Ik loop vast bij het indienen van een order, wat nu?

Soms gebeurt het weleens dat je binnen de Spend Cloud vastloopt met het indienen van een order. Dit kan in verschillende stadia van het proces plaatsvinden. In dit artikel zullen een aantal scenario's en oplossingen worden beschreven. 

Scenario 1: Waarom kan ik niet bestellen bij webshop X, maar mijn collega wel? 

Alle leveranciers binnen de Spend Cloud horen door de applicatiebeheerder binnen jouw organisatie gekoppeld te worden aan een leveranciersgroep. De leveranciersgroepen worden weer gekoppeld aan de rollen/functieprofielen van de medewerkers. Als jij als gebruiker dus bent gekoppeld aan de leveranciersgroep waar de desbetreffende leverancier aan gekoppeld is, dan is de leverancier/webshop dus zichtbaar om bij te bestellen. 

Wanneer je een leverancier dus niet kan vinden onder het kopje aanvragen, laat dit dan weten bij jullie applicatiebeheerder zodat de applicatiebeheerder je verder kan helpen. Hoogstwaarschijnlijk zit het probleem bij de rol of het functieprofiel.  

Scenario 2: Foutmelding bij het plaatsen van order bij een webshop

Wanneer je een webshop-order probeert te plaatsen, kan het zijn dat dit niet in één keer lukt.De order binnen de Spend Cloud krijgt dan de status 'te bestellen' met een rood vliegtuigje als icoon. 

Het volgende artikel geeft meer uitleg over waar je kunt zien welke foutmelding van toepassing is en wat de meest voorkomende foutmeldingen zijn en de daarbij horende oplossingen. 

Scenario 3: Ik kan het juiste afleveradres niet selecteren (webshop-order) 

Je wilt een nieuwe order aanmaken, je klikt op de webshoptegel in de Spend Cloud en krijgt een keuzemenu van de afleveradressen te zien. Tot je verbazing zie je daar niet het gewenste afleveradres tussen staan. Wat nu?

Voordat je hier een melding van maakt bij je applicatiebeheerder, kun je zelf nog iets controleren. In '>ijn profiel' kun je namelijk jouw afleveradressen selecteren waar jij vaak orders voor plaatst. Nu kan het zo zijn dat het afleveradres waar je nu voor wilt bestellen, nog niet in jouw afleveradressenlijst staat aangevinkt. 

Zodra je het afleveradres aanvinkt en je profiel-instellingen opslaat, zul je zien dat het desbetreffende afleveradres nu wel beschikbaar is wanneer je op de webshoptegel klikt van de leverancier. 

Kun je het gewenste afleveradres nog steeds niet selecteren? Dan speelt er bij jou wellicht een ander scenario.  Neem contact op met je applicatiebeheerder of de inkoopafdeling en geef zo veel mogelijk informatie over wat je al hebt geprobeerd met bijhorende screenshots zodat de applicatiebeheerder je snel verder kan helpen. Weet je niet wie jullie applicatiebeheerder is, dan is het advies om dit intern even na te vragen. 

Scenario 4: Ik kan de order niet op de juiste organisatorische eenheid boeken 

Bij het invullen van de orderregels, kom je erachter dat je bij het veld 'organisatorische eenheid' niet de gewenste organisatorische eenheid terugziet om op te boeken. De reden hiervan is dat jij geen (bestellers) rol hebt op deze organisatorische eenheid. Hiervoor kun je terecht bij jullie applicatiebeheerder, die kan een nieuwe rol voor je toevoegen op deze organisatorische eenheid zodat je daarna de order alsnog kunt boeken op de juiste organisatorische eenheid. 

Scenario 5: Ik kan de gewenste kostenplaats / grootboekrekening en/of het vrije veld niet selecteren 

Het kan voorkomen wanneer je de velden in de orderregels wilt invullen, de gewenste kostenplaats / grootboekrekening en/of het vrije veld er niet tussen staan. Dit heeft in de meeste gevallen te maken met de inrichting / koppelingen tussen de velden binnen jullie Spend Cloud-omgeving. Zo kan het zijn dat het desbetreffende kostenplaats niet is gekoppeld aan de organisatorische eenheid waarop jouw rol is aangemaakt. Een andere oorzaak kan ook zijn dat er nog geen koppeling is gemaakt tussen een bepaalde grootboekrekening en een kostenplaats waardoor één van deze velden nu nog niet ingevuld kunnen worden. In al deze gevallen kun je hiervoor terecht bij je applicatiebeheerder. Zij kunnen de inrichting wijzigen zodat jij de juiste gegevens kunt invullen in de velden kbij de orderregels. 

Scenario 6: Ik kan de order niet indienen, omdat de Spend Cloud aangeeft dat er niemand is om de order te beoordelen

In sommige gevallen wanneer je een order wilt indienen krijg je de volgende foutmelding 'Er is geen rol aangemaakt waarvan de procuratie volstaat om de order van leverancier X te voltooien'. 

Zodra dit gebeurt, kun je dit aangeven bij jullie applicatiebeheerder, zij kunnen dit artikel gebruiken om het probleem te verhelpen. 

Mis je een scenario? Geef dit dan vooral door aan je applicatiebeheerder. Zij kunnen je scenario controleren en indien nodig indienen bij onze supportafdeling. 

• Related Articles

• Een foutmelding over het procuratieschema bij het indienen van een order

  Het kan gebeuren dat een besteller bij het indienen van een orderaanvraag de volgende foutmelding ziet: Er is geen rol aangemaakt waarvan de procuratie volstaat om de order van leverancier X te voltooien. In dit artikel leggen we je uit wat je als ...

• Een order aanmaken vanuit het assortiment

  Vanuit de Aanvragen-pagina kun je, indien je daarvoor de juiste rechten hebt, een order aanmaken vanuit een assortiment. In het assortiment-overzicht zie je de artikelen die door jouw organisatie zijn toegevoegd om te bestellen. Artikelen vinden ...

• Een order aanmaken via een webshop

  Vanuit de aanvragen-pagina kun je zien bij welke webshops jij een bestelling kunt plaatsen. Met de beschikbare webshops is door jouw organisatie een koppeling gelegd, zodat je via de Spend Cloud naar de webshop van deze leverancier kunt om een ...

• Wat kan ik als applicatiebeheerder doen als een gebruiker problemen ervaart bij het aanmaken van dienstorders?

  Indien een medewerker niet de knop ziet om een dienst te registreren, of niet de gewenste selectie kan maken kun je onderstaande zaken controleren. Daarnaast lees je onderaan dit artikel hoe je de functionaliteit per rol in- of uitschakelt. Rechten ...

• Een foutmelding bij het plaatsen van een OCI-order

  Wanneer een order die is aangemaakt via een OCI-koppeling naar de leverancier wordt verzonden, is het mogelijk dat er een foutmelding wordt gegeven. Deze foutmelding kan op verschillende momenten van het OCI-proces verschijnen. Zie daarvoor dit ...