Inkoop configinstellingen
In het menu-onderdeel Configinstellingen / Inkoop, vind je instellingen die van toepassing zijn op de module Inkoop. Lees ook dit artikel voor meer informatie over configinstellingen.
Zorg dat je weet wat een instelling doet voordat je deze gaat wijzigen. Tijdens een implementatie kun je altijd contact opnemen met jouw Visma | ProActive Consultant voor advies. Als een module al geïmplementeerd is, kun je terecht bij onze Supportafdeling.
Als je een instelling hebt gewijzigd en op ‘Opslaan’ hebt geklikt, zul je nog moeten uitloggen en weer inloggen om de wijziging te activeren. Dit doe je door rechtsboven in de Spend Cloud op je naam te klikken, vervolgens klik je op Afmelden. Als je daarna opnieuw inlogt, zie je jouw doorgevoerde wijziging terug in jouw Spend Cloud omgeving. Dit geldt ook voor andere gebruikers.
Onderstaande instellingen zijn momenteel zichtbaar in de Spend Cloud, de meeste hiervan kun je zelf bewerken, maar een aantal ook niet. Ons doel is om zoveel mogelijk instellingen beschikbaar te maken om te kunnen bewerken in de Spend Cloud. Op dit moment is dit nog niet bij alle instellingen mogelijk, bijvoorbeeld omdat er een database wijziging vereist is, of een instelling alleen werkt in combinatie met andere instellingen of externe koppelingen. We zullen dit zoveel als mogelijk per instelling proberen te beschrijven.
001 - Ordernummer formaat (Kan niet worden gewijzigd via de Spend Cloud)
Hier staat het formaat ingesteld waar de ordernummerreeks voor orders op is gebaseerd. Naast boekjaar en volgnummer kan hier ook een (deel van het) administratienummer en kostenplaats nummer in worden verwerkt. Deze reeks geldt voor alle orders binnen de Spend Cloud omgeving. Een wijziging hierin is behoorlijk impactvol, wanneer dit moet worden gewijzigd dienen ook alle historische orders te worden aangepast. Om deze redenen kan deze instelling alleen worden gewijzigd door een Visma | ProActive (support) consultant.
002 - Ontvangsten registreren
Door deze functie in te schakelen zorg je ervoor dat een order in de Spend Cloud geregistreerd kan worden als ontvangen of niet. Hierdoor kun je 3-wegs matching mogelijk maken. Lees hier meer over het matchen van facturen aan orders.
003/110 - Orders coderen (Kan niet worden gewijzigd via de Spend Cloud)
Middels deze instellingen kan worden bepaald of orders financieel gecodeerd moeten worden. Je kunt hierbij aangeven of dit centraal, decentraal of gecombineerd gebeurd. Daarnaast kun je aangeven of het financieel coderen van een order verplicht is. In dit artikel lees je meer over het financieel coderen van orders.
004 - Vrije regel
Indien ingeschakeld kunnen gebruikers orders aanmaken voor een bestelling buiten de webshops of het assortiment in de Spend Cloud om. Zie ook verderop instellingen 114 en 115.
093 - Btw weergegeven in module
Met deze instelling kun je aangeven of bedragen moeten verwerkt met BTW of niet.
130 - Bedragen
Hier geef je aan hoe je wilt dat bedragen worden getoond op de order in PDF vorm.
009 - Webshops
Door dit menu in te schakelen kun je door middel van OCI koppelingen een link leggen met bepaalde webshops. Bestellingen geplaatst in deze webshop via de Spend Cloud komen automatisch in de Spend Cloud terecht en volgen daar het gehele inkoopproces. In dit artikel kun je meer lezen over het menu-onderdeel beschikbare webshops.
010 - Assortiment
Met deze instelling maak je het mogelijk om een intern assortiment aan te leggen waaruit bestellers producten mogen kiezen om te bestellen. Lees hier meer over het beheren van een intern assortiment.
005 - Btw weergeven in overzichten
Hier kun je aangeven of de bedragen in overzichten moeten worden weergegeven inclusief of exclusief btw of beide.
006/007 - Procuratieschema (Kan niet worden gewijzigd via de Spend Cloud)
We raden het af om deze instelling uit te schakelen.
008 - Orders plaatsen door (Kan niet worden gewijzigd via de Spend Cloud)
Hiermee kun je bepalen of orders worden geplaatst door de inkoopafdeling, bestellers of beide.
012 en 013 - Orders plaatsen en ontvangen
Met deze instellingen kun je aangeven wie handmatig bestellingen mogen plaatsen via een e-mailadres of buiten de Spend Cloud om.
016 - Toelichting
Bij het goedkeuren van een order kun je instellen dat ook daar het veld ‘Toelichting’ beschikbaar is.
129 - Leveranciers aanmaken bij een relatie-import
Bij het doen van een relatie-import kun je gelijk een bijbehorende leverancier laten aanmaken.
