Inzage archief Factuurverwerking beheren
Er zijn in Spend Cloud meerdere mogelijkheden om een gebruiker inzage te geven in het archief van factuurverwerking. In dit artikel gaan we dieper in op welke mogelijkheden dit zijn en hoe je dit instelt. Tevens staan er onderaan dit artikel een aantal veelgestelde vragen over de inzage in het archief van Factuurverwerking.
Dit artikel is bedoeld voor applicatiebeheerders die meer willen weten over het geven van inzage in het archief van Factuurverwerking. Ben je geen applicatiebeheerder en wil je meer weten over het archief van factuurverwerking? Neem dan eens een kijkje naar dit artikel.
Standaard inzage
Om een gebruiker toegang te geven tot het menu-onderdeel Archief binnen Factuurverwerking dient in de rol van de gebruiker het onderdeel Archief ingeschakeld te staan. Je hebt hierbij ook de mogelijkheid om in de rechtenset aan te geven of de gebruiker gekoppelde bestanden (bijlagen) en/of gekoppelde facturen mag zien, en eventueel toevoegen en/of verwijderen. Daarnaast kun je een gebruiker op toegang geven tot het archief op regelniveau, waarbij het archief op factuurregel niveau wordt weergeven. Ook hierbij kun je separaat aangeven of een gebruiker gekoppelde bestanden en/of gekoppelde facturen mag zien, toevoegen en/of verwijderen.
Een gebruiker ziet standaard in het archief alleen facturen waarbij een actie aan de gebruiker is aangeboden, zoals een beoordeling of (externe) codering. Ook wanneer de gebruiker een factuur heeft afgekeurd zal deze in diens archief zichtbaar blijven. Een gebruiker ziet geen facturen in het archief waarbij diens mening is gevraagd maar verder geen andere acties hierop heeft uitgevoerd. Het hebben van enkel de standaard inzage is vooral van toepassing voor gebruikers die niet voor de crediteurenadministratie werken en dan ook geen (m.u.v. eventueel extern gecodeerde facturen) facturen coderen en exporteren, bijvoorbeeld budgethouders.
Uitbreiding inzage archief
Wanneer in de rechtenset van de rol van de gebruiker Modulebeheerder niet is ingeschakeld (meer info hierover in de volgende alinea) kun je bij het instellen van de rol of functieprofiel aangeven of je 'Uitbreiding inzage archief' wilt inschakelen. Indien dit op 'Ja' staat, ziet de gebruiker naast de standaard inzage, ook alle facturen die geboekt zijn op de organisatorische eenheid waarop de gebruiker deze rol heeft, én eventueel organisatorische eenheden welke onder deze OE hangen. Wanneer er wordt gewerkt met meerdere administraties ziet de gebruiker alle facturen die geboekt zijn op deze organisatorische eenheden, ongeacht geboekt in welke administratie. Het maakt hierbij dus niet uit of de gebruiker een actie op de factuur heeft uitgevoerd. Een gebruiker met uitbreiding inzage archief ziet geen facturen die geboekt zijn op verwijderde organisatorische eenheden.
Modulebeheerder
Wanneer in de rechtenset het schuifje Modulebeheerder is ingeschakeld krijgt de gebruiker een andere, en in de meeste gevallen uitgebreidere inzage in het archief. Modulebeheerder heeft een iets andere werking op het archief dan 'Uitbreiding inzage archief' je kunt dit dan ook niet in- of uitschakelen in een rol/functieprofiel wanneer modulebeheerder is ingeschakeld.
Let op! Wanneer Modulebeheerder is ingeschakeld krijgt de gebruiker ook andere bevoegdheden binnen de Spend Cloud, meer informatie hierover vind je in dit artikel.
Een modulebeheerder heeft ook de standaard inzage van het archief waarbij deze alle facturen ziet waarop die een actie heeft uitgevoerd. Daarnaast ziet een modulebeheerder, afhankelijk van de inrichting van jouw Spend Cloud omgeving, alle facturen van de organisatie. Dit betreft ook te coderen en definitief afgekeurde facturen waarbij (nog) geen organisatorische eenheid is ingevuld. Ook facturen welke geboekt zijn op verwijderde organisatorische eenheden zijn zichtbaar voor modulebeheerders.
Wanneer er binnen jullie Spend Cloud omgeving met meerdere administraties wordt gewerkt zal een modulebeheerder facturen van alle administraties zien tenzij de configuratie instelling 'Beheerder per administratie' is ingeschakeld. In dit geval moet de rol/functieprofiel worden gekoppeld aan de betreffende administraties. Wanneer de administraties strikt gescheiden van elkaar werken kan er worden gekozen om alleen de administratie te koppelen waarin deze gebruiker werkt. Wanneer de gebruiker in meerdere administraties werkt, of het noodzakelijk is dat de gebruiker inzage krijgt in de facturen van de hele Spend Cloud omgeving, zoals een accountant, kan er worden gekozen om alle administraties aan de rol/functieprofiel te koppelen. Uiteraard kun je dit naar eigen wens inrichten.
