Het archief van Factuurverwerking
In het menu-onderdeel Archief van Factuurverwerking vind je alle facturen terug die ooit aan jou zijn toegekend. In het overzicht kun je de status terugvinden van een factuur. Door op een factuurregel te klikken, kom je op een pagina met alle informatie over de betreffende factuur. Gebruikers met uitbreiding inzage archief in hun rol zien alle facturen die geboekt zijn op de organisatorische eenheid (en eventueel onderliggende eenheden) waar zij een rol op hebben. Modulebeheerders zien alle facturen, indien er gewerkt wordt met beheerders per administratie zien ze alleen de facturen binnen de administraties waar zij in hun beheerdersrol toegang toe hebben. Lees hier hoe je als applicatiebeheerder middels een rol toegang geeft tot uitgebreide inzage in het archief.
Standaard zie je alle facturen van het afgelopen jaar met een in behandeling status, goedgekeurd of verwerkt naar je boekhoudpakket (geëxporteerd) en betaald. Middels de filters aan de linkerkant van het scherm kun je het overzicht wijzigen, bijvoorbeeld door facturen met een andere status te bekijken, zoals definitief afgekeurd. Ook kun je facturen van ouder dan een jaar bekijken door het datumfilter aan te passen, of door te zoeken op een specifieke kostenplaats of crediteur. Hieronder lichten we de diverse statussen die facturen kunnen hebben toe, en wie waar toe inzage heeft.
Statussen
Status | Omschrijving | Waar bevindt de factuur zich in het proces | Meer informatie |
Toegevoegd, nog niet gecodeerd (nieuw) | De factuur is nieuw toegevoegd en nog niet gecodeerd door de centrale administratie | ||
Deels gecodeerd | De factuur is toegevoegd en de codering is opgeslagen door iemand van de centrale administratie | ||
| Toegevoegd, te matchen (nieuw, te matchen) | De factuur is nieuw toegevoegd en nog niet gecodeerd. Er is een ordernummer op de factuur herkend, maar er kon niet automatisch gematcht worden | ||
Toegevoegd, gematcht (nieuw, gematcht) | De factuur is nieuw toegevoegd en nog niet gecodeerd. Er is een ordernummer op de factuur herkend en de factuur is automatich gematcht aan de inkooporder. | ||
Te verzenden | Alle verplichte codeervelden zijn ingevuld, de centrale administratie moet de factuur alleen nog (ter beoordeling) verzenden. | ||
Te verzenden (in de wacht) | De factuur is volledig gecodeerd en gematcht aan een order. De order is nog niet als (volledig) ontvangen geregistreerd, zodra dit gebeurd wordt de factuur automatisch verzonden. De factuur kan vanuit het menu Coderen ook alsnog handmatig verzonden worden, automatische goedkeuring o.b.v. de order is dan niet mogelijk. | ||
In behandeling | De factuur staat ter beoordeling of (extern coderen) bij een medewerker of groep medewerkers. | ||
Afgekeurd (wacht op controle administratie) | Ten minste één van de factuurregels is afgekeurd, de centrale administratie dient de afkeuring te bekijken en opnieuw verwerken, bijvoorbeeld de codering aanpassen of definitief afkeuren. | ||
Goedgekeurd, te controleren | Optioneel: De factuur is goedgekeurd en dient gecontroleerd te worden. | ||
Goedgekeurd, te controleren (in de wacht) | De factuur is goedgekeurd en dient gecontroleerd te worden. Een controleur heeft de factuur in de wacht gezet. | ||
Goedgekeurd, klaar voor verwerking (te exporteren) | De factuur is goedgekeurd en kan geëxporteerd worden naar het financieel/boekhoudpakket | ||
Geëxporteerd (verwerkt naar boekhoudpakket) | De factuur is succesvol geëxporteerd naar het financieel/boekhoudpakket | ||
| Betaald | Optioneel: Het factuurbedrag is uitbetaald aan de crediteur | ||
Definitief afgekeurd | De factuur is definitief afgekeurd en kan niet langer worden verwerkt. |
- De inzage in verschillende factuurstatussen is beknopt als volgt:
Modulebeheerders(centrale administratie): Ziet alle facturen ongeacht de status (indien er met beheerders per administratie wordt gewerkt, dan alleen binnen de administratie waar de beheerder toegang toe heeft. - Gebruikers met uitbreiding inzage archief: Ziet alle facturen waarbij een organisatorische eenheid is ingevuld waar de gebruiker een rol op heeft, of op een bovenliggende eenheid.