015 - Selecteren van een productgroep bij het coderen van een orderregel verplicht (Kan niet worden gewijzigd via de Spend Cloud)
Je kunt hiermee instellen of het verplicht is een productgroep te selecteren bij het coderen van een orderregel.
017,020, 023, 029, 032, 035, 038, 041, 044, 047, 050, 053, 056, 059, 062, 119, 065, 066, 117, 118, 069, 070, 073, 074, 077, 078, 081, 082, 085, 086, 089, 090 - Notificaties
Met deze instellingen kun je aangeven of er notificaties en herinneringen gestuurd moeten worden naar gebruikers. Je kunt hierbij ook de frequentie van de e-mails aangeven.
094 t/m 100 - Voortgang
Bij deze instellingen kun je aangeven hoe het voortgangsoverzicht eruit moet zien. Om de hoeveel dagen wil je de voortgang van een order in het inkoopproces in de gaten houden.
101 - Onderweg
Indien deze instelling is ingeschakeld, kun je werken met ‘orders onderweg’. Zo kun je te verwachte kosten zien van orders die in de Spend Cloud in omloop zijn.
126/127 - Orders exporteren (Kan niet worden gewijzigd via de Spend Cloud)
Deze instellingen kunnen worden ingeschakeld om orders te exporteren naar een financieel pakket. Deze opties worden door een beperkt aan financiële paketten ondersteund.
102 - Mening vragen
Hier kun je aangeven of gebruikers alleen medewerkers een vraag kunnen stellen uit de medewerkerslijst of dat ze ook een e-mailadres kunnen ingeven van een persoon aan wie ze een mening willen vragen.
104,103,105,106,107,108,109 - Standaardwaarden PDF order (Kan niet worden gewijzigd via de Spend Cloud*)
Middels deze instellingen kunnen standaardwaarden worden opgegeven voor PDF orders zoals de naam, tekstbericht, disclaimer, telefoonnummer, emailadres, soort facturatie en bezorgvoorwaarden.
*Deze standaardwaarden kunnen worden overschreven door de ingestelde waarden bij een administratie. In dit artikel kun je meer lezen over deze instellingen per administratie.
111, 112, 113 en 121 - Automatisch goedkeuren
Indien jouw omgeving ook beschikt over Factuurverwerking, kun je inkooporders en de bijbehorende factuur laten matchen in de Spend Cloud. Deze instellingen gaan over het automatisch goedkeuren van de factuur als de bedragen binnen de ingestelde afwijking valt.
131 - Beschikbare talen voor PDF order (Kan niet worden gewijzigd via de Spend Cloud)
Je kunt bij deze instelling meerdere talen selecteren zodat je per leverancier de tekst van de PDF order kunt aanmaken in de gekozen taal of talen.
114 en 115 - Vrije regel instellingen
Hier kun je aangeven hoe gebruikers een order kunnen aanmaken via de ‘vrije regel’. Welke velden zijn daarin verplicht.
125 - Orders voor onbekende leverancier
Als je hier ‘ja’ selecteert is het voor een gebruiker mogelijk om een order aan te maken zonder een leverancier te selecteren. De afdeling Inkoop kan vervolgens deze order aanvullen met de leverancier bij wie de order besteld moet worden.
Related Articles
Het inkoop-archief
In het archief van inkoop staat een overzicht van alle orders die ooit aan jou zijn toegekend. Op basis van jouw rol zou het zo kunnen zijn dat je ook orders van andere medewerkers in het archief kan terugvinden. Je kunt hier de huidige status ...Inkoop - De notificatiemails binnen de Spend Cloud
Binnen de Spend Cloud worden er per module verschillende soorten notificatiemails verstuurd naar de desbetreffende medewerkers. Sommige notificatiemails zijn informerend, andere notificatiemails zullen de medewerker tot actie laten overgaan. In dit ...Wat kun je met de module Inkoop?
Met de module Inkoop kun je het hele inkoopproces van bestelling tot levering en betaling volgen. Het is mogelijk om per medewerker in te stellen of deze zelfstandig mag bestellen, bij welke leveranciers dat mag en tot welk bedrag. De inkoopaanvraag ...Artikelen over Inkoop - Van aanvragen tot ontvangen
Hieronder vind je verschillende handige artikelen over het bestelproces binnen de module Inkoop. Als je ze stapsgewijs leest, krijg je een volledig beeld van het gehele proces, oftewel van het bestellen van artikelen tot het registreren van de ...Aanvraag nieuwe OCI koppeling
In jouw inkoopproces in de Spend Cloud kan je gebruik maken van OCI-koppelingen. Daarmee maak je vanuit de Spend Cloud een uitstap naar de webshop van een leverancier om jouw orderaanvraag samen te stellen. Deze orderaanvraag wordt vervolgens ...