Het koppelen van administraties doe je bij een nieuwe rol waarbij Modulebeheerder in de rechtenset is ingeschakeld. Wanneer dit op een later moment wordt ingeschakeld bij een bestaande rol kun je de rol van de betreffende gebruiker(s) wijzigen door deze te bewerken en dan de gewenste administraties aan te vinken. Wanneer er met functieprofielen wordt gewerkt kun je het functieprofiel bewerken om de administraties te koppelen.
Wanneer je snel meerdere functieprofielen wilt koppelen aan een administratie kun je in het menu-onderdeel Applicatiebeheer / Algemeen / Administraties rechts van de administratie op de drie puntjes klikken, vervolgens klik je op 'Koppel functieprofielen voor modulebeheerders'. In het volgende scherm kun je alle functieprofielen aan de gekozen administratie koppelen, indien modulebeheerder in de rechtenset van het FP is ingeschakeld.
Omdat Modulebeheerder inzage geeft in alle facturen ongeacht de organisatorische eenheid raden wij sterk aan om dit in te schakelen voor gebruikers van bijvoorbeeld de crediteurenadministratie die facturen coderen.
Veelgestelde vragen
- Ik heb een gebruiker toegang gegeven tot het archief maar die ziet geen facturen, hoe kan dit?
- Je ziet standaard alleen facturen waarop je een actie hebt uitgevoerd, zoals een beoordeling of wanneer je een factuur extern gecodeerd hebt. Indien het gewenst is dat de gebruiker alle facturen ziet op de OE waar die een rol op heeft, schakel dan 'Uitbreiding inzage archief' in de rol/functieprofiel in.
- Ik heb een gebruiker 'Uitbreiding inzage archief' gegeven maar deze ziet niet alle facturen, wat gaat er mis?
- Met uitbreiding inzage archief zie je alle facturen geboekt op de organisatorische eenheid waar je een rol hebt, en eventueel OE's die daaronder hangen. Je ziet geen facturen op verwijderde organisatorische eenheden, of facturen die helemaal niet op een OE zijn geboekt, zoals nog te coderen en definitief afgekeurde facturen welke ongecodeerd zijn afgekeurd.
- Een gebruiker ziet een factuur die helemaal niet voor diegene bestemd is, hoe kan dit?
- Wanneer je een actie op een factuur hebt uitgevoerd blijft deze zichtbaar in jouw archief, ook als je de factuur hebt afgekeurd, bijvoorbeeld omdat deze niet voor jou bedoeld was. Ziet de gebruiker heel veel facturen wat niet gewenst is? Controleer dan of 'Uitbreiding inzage archief' in de rol of het functieprofiel is ingeschakeld. Indien je deze optie niet terug ziet in de rol of het functieprofiel bestaat de kans dat modulebeheerder is ingeschakeld. Dit controleer in de rechtenset waar op de rol/het functieprofiel is gebaseerd in het menu-onderdeel Applicatiebeheer / Organisatie / Rechten.
- Een gebruiker ziet niet de facturen van bepaalde administraties óf, een gebruiker ziet facturen van administraties wat niet de bedoeling is, hoe pas ik dit aan?
- Indien er in jouw Spend Cloud omgeving gebruik wordt gemaakt van de configuratie instelling 'Beheerder per administratie' ziet een gebruiker facturen van de administraties waaraan hun rol/functieprofiel is gekoppeld, indien het een modulebeheerder betreft. Je kunt de rol, of het betreffende functieprofiel waarop de rol van de gebruiker is gebaseerd controleren op welke rechtenset deze is gebaseerd, daarna controleer je in het menu-onderdeel Applicatiebeheer / Organisatie / Rechten of het schuifje 'Modulebeheerder' rechtsboven in het onderdeel Factuurverwerking is ingeschakeld. Wanneer dit het geval is kun je de rol en/of het functieprofiel van de gebruiker bewerken om te controleren welke administraties gekoppeld zijn, en eventueel administraties koppelen óf ontkoppelen.
Related Articles
Het archief van Factuurverwerking
In het menu-onderdeel Archief van Factuurverwerking vind je alle facturen terug die ooit aan jou zijn toegekend. In het overzicht kun je de status terugvinden van een factuur. Door op een factuurregel te klikken, kom je op een pagina met alle ...Factuurverwerking configinstellingen
In het menu-onderdeel Configinstellingen / Factuurverwerking, vind je instellingen die van toepassing zijn op de module Factuurverwerking. Lees ook dit artikel voor meer informatie over configinstellingen. Zorg dat je weet wat een instelling doet ...Wat kun je met de module Factuurverwerking?
Factuurverwerking is een arbeidsintensief proces waar de module Factuurverwerking van de Spend Cloud uitkomst biedt. Na ontvangst en handmatige codering door de administratief medewerker begint de factuur aan een reis door de organisatie, op zoek ...Statistieken factuurverwerking
Op de Statistieken pagina van Factuurverwerking vind je verschillende statistieken met betrekking tot de facturen die zijn verwerkt via Spend Cloud. Zo kun je bijvoorbeeld de top 5 crediteuren inzien met de meeste facturen. Je kunt de selectievelden ...Hoe kan ik PEPPOL facturen ontvangen en verwerken?
Pan-European Public Procurement OnLine (PEPPOL) is een internationaal project met als doel het standaardiseren van internationaal elektronisch berichtenverkeer. Binnen het beveiligde PEPPOL-netwerk kun je elektronische facturen versturen en ...