- Gebruikers zonder inzage archief: Ziet alle facturen die ooit aan hen zijn aangeboden. Ook facturen waarbij de gebruiker wel de actie heeft aangeboden maar nooit heeft uitgevoerd blijft zichtbaar.
Meer informatie: Inzage archief Factuurverwerking beheren
Archief op regelniveau
Door bovenaan het overzicht op deze knop ‘Archief op regelniveau’ te klikken wordt het archief op regelniveau weergegeven. Dit overzicht geeft op gedetailleerd niveau inzicht in welke kosten er momenteel in omloop zijn. Je kunt zo gemakkelijk specifieke factuurregels terugvinden en een specifiek overzicht creëren van bijvoorbeeld alle kosten die zijn geboekt op een bepaalde kostenplaats.
Factuur weergeven
Door op het vergrootglas-icoon achteraan een factuur of op een regel zelf te klikken, worden de gegevens van de factuur weergegeven.
Bovenaan deze pagina, kun je een door op ‘Mening vragen’ te klikken een vraag uitzetten naar een collega of extern contactpersoon betreft de factuur. De correspondentie die hieruit voortkomt kun je terugvinden bij de knop ‘Correspondentie’ onder de factuurscan.
Onder de factuurregels kun je bekijken wie er wanneer verantwoordelijk is geweest voor de factuur. Standaard wordt niet de gehele historie weergegeven. Klik op het driehoekje om deze te bekijken.
Inzicht in automatisch ingevulde waarden
In de Spend Cloud kun je tijdens het coderen verschillende velden in een factuur automatisch laten invullen, bijvoorbeeld op basis van standaardwaarden. Daarnaast kan een factuur ook automatisch worden ingevuld door middel van Smart Suggestions. Met de knop ‘Automatisch ingevulde waarden’ is het volgende zichtbaar:
- waarom een veldwaarde is ingevuld
- op welke manier de waarde is ingevuld (bijvoorbeeld de crediteur, omdat hetzelfde IBAN-nummer op de factuur is gevonden)
Deze transparantie helpt bij het beoordelen van de juistheid van ingevulde waarden en maakt het coderen efficiënter en betrouwbaarder. Om deze reden kun je deze knoppen dan ook in het archief bekijken, zodat dit na het coderen ook geraadpleegd kan worden.
Inzicht in waarom een factuur wel of niet automatisch is verwerk (checklist)
De knop ‘Automatisch verwerken’ speelt een belangrijke rol in het uiteindelijk automatiseren van het factuurproces. Het systeem voert bij het aanmaken van een factuur verschillende controles uit om te bepalen of deze automatisch verwerkt kan worden en (indien nodig) direct klaar kan worden gezet voor beoordeling. De knop laat precies zien welke controles op een factuur zijn toegepast en waarom een factuur eventueel niet automatisch is doorgestuurd. Dit geeft je niet alleen inzicht in de oorzaak, maar ook de mogelijkheid om instellingen aan te passen zodat toekomstige facturen vaker automatisch verwerkt kunnen worden. Het resultaat is een efficiënter proces: minder handmatig coderen, minder zoekwerk naar oorzaken en meer tijd voor werkzaamheden die echt waarde toevoegen.
Door deze transparantie wordt het verwerken van facturen aanzienlijk efficiënter. Door deze lijst in het archief te bekijken hoef je minder tijd te besteden aan het achterhalen van oorzaken, krijg je sneller inzicht in de vervolgstap en profiteer je van een gestroomlijnd proces dat zowel de dagelijkse werkzaamheden als de financiële controle ondersteunt.
