Een medewerker ontvangt altijd slechts één notificatiemail per dag zolang de medewerker niet inlogt in de Spend Cloud. Logt de medewerker na het ontvangen van notificatie in en logt diegene daarna uit, dan wordt de teller gereset. Krijgt de medewerker (op diezelfde dag) nieuwe openstaande acties toegekend, dan ontvangt de medewerker een nieuwe notificatie-e-mail. Dit geld echter niet voor alle notificaties alleen voor de openstaande acties (+ herinnering hiervan) de rest van de notificaties zijn informerend gebonden aan een actie en zullen altijd worden uitgestuurd.  

Informerende notificaties 

De notificaties die hieronder beschreven worden zijn ervoor bedoeld om de bestellers en de inkoopafdeling op de hoogte te houden van de orders. 

Vaak vloeien deze notificatiemails voort uit bepaalde acties en zijn informerende dus aangelegd. 

1. Jouw order-aanvraag ligt ter beoordeling bij de inkoopafdeling
   De beoordelaar heeft jouw ingediende order goedgekeurd, ter extra beoordeling ligt de aanvraag nu bij de inkoopafdeling in het menu 'Beoordelen'. De order is in dit stadion nog niet verzonden aan de leverancier. 
   
   
2. Jouw order-aanvraag is goedgekeurd (+ verzonden naar de leverancier) 
   De beoordelaar heeft jouw ingediende order goedgekeurd. De order is nu direct verzonden naar de leverancier. 
   
   
3. Jouw order-aanvraag is goedgekeurd (+ staat klaar voor de inkoopafdeling om verzonden te worden naar de leverancier) 
   De beoordelaar heeft jouw ingediende order goedgekeurd en ligt nu klaar bij de inkoopafdeling. Zij kunnen nu de order indienen bij de leverancier via het menu 'Bestellen'. De order is in dit stadion nog niet verzonden aan de leverancier. 
   
   
4. Jouw order zal worden geleverd
   Wanneer een order bevestigd wordt door de leverancier zal de status van de order in de Spend Cloud wijzigen naar 'te ontvangen'. Deze extra bevestiging staat standaard uit op leveranciersniveau.


5. Orderstatus is gewijzigd
   Wanneer een orderstatus is gewijzigd, ontvangt de aanvrager van de order hier een notificatiemail. 

1. Ingediende order is definitief afgekeurd
   Zodra door de inkoopadministratie een order definitief afgekeurd wordt, ontvangt de indiener hier een notificatiemail van.
   
   
2. Openstaande acties van een order zijn ingetrokken
   Wanneer een order afgekeurd wordt, wordt er een notificatiemail uitgestuurd aan degenen die openstaande acties hadden op de desbetreffende order. 
   
   
3. De status of een order is gewijzigd
   Wanneer de status van jouw ingediende order wijzigt binnen de Spend Cloud, krijg je daar een notificatiemail van. 
   
   
4. Jouw order is definitief afgekeurd
   Wanneer jouw order door de beoordelaar of inkoopafdeling definitief is afgekeurd ontvang je hier een notificatiemail van. Als je op de link in de mail klikt kun je de afgekeurde order zien en de reden van afkeuring bekijken. 
   
   
5. Jouw order is gedeeltelijk geleverd
   Wanneer jouw order gedeeltelijk geleverd is en dit is aangegeven in de Spend Cloud ontvang je hier een notificatiemail van. 
   
   
6. Jouw order is geleverd
   Wanneer jouw order geleverd is en dit is aangegeven in de Spend Cloud ontvang je hier een notificatiemail van. 
   
   
7. Jouw order is voltooid
   Wanneer jouw order gemarkeerd wordt als voltooid ontvang je hier een notificatiemail van. Nadat een order is voltooid kunnen er geen facturen meer aan gematcht worden of wijzigingen aan gedaan worden. 
   
   

Actie vereist notificaties

1. Nieuwe order te beoordelen
   Als er nieuwe orders klaarstaan voor een medewerker om beoordeeld te worden, ontvangt de medewerker een notificatiemail. 
   
   
2. Nieuw te bestellen orders 
   Als er nieuwe orders klaarstaan voor een medewerker om besteld te worden, ontvangt de medewerker een notificatiemail. 
   


3. Ingediende order goedgekeurd voor bestelling
   De beoordelaar heeft jouw ingediende order goedgekeurd, de order staat nu klaar om door jou besteld te worden. 

1. Jouw order-aanvraag is goedgekeurd, maar mist nog het gewenste e-mailadres voor het plaatsen van de bestelling
   De beoordelaar heeft jouw ingediende order goedgekeurd, echter mist de leverancier nog een e-mailadres om de order naartoe te sturen. Via de link in de mail kun je het ontbrekende mailadres toevoegen. Let op: dit mailadres zal gebruikt worden voor vervolgorders. Probeer een algemeen e-mailadres in te vullen van een leverancier en niet die van een persoon (accountmanager van de leverancier), deze kan namelijk uit dienst treden waardoor order wellicht niet meer door de leverancier kunnen worden verwerkt.

De onderstaande twee notificaties worden per actie verstuurd. 

1. Geef je mening over een order
   Wanneer jouw mening is gevraagd bij een order ontvang je hiervan een notificatie. In de notificatiemail  staat een link zodat je direct wordt doorgeleidt naar de vraag zodat je deze kan lezen en beantwoorden
   
   
2. Reactie op een gevraagde mening over een order
   Wanneer jij degene bent die de mening heeft gevraagd aan een collega, ontvang je een notificatiemail wanneer diegene heeft geantwoord. Deze mail kan zowel informerend zijn dan wel niet tot actie overgaan leiden. 

Herinnering notificatiemails 

1. Herinnering: Er zijn nog steeds orders die moeten worden bevestigd als geleverd (interne order)
2. Herinnering: Er zijn nog steeds orders die moeten worden geregistreerd als geleverd 
3. Herinnering: Er zijn nog steeds orders die een e-mailadres missen
4. Herinnering: Er zijn nog steeds orders die moeten worden bevestigd
5. Herinnering: Er zijn nog order-aanvragen te beoordelen
6. Herinnering: Er zijn nog steeds orders die gedeeltelijk als ontvangen zijn geregistreerd
7. Herinnering: Er zijn nog afgekeurde order-aanvragen te verwerken
   

Configuratie-instellingen