Het declaratie-archief

In het menu Archief, te bereiken via Declaratie / Archief, zie je een compleet overzicht van alle aangemaakte declaraties. Uiteraard kan het zo zijn dat je beperkte rechten hebt en niet van alle gebruikers de declaraties kunt inzien.  Als beheerder zal je hier wel alle declaraties terug kunnen vinden. 

Meer informatie over het archief

Met behulp van de selectiemogelijkheden aan de linkerkant, kun je verschillende overzichten van de declaraties genereren. Bovenaan het overzicht, vind je mogelijkheid om jouw declaraties te exporteren naar een excel- of csv-bestand. Je kunt er ook een PDF van maken. Dat kan handig zijn als je de declaraties bijvoorbeeld op je computer wilt opslaan.

Een declaratie bestaat altijd uit een kop en één of meerdere regels. Door op de knop ‘Archief op regelniveau’ te klikken, krijg je een overzicht van alle declaratieregels. De declaraties worden dan niet meer gebundeld per periode. 

Rapportages uitdraaien

In het archief is het mogelijk om een export te genereren in CSV, Excel en/of als pdf-bestand. 

Door het gebruik van de filters aan de linkerkant en het archief te bekijken op regelniveau, kun je meer gewenste data uit de Spend Cloud verkrijgen. Zo ook het aantal kilometers wat een medewerker heeft verbruikt in een bepaalde periode, deze informatie kun je dan weer gebruiken voor de Nederlandse wet (ingang 1 juli 2024) voor Rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit (WPM). Meer uitleg over deze wet vind je in het volgende artikel. 

Als je een export genereert bij het archief op regelniveau en de gewenste filters gebruikt (denk aan periode, datum en welke medewerker) kun je het aantal kilometers terugvinden in kolom AE.  

• Related Articles

• Waar kan ik mijn declaraties terugvinden?

  In het menu-onderdeel Archief, te bereiken via Declaratie>Archief, zie je een compleet overzicht van de door jou aangemaakte declaraties (gebundeld per periode). Met behulp van de selectiemogelijkheden aan de linkerkant, kun je verschillende ...

• Favoriete declaraties (voor terugkomende declaraties)

  In het menu-onderdeel Favorieten, vind je een overzicht met de door jou als favoriet gemarkeerde declaraties. Favoriete declaraties kunnen handig zijn als je meer dan eens dezelfde onkosten moet declareren. Als dit overzicht leeg is, betekent het dat ...

• Een declaratie aanmaken

  In het menu-onderdeel Declaraties onder Declareren vind je een overzicht van jouw aangemaakte declaraties die nog verzonden moeten worden of in behandeling zijn bij een medewerker. Vanuit hier kun je nieuwe declaraties toevoegen. Declaraties kunnen ...

• Declaratie configinstellingen

  In het menu-onderdeel Configinstellingen / Declaraties, vind je instellingen die van toepassing zijn op de module Declareren. Lees ook dit artikel voor meer informatie over configinstellingen. Zorg dat je weet wat een instelling doet voordat je deze ...

• Declaraties verzenden

  Aangemaakte declaraties moeten nog verzonden worden, zodat een medewerker deze kan beoordelen en ze, bij goedkeuring, uitbetaald kunnen worden. Je kunt een declaratie direct na het aanmaken verzenden door te kiezen voor ‘Opslaan en verzenden’. ...