Gekoppelde bestanden
Helemaal onderaan de pagina zie je een overzicht van alle gekoppelde bestanden. Als je (nog) een bestand wilt toevoegen klik je op het ‘+’-icoon.
Ben je applicatiebeheerder en wil je weten hoe je gebruikers inzage geeft in het archief van Factuurverwerking? Bekijk dan eens dit artikel.
Facturen bewerken
Facturen zijn in bepaalde delen van het proces te bewerken. Vanuit het archief kun je facturen niet beoordelen, lees hieronder in welke onderdelen, en bij welke statussen je facturen kunt bewerken.
Coderen
In het onderdeel Coderen kunnen facturen gecodeerd worden. Dit wordt doorgaans door de (centrale) administratie uitgevoerd. Dit zijn facturen met de status te coderen/matchen,
Beoordelen
Te beoordelen facturen kunnen niet bewerkt worden, deze zitten namelijk al in het beoordeel-proces. Als je een factuur ter codering krijgt aangeboden kan deze wel vanuit het onderdeel Beoordelen bewerkt worden. Lees meer informatie hierover in het volgende artikel: Facturen beoordelen en coderen
Als een te beoordelen factuur gewijzigd moet worden kan de factuur afgekeurd worden. Via het menu-onderdeel Afgekeurd kan de (centrale) administratie de factuur bewerken en later opnieuw het beoordeel-proces insturen.
Controleren
Wanneer er in jou Spend Cloud omgeving gebruik wordt gemaakt van het onderdeel Controleren kun je in dit onderdeel, naast het controleren, ook facturen bewerken. Houd er rekening mee dat bewerkte facturen opnieuw beoordeeld moeten worden.
Exporteren / Geëxporteerde / Betaalde facturen
Vanuit het onderdeel Exporteren kun je een factuur nog bewerken door op het potloodje te klikken. Ook hierbij dient de factuur mogelijk opnieuw ter beoordeling verzonden te worden als er een wijziging is gemaakt. Als je een geëxporteerde factuur (eventueel met de status betaald) wilt wijzigen dien je de export terug te draaien. Lees meer informatie over hoe je een export terugdraait in het volgende artikel: Een facturenexport terugdraaien
Na het wijzigen van de factuur kun je deze weer handmatig kenmerken als geëxporteerd. Houd er rekening mee dat deze wijzigingen niet in je financiële pakket worden doorgevoerd, je zal de gegevens daar handmatig moeten wijzigen.
Spend Cloud Purchase to Pay: van bestelling tot betaling
Het archief van Factuurverwerking is maar een klein onderdeel van het proces van bestelling tot betaling. Spend Cloud Purchase to Pay integreert het inkoop-, factuurverwerkings- en contractmanagementproces naadloos. Zo kun je facturen zelfs touchless verwerken: zonder handmatige handelingen! Ontdek Spend Cloud Purchase to Pay en verminder het aantal administratieve taken drastisch.
Related Articles
Inzage archief Factuurverwerking beheren
Er zijn in Spend Cloud meerdere mogelijkheden om een gebruiker inzage te geven in het archief van factuurverwerking. In dit artikel gaan we dieper in op welke mogelijkheden dit zijn en hoe je dit instelt. Tevens staan er onderaan dit artikel een ...Factuurverwerking configinstellingen
In het menu-onderdeel Configinstellingen / Factuurverwerking, vind je instellingen die van toepassing zijn op de module Factuurverwerking. Lees ook dit artikel voor meer informatie over configinstellingen. Zorg dat je weet wat een instelling doet ...Statistieken factuurverwerking
Op de Statistieken pagina van Factuurverwerking vind je verschillende statistieken met betrekking tot de facturen die zijn verwerkt via Spend Cloud. Zo kun je bijvoorbeeld de top 5 crediteuren inzien met de meeste facturen. Je kunt de selectievelden ