Budgetten binnen de module Inkoop

Binnen de module Inkoop is er de mogelijkheid te werken met waarschuwingen voor het overschrijden van een budget. Dit is een instelling die door een ProActive-consultant of door de afdeling Support kan worden ingeschakeld. Indien dit is ingeschakeld, kun je als applicatiebeheerder of inkoopafdeling op basis van grootboekrekeningen of kostenplaatsen een budget instellen. Wanneer een order wordt aangemaakt op een grootboekrekening of kostenplaats waarbij het budget wordt overschreden, geeft de Spend Cloud een waarschuwende melding. 

Werken met budgetten

Binnen de Spend Cloud kun je, op basis van de instellingen, kiezen om budgetten aan te maken op basis van een kostenplaatsen of grootbroekrekeningen. Wanneer er in de Spend Cloud een order op één van deze kostenplaatsen of grootbroekrekeningen wordt geboekt, wordt dit van het budget afgeschreven. Als de factuur verderop in het proces aan de order wordt gematcht, zal het bedrag uiteraard eenmalig van het budget worden afgeschreven (en niet dubbel door de kosten van de factuur én van de order van het budget af te schrijven).  

Wanneer er bij het aanmaken van een order een budget wordt overschreden, wordt hier een waarschuwing voor gegeven:

De melding is slechts een waarschuwing; de besteller blijft altijd de mogelijkheid houden de order te verzenden. Tevens wordt de melding alleen bij orders weergegeven en niet bij het coderen van een factuur.

Een budget aanmaken

Om een budget aan te maken, navigeer je naar Applicatiebeheer / Inkoop / Budgetten. Klik op 'Toevoegen' om een budget aan te maken. Op basis van de instellingen kun je hier kiezen voor een budget op basis van een grootboekrekening of een kostenplaats. Kies de naam van het budget, eventueel de administratie, de kostenplaats of grootbroekrekening waarop je het budget wilt laten afboeken en de waarde van het budget. 

Bij het aanmaken van het budget heb je tevens de mogelijkheid om een bedrag voor externe uitputting in te voeren. Dit bedrag staat voor kosten die niet in de Spend Cloud (via de modules Factuurverwerking en Inkoop) worden verwerkt. Het bedrag dat je hier invoert, wordt onzichtbaar van het totale budget afgetrokken. Voorbeeld: geef je bij het budget een bedrag van € 5000 op en bij externe uitputting een bedrag van € 500, kan er middels facturen en/of inkooporders nog € 4500 van het budget afgeboekt worden alvorens de waarschuwing wordt gegeven. 

Geef aan of het budget verdeeld moet worden over een jaar, over vier kwartalen of over twaalf maanden. Voorbeeld: je stelt een budget in van € 12.000 (zonder externe uitputting) en je verdeelt deze over kwartalen, dan wordt in het eerste kwartaal een melding gegeven wanneer er meer dan € 3000 op de betreffende grootboekrekening of kostenplaats wordt geboekt.

Geef tot slot aan of je bij het afboeken ook de lopende maand wilt meenemen in de berekening (kies dan voor 'Tot en met periode') of tot de vorige maand (kies dan voor 'Periode').

Indien je een groot aantal budgetten in één keer wilt importeren, kan je hiervoor een importdefinitie aanmaken. Voor meer informatie over importdefinities, klik je hier.

• Related Articles

• Wat kun je met de module Inkoop?

  Met de module Inkoop kun je het hele inkoopproces van bestelling tot levering en betaling volgen. Het is mogelijk om per medewerker in te stellen of deze zelfstandig mag bestellen, bij welke leveranciers dat mag en tot welk bedrag. De inkoopaanvraag ...

• Inkoop configinstellingen

  In het menu-onderdeel Configinstellingen / Inkoop, vind je instellingen die van toepassing zijn op de module Inkoop. Lees ook dit artikel voor meer informatie over configinstellingen. Zorg dat je weet wat een instelling doet voordat je deze gaat ...

• Procuratieniveaus binnen inkoop beheren

  De procuratie van een order verloopt op basis van: - de leveranciersgroep waaronder de leverancier valt; - het procuratieniveau van de bestellende en beoordelende medewerker(s). Deze twee zaken koppel je aan de inkooprol(len) van medewerkers. Door ...

• Het inkoop-archief

  In het archief van inkoop staat een overzicht van alle orders die ooit aan jou zijn toegekend. Op basis van jouw rol zou het zo kunnen zijn dat je ook orders van andere medewerkers in het archief kan terugvinden. Je kunt hier de huidige status ...

• Artikelen over Inkoop - Van aanvragen tot ontvangen

  Hieronder vind je verschillende handige artikelen over het bestelproces binnen de module Inkoop. Als je ze stapsgewijs leest, krijg je een volledig beeld van het gehele proces, oftewel van het bestellen van artikelen tot het registreren van de ...