Wat kun je met de module Inkoop?

Wat kun je met de module Inkoop?

Met de module Inkoop kun je het hele inkoopproces van bestelling tot levering en betaling volgen. Het is mogelijk om per medewerker in te stellen of deze zelfstandig mag bestellen, bij welke leveranciers dat mag en tot welk bedrag. De inkoopaanvraag wordt op basis hiervan automatisch doorgestuurd naar een budgethouder of een centrale inkoopafdeling voor goedkeuring. 

Vooraf controle op bestelgedrag

Vooraf bepaal je het bestelbedrag, de artikelen en bij welke leverancier medewerkers mogen inkopen. Het aanmaken van nieuwe leveranciers is een simpele stap vanwege de koppeling met de database van de Kamer van Koophandel. Tevens herkent de Spend Cloud leveranciers, waardoor je deze niet dubbel toevoegt.

Voor het samenstellen van de inkooporder hebben medewerkers drie opties:
  1. Via een OCI punch out koppeling; waarbij artikelen direct te bestellen zijn in de webshop van een leverancier
  2. Via het interne assortiment; met zelf in te richten assortiment
  3. Via een handmatige orderaanvraag
Bij het bestellen in de webshop van de leverancier, of vanuit het assortiment, zien medewerkers alleen artikelen waarvoor zij gerechtigd zijn. Zo zijn de inkoopafspraken gewaarborgd en hoeven inkopers niet voor elke bestelling de overeenkomst te raadplegen. 

Relevante acties:
Bij het instellen van de bestelopties voor medewerkers kun je – naast het bestelbedrag, de artikelen en de leveranciers – ook aangeven welke orders een akkoord van een leidinggevende, budgethouder of inkoop vereisen. Als een orderaanvraag wordt aangeboden bij de beoordelaar, krijgt deze medewerker een melding dat er een orderaanvraag klaar staat om te worden beoordeeld. De beoordelaar kan de order achter een computer of via onze app ‘Goedkeuren’ of ‘Afkeuren’. Als de order wordt goedgekeurd controleert de Spend Cloud het procuratieniveau van de medewerker en bepaald het vervolgtraject van de order. Na het akkoord van alle beoordelaars wordt de bestelling automatisch geplaatst.

Relevante acties:
  1. Leveranciers beoordelen
  2. Procuratie instellen
  3. Een order beoordelen in de webversie
  4. Een order beoordelen in de app
  5. Een bestelling doorzetten naar een leverancier

3-weg-matching

De orderstatus is continu te raadplegen door de besteller en geautoriseerde collega’s. Wanneer de order binnen is, kan de besteller of geautoriseerde (groepen) collega's, de levering registreren in de Spend Cloud (web en app). In combinatie met de module Factuurverwerking vindt dan 3 wegs-matching plaats:
  1. Is het een goedgekeurde bestelling?
  2. Is de bestelling geleverd?
  3. Klopt het factuurbedrag met de bestelling?
Voor het matchen van facturen en orders is een combinatie van relatieve en absolute afwijkingen van het bedrag mogelijk.

Relevante acties:
  1. Ontvangst registreren in de webversie
  2. Ontvangst registreren in de app
  3. Interne orders bezorgen
  4. Voltooien van orders

Live Spend analyse

De inkoop functionaliteit bevat diverse analyses die de basis vormen voor een kwantitatieve analyse van alle leveranciers. Met de analyse Inkoopvolume zie je in één oogopslag het totaal van alle factuurbedragen in de geselecteerde periode. De Top 25 spend laat realtime zien wat de 25 crediteuren zijn met de meeste spend. In de Pareto-grafiek staat de ABC-analyse weergegeven. Met deze analyse zie je wie de belangrijkste leveranciers van jouw organisatie zijn en de leveranciers waar het grootste deel van het inkoopbudget aan wordt besteed. Deze krachtige tools geven realtime informatie voor een diepte-analyse en verbetering van het inkoopbeleid.

Relevante acties:
  1. De voortgang van het proces bekijken
  2. Statistieken bekijken van alle orders
  3. Analyses

Combinatie met andere functionaliteiten

Aan inkoop gaat vaak de overeenkomst met de leverancier vooraf. Met het sluiten van de overeenkomst ga je een verplichting aan. De module Contractbeheer heeft ook functionaliteiten voor de verplichtingen. Als je het volledige purchase-to-pay proces wilt digitaliseren, raden wij aan om naast de module Inkoop ook de modules Contractbeheer en Factuurverwerking in te schakelen.

Factsheet inkoop in de Spend Cloud

Wil je deze en meer informatie over catalogusmanagement en de meer dan 100 beschikbare OCI-koppelingen nog eens rustig teruglezen? Laat hieronder jouw gegevens achter en krijg de inkoop-factsheet gelijk in je e-mail. 




    • Related Articles

    • Inkoop configinstellingen

      In het menu-onderdeel Configinstellingen / Inkoop, vind je instellingen die van toepassing zijn op de module Inkoop. Lees ook dit artikel voor meer informatie over configinstellingen. Zorg dat je weet wat een instelling doet voordat je deze gaat ...

    • Themawebinar gebruiksvriendelijk bestellen

      We hebben het weer precies binnen de tijd gered. In deze webinar laten we je alle instellingen zien om jullie Spend Cloud omgeving zo optimaal mogelijk in te stellen, zodat de besteller heel gebruiksvriendelijk kan bestellen. Relevante portal ...

    • Het inkoop-archief

      In het archief van inkoop staat een overzicht van alle orders die ooit aan jou zijn toegekend. Op basis van jouw rol zou het zo kunnen zijn dat je ook orders van andere medewerkers in het archief kan terugvinden. Je kunt hier de huidige status ...

    • Budgetten binnen de module Inkoop

      Binnen de module Inkoop is er de mogelijkheid te werken met waarschuwingen voor het overschrijden van een budget. Dit is een instelling die door een ProActive-consultant of door de afdeling Support kan worden ingeschakeld. Indien dit is ingeschakeld, ...

    • Artikelen over Inkoop - Van aanvragen tot ontvangen

      Hieronder vind je verschillende handige artikelen over het bestelproces binnen de module Inkoop. Als je ze stapsgewijs leest, krijg je een volledig beeld van het gehele proces, oftewel van het bestellen van artikelen tot het registreren van de ...