Een order aanmaken vanuit het assortiment
Vanuit de Aanvragen-pagina kun je, indien je daarvoor de juiste rechten hebt, een order aanmaken vanuit een assortiment. In het assortiment-overzicht zie je de artikelen die door jouw organisatie zijn toegevoegd om te bestellen.
Artikelen vinden
Bovenaan in het scherm kun je zoeken naar de artikelen die je wilt bestellen vanuit het assortiment.
Je kunt ook aan de rechterkant van het scherm op een categorie klikken, waardoor het assortiment wordt gefilterd op artikelen/producten van de gekozen categorie.
Als je het gewenste artikel hebt gevonden, kun je deze toevoegen door achteraan de regel de hoeveelheid te kiezen en op het winkelwagen-icoon te klikken.
Het gekozen artikel wordt dan toegevoegd aan de winkelwagen. Als je alle artikelen die je wilt bestellen vanuit het assortiment hebt toegevoegd aan de winkelwagen, kun je de orderaanvraag indienen.
Winkelwagen bekijken
Alle artikelen die je zojuist in de winkelwagen hebt gedaan, kun je terugvinden in het menu 'Winkelwagen'. Je kunt vanuit het assortiment rechtsboven op de knop 'Winkelwagen' klikken of in het menu aan de linkerkant klikken op 'Winkelwagen'.
Als de artikelen die je zojuist hebt toegevoegd bij dezelfde leverancier besteld kunnen worden, zijn deze samengevoegd in één orderaanvraag. Als de artikelen in je winkelwagen bij verschillende leveranciers besteld moeten worden, zullen er meerdere aanvragen klaarstaan in je winkelwagen.
Orderaanvraag aanvullen
Voordat je de aanvragen kunt indienen, kan het zijn dat je eerst nog een paar gegevens moet aanvullen. Hiervoor klik je op het potlood-icoontje aan de rechterkant van de aanvraag. Dit hoef je alleen te doen als je een gele melding ziet met de tekst dat jouw aanvraag nog niet compleet is.
De velden die je verplicht moet vullen kun je herkennen aan het sterretje achter de tekst. Bij sommige velden zie je ook een ster-icoon achter het veld. Hiermee kun je aangeven of de ingevulde waarde in dat veld jouw voorkeur heeft. Als het sterretje blauw is, zal de Spend Cloud de waarde in dat veld bij een volgende orderaanvraag alvast voor je invullen.
Als je alle verplichte velden hebt gevuld, klik je bovenaan op 'Opslaan en doorgaan' of 'Opslaan'. Als je kiest voor 'Opslaan' kom je terug in het overzicht van je winkelwagen. Als je kiest voor 'Opslaan en doorgaan', sla je de winkelwagen over en kun je de zojuist bewerkte aanvraag gelijk indienen.
Orderaanvraag indienen
Als je de aanvraag van de artikelen in je winkelwagen compleet hebt gemaakt, kun je deze indienen. De ingediende aanvraag kan dan, afhankelijk van de instellingen bij jouw organisatie, worden goedgekeurd door een collega/inkoop-afdeling en daadwerkelijk worden besteld bij de leverancier.
Vanuit de winkelwagen klik je op de groene knop boven het overzicht met 'Alle aanvragen indienen'. Je komt nu uit in het scherm waar je ook uitkomt als je na het bewerken van de order op 'Opslaan en doorgaan' heb geklikt.
Controleer de aangevinkte bestelling en klik (nogmaals) op 'Alle aanvragen indienen'. De zojuist ingediende bestelling is nu in behandeling binnen jouw organisatie en zal zodra deze is goedgekeurd worden besteld bij de leverancier.
Als jij degene bent die de bestelling binnenkrijgt en jouw organisatie werkt met ontvangstregistratie, dan is de volgende stap het registreren van de binnengekomen bestelling.
Door de combinatie met de module Factuurverwerking wordt de factuur door middel van 3 way matching automatisch herkend en goedgekeurd. Zo ontstaat een efficiënt Purchase to Pay proces. Meer weten? Neem contact op met je accountmanager!
Related Articles
Een order aanmaken via een webshop
Vanuit de aanvragen-pagina kun je zien bij welke webshops jij een bestelling kunt plaatsen. Met de beschikbare webshops is door jouw organisatie een koppeling gelegd, zodat je via de Spend Cloud naar de webshop van deze leverancier kunt om een ...Orderaanvragen handmatig bestellen (door de afdeling Inkoop/Beheerder)
In sommige gevallen is het benodigd dat een order handmatig besteld wordt door de afdeling Inkoop. Dit kan vanuit het menu Inkoop / Bestellen. Wanneer is dit menu van toepassing? Als een order de juiste procuratieroute heeft doorlopen en eventueel ...Assortiment-artikelen toevoegen en updaten
In het menu-onderdeel Applicatiebeheer / Inkoop / Assortiment kun je assortimenten van leveranciers beheren. Handmatig een artikel toevoegen Door op de knop ‘Toevoegen’ te klikken bovenaan het overzicht, kun je een nieuw item toevoegen aan het ...Een orderaanvraag doen via het menu Aanvragen
Het startpunt van een orderaanvraag begint in het menu ‘Aanvragen’. Op deze pagina word je begeleid bij het doen van een nieuwe bestelling. Bovenaan de aanvragen-pagina vind je een hulptekst die je meer achtergrondinformatie geeft over het doen van ...Een order aanmaken op basis van een handmatige orderaanvraag
Afhankelijk van jouw rol en de besteloptie bij een leverancier, is het mogelijk om een orderaanvraag samen te stellen op basis van een handmatige orderaanvraag. Vanuit de aanvragenpagina kun je doorklikken naar 'Handmatige orderaanvraag'. Een nieuwe ...