Facturen exporteren
Zodra een factuur is goedgekeurd door de beoordelaar(s) staat deze klaar om geëxporteerd te worden in het menu-onderdeel Exporteren. Binnen dit overzicht kan je de facturen eventueel nog een laatste keer nalopen of bewerken, voordat ze worden verwerkt in het financiële pakket.
Facturen exporteren
In het overzicht selecteer je alle facturen waarvan je deze naar het financieel pakket wilt sturen. Dit doe je door het vierkantje voor de factuur aan te vinken. Je kunt ook alle facturen tegelijk selecteren door het vierkantje in de grijze balk aan te vinken. Nadat je de gewenste facturen geselecteerd hebt, kun je bovenaan het overzicht op de groene knop ‘Facturen exporteren’ klikken. Door deze knop te selecteren worden alle geselecteerde facturen meegenomen binnen de export. Afhankelijk van jouw financiële pakket moet je eerst een administratie te selecteren voordat je de facturen kunt exporteren.
Periode-toewijzing
Zodra je vanuit het vervolgscherm de gekozen boekstuknummers hebt bevestigd, kom je in het scherm voor de periode-toewijzing. In dit scherm heb je de mogelijkheid om de facturen te boeken zonder afwijkende periode (Automatische periode toekenning = Ja) of binnen een afwijkende periode te boeken (Automatische periode toekenning = Nee), mocht een periode bijvoorbeeld al zijn afgesloten.
Indien je kiest voor een afwijkende periode, kun je vervolgens kiezen voor de Aanpasmethode ‘Alle’ of ‘Alleen ouder’. Standaard zal de optie ‘Alleen ouder’ worden gekozen, waardoor enkel de periode van de facturen zullen worden aangepast indien ze ouder zijn dan de gekozen periode. Bij de optie ‘Alle’ zullen alle facturen worden aangepast naar de gekozen periode, zelfs als deze in de toekomst liggen(!!!).
Voorbeeld: stel je exporteert een factuur van periode 05-2022, terwijl periode mei is afgesloten in het financiële pakket. In dat geval kies je voor ‘Nee’ bij Automatische periode toekenning en kies je vervolgens voor periode 06-2022 met daarbij de optie ‘Alleen ouder’. Op basis van die keus zullen alle facturen met een periode ouder dan periode 06 worden aangepast in de export naar periode 06-2022.
Door de administratie binnen de Spend Cloud af te sluiten, zal er automatisch een periode-aanpassing worden toegepast indien er facturen in een gesloten periode vallen.
Het exporteren vanuit de Spend Cloud kan op twee manieren plaatsvinden (dit is afhankelijk van de inrichting van jouw Spend Cloud):
1: Via een Webservice.
2: Handmatig middels een inleesbestand.
Facturen exporteren via de Webservice
Indien er gebruik wordt gemaakt van een Webservice zullen de facturen ( na bovenstaande stappen) bij het exporteren via een koppeling direct worden aangeboden aan het financiële pakket. Hiervoor zal direct een taak worden aangemaakt, zodat je de progressie van de export kan bijhouden.
Zodra de exporttaak is gestart, kan je andere taken in de Spend Cloud uitvoeren of zelfs uitloggen. De export zal alsnog worden afgemaakt.
Nadat de export is voltooid, ontvangt de Spend Cloud een directe terugkoppeling vanuit het financiële pakket of de export ook daadwerkelijk is gelukt ( Ok) of dat een factuur is geweigerd met een bijbehorende foutmelding.
Een foutmelding bij het exporteren
Een foutmelding bij het exporteren
Krijg je een foutmelding terug? Lees dan één van onderstaande artikelen met veel voorkomende foutmeldingen van het door jou gebruikte financiële pakket:
Facturen exporteren via een inIeesbestand
Indien het exportbestand via een handmatige actie in het financiële pakket wordt ingelezen, zal er na het exporteren een exportbestand worden aangemaakt. Nadat het bestand is samengesteld, kan je het bestand direct downloaden en vervolgens inlezen. Eventueel kun je het bestand ook later downloaden via het onderdeel 'Exportbestanden'.
Exportbestanden downloaden
Door vanuit het menu-onderdeel Exporteren op de knop ‘Exportbestanden’ te klikken, kom je uit bij een overzicht van alle exportbestanden. Afhankelijk van hoe het exportbestand is samengesteld bij het exporteren, bestaat een bestand uit één of meerdere facturen. Door op de regel of het vergrootglas-icoon in dit overzicht te klikken, krijg je een overzicht te zien van alle facturen die samengevoegd zijn in het exportbestand.
Achter de regel van een exportbestand vind je de knop ‘Download exportbestand’. Deze knop kun je gebruiken om het uitvoerverslag te downloaden (1:Webservice) of het inleesbestand te downloaden (2: handmatig inlezen).
Export ongedaan maken
Informatie over het ongedaan maken van een export vind je in dit artikel.
Extra functionaliteiten bij het exporteren
Verzenden
Als je facturen vanuit het exporteren-overzicht hebt aangepast, kan het zijn dat deze opnieuw moeten worden beoordeeld. De bewerkte facturen worden dan geblokkeerd voor export en grijs weergegeven in het overzicht. Als je op de knop ‘Verzenden’ klikt, kom je bij een overzicht waar je de facturen opnieuw ter beoordeling kunt verzenden.
Controleverslag
Je kan in het onderdeel Exporteren ook een controleverslag uitdraaien. Hierbinnen krijg je het totaal aantal facturen te zien met het totaalbedrag en de factuurcodering met volledige audit-trail.
Export voorregistratie
Afhankelijk van de werkwijze binnen de module Factuurverwerking kunnen er vanuit het onderdeel Exporteren ook de voorregistraties van facturen exporteren. Meer over voorregistraties kan je lezen in dit artikel . Let op, niet elke webservice ondersteunt de export van voorregistraties.
Automatisch exporteren
Het is ook mogelijk om facturen automatisch te exporteren, nadat deze zijn goedgekeurd of gecontroleerd. Dit kun je in de administratie instellen via Applicatiebeheer / Algemeen / Administratie bij het veld 'Exporteer facturen automatisch'.Een factuur markeren als geëxporteerd
Je kunt een factuur die bij te exporteren staat, maar wel al in het financieel pakket staat, markeren als geëxporteerd. Je leest hierover in dit artikel.
Related Articles
Facturen kenmerken als geëxporteerd
Soms komt het voor dat een factuur is geëxporteerd naar het financieel pakket middels de webservice, maar de factuur in de Spend Cloud nog niet de status geëxporteerd heeft gekregen . De factuur staat dan nog in het menu Factuurverwerking / ...Facturen controleren
In het menu Factuurverwerking / Controleren zie je een overzicht van goedgekeurde facturen die eerst gecontroleerd dienen te worden, voordat deze kunnen worden geëxporteerd naar het financiële pakket. Door op de factuur te klikken kun je deze ...Help! Een foutmelding bij exporteren naar Visma
Gebruik je een webservice en lukt het je niet om een factuur te exporteren naar het financiële pakket Visma? Dan kan dit verschillende oorzaken hebben. De oorzaak wordt mogelijk vertaald in een foutmelding die je kunt zien in het exportverslag. Deze ...Help! Een foutmelding bij exporteren naar Twinfield
Gebruik je een webservice en lukt het je niet om een factuur te exporteren naar het financiële pakket Twinfield? Dan kan dit verschillende oorzaken hebben. De oorzaak wordt mogelijk vertaald in een foutmelding die je kunt zien in het exportverslag. ...Help! Een foutmelding bij exporteren naar Exact Online
Gebruik je een webservice en lukt het je niet om een factuur te exporteren naar het financiële pakket Exact Online? Dan kan dit verschillende oorzaken hebben. De oorzaak wordt mogelijk vertaald in een foutmelding die je kunt zien in het ...