop ‘Gecontroleerd’ te klikken wordt de factuur direct naar het onderdeel ‘Exporteren’ gestuurd.
Indien elke wijziging binnen het onderdeel Controleren opnieuw moet worden beoordeeld, dan kan dit middels een configuratie instelling worden afgedwongen. Mocht je hiervan gebruik willen maken, kan je hiervoor een aanvraag indienen bij onze supportafdeling via support@proactive.nl .
Related Articles
Facturen exporteren
Zodra een factuur is goedgekeurd door de beoordelaar(s) staat deze klaar om geëxporteerd te worden in het menu-onderdeel Exporteren. Binnen dit overzicht kan je de facturen eventueel nog een laatste keer nalopen of bewerken, voordat ze worden ...Help! Een foutmelding bij het exporteren van facturen naar Visma.net Financials
Gebruik je een webservice en lukt het je niet om een factuur te exporteren naar het financiële pakket Accountview? Dan kan dit verschillende oorzaken hebben. De oorzaak wordt mogelijk vertaald in een foutmelding die je kunt zien in het exportverslag. ...Help! Een foutmelding bij het exporteren van facturen naar Accountview
Gebruik je een webservice en lukt het je niet om een factuur te exporteren naar het financiële pakket Accountview? Dan kan dit verschillende oorzaken hebben. De oorzaak wordt mogelijk vertaald in een foutmelding die je kunt zien in het exportverslag. ...Help! Een foutmelding bij exporteren van facturen naar AFAS
Gebruik je een webservice en lukt het je niet om een factuur te exporteren naar het financiële pakket AFAS? Dan kan dit verschillende oorzaken hebben. De oorzaak wordt mogelijk vertaald in een foutmelding die je kunt zien in het exportverslag. Deze ...Help! Een foutmelding bij het exporteren van facturen naar Twinfield
Gebruik je een webservice en lukt het je niet om een factuur te exporteren naar het financiële pakket Twinfield? Dan kan dit verschillende oorzaken hebben. De oorzaak wordt mogelijk vertaald in een foutmelding die je kunt zien in het exportverslag. ...