Een order aanmaken via een webshop

Vanuit de aanvragen-pagina kun je zien bij welke webshops jij een bestelling kunt plaatsen. Met de beschikbare webshops is door jouw organisatie een koppeling gelegd, zodat je via de Spend Cloud naar de webshop van deze leverancier kunt om een bestelling te plaatsen. Nadat je in de webshop van de leverancier je order hebt samengesteld, wordt de winkelwagen overgezet naar de Spend Cloud.  De order verstuur je vervolgens in de Spend Cloud. Afhankelijk van waar jouw organisatie voor kiest wordt de order direct verzonden naar de leverancier, of wordt deze beoordeeld door één of meerdere collega's.

Bekijk onderstaande video over hoe je een bestelling doet of lees hieronder verder.

De juiste webshop kiezen

Door bovenin in de aanvragen-pagina een categorie te selecteren, wordt het overzicht van webshops gefilterd. Wil je bij een leverancier bestellen, maar zie je deze hier niet tussen staan? Neem dan contact op met een applicatiebeheerder binnen jouw organisatie of lees dit artikel.

Een order samenstellen

Op het moment dat je weet bij welke leverancier je wilt bestellen, klik je deze tegel aan. Soms moet je eerst een afleveradres kiezen voordat je naar de webshop wordt geleid. Staat het afleveradres die jij wilt kiezen er niet tussen? Klik dan eens op je naam rechts bovenin in de Spend Cloud en dan op 'Mijn profiel'. Misschien moet je het afleveradres hier nog aanvinken. Zie meer informatie daarover hier. 

Je komt nu op de website van de leverancier terecht. Hier kun je de gewenste artikelen zoeken en in de winkelmand plaatsen van de webshop. Als je alle gewenste artikelen in de winkelmand van de webshop hebt geplaatst, ga je in de webshop naar de winkelmand toe. Controleer de aantallen en de gewenste artikelen en klik op de knop waarmee je de bestelling plaatst. Deze knop kan per webshop anders worden genoemd, zoals 'Winkelwagen overdragen', 'Ga terug naar jouw inkoopsysteem' of 'Plaats inkooporder':

 

Winkelwagen in de Spend Cloud

Alle artikelen die je zojuist via de webshop hebt toegevoegd, staan nu in de winkelwagen in de Spend Cloud. Voordat je de aanvragen kunt indienen, kan het zijn dat je eerst nog een paar gegevens moet aanvullen. Hiervoor klik je op het potlood-icoontje aan de rechterkant van de aanvraag. Dit hoef je alleen te doen als je een gele melding ziet met de tekst dat jouw aanvraag nog niet compleet is. 

De velden die je verplicht moet vullen kun je herkennen aan het sterretje achter de tekst. Bij sommige velden zie je ook een ster-icoon achter het veld. Hiermee kun je aangeven of de ingevulde waarde in dat veld jouw voorkeur heeft. Als het sterretje blauw is, zal de Spend Cloud de waarde in dat veld bij een volgende orderaanvraag alvast voor je invullen. Zie voor meer informatie hierover dit artikel.
 

Als je alle verplichte velden hebt gevuld, klik je bovenaan op 'Opslaan en doorgaan' of 'Opslaan'. Als je kiest voor 'Opslaan' kom je terug in het overzicht van je winkelwagen. Als je kiest voor 'Opslaan en doorgaan', sla je de winkelwagen over en kun je de zojuist bewerkte aanvraag gelijk indienen.

Orderaanvraag indienen

Als je de aanvraag van de artikelen in je winkelwagen compleet hebt gemaakt, kun je deze indienen. De ingediende aanvraag kan dan, afhankelijk van de instellingen bij jouw organisatie, worden goedgekeurd door een collega of de inkoop-afdeling en daadwerkelijk worden besteld bij de leverancier. 

Vanuit de winkelwagen klik je op de groene knop boven het overzicht met 'Alle aanvragen indienen'. Je komt nu uit in het scherm waar je ook uitkomt als je na het bewerken van de order op 'Opslaan en doorgaan' heb geklikt. 

Controleer de aangevinkte bestelling en klik (nogmaals) op 'Alle aanvragen indienen'. De zojuist ingediende bestelling is nu in behandeling binnen jouw organisatie en zal zodra deze is goedgekeurd worden besteld bij de leverancier. 

Als jij degene bent die de bestelling binnenkrijgt en jouw organisatie werkt met ontvangstregistratie, dan is de volgende stap het registreren van de binnengekomen bestelling. 

Door de combinatie met de module Factuurverwerking wordt de factuur door middel van 3 way matching automatisch herkend en goedgekeurd. Zo ontstaat een efficiënt Purchase to Pay proces. Meer weten? Neem contact op met je account manager binnen Visma | ProActive  (alleen voor applicatiebeheerders).

• Related Articles

• Een order aanmaken vanuit het assortiment

  Vanuit de Aanvragen-pagina kun je, indien je daarvoor de juiste rechten hebt, een order aanmaken vanuit een assortiment. In het assortiment-overzicht zie je de artikelen die door jouw organisatie zijn toegevoegd om te bestellen. Artikelen vinden ...

• Orderaanvragen handmatig bestellen (door de afdeling Inkoop/Beheerder)

  In sommige gevallen is het benodigd dat een order handmatig besteld wordt door de afdeling Inkoop. Dit kan vanuit het menu Inkoop / Bestellen. Wanneer is dit menu van toepassing? Als een order de juiste procuratieroute heeft doorlopen en eventueel ...

• Een orderaanvraag doen via het menu Aanvragen

  Het startpunt van een orderaanvraag begint in het menu ‘Aanvragen’. Op deze pagina word je begeleid bij het doen van een nieuwe bestelling. Bovenaan de aanvragen-pagina vind je een hulptekst die je meer achtergrondinformatie geeft over het doen van ...

• Een order aanmaken op basis van een handmatige orderaanvraag

  Afhankelijk van jouw rol en de besteloptie bij een leverancier, is het mogelijk om een orderaanvraag samen te stellen op basis van een handmatige orderaanvraag. Vanuit de aanvragenpagina kun je doorklikken naar 'Handmatige orderaanvraag'. Een nieuwe ...

• PDF-order-instellingen

  Bij de instellingen van de administratie kun je voor de PDF-order een aantal instellingen naar voorkeur aanpassen. Je kunt deze instellingen aanpassen door naar Applicatiebeheer / Algemeen / Administraties te gaan en de administratie te bewerken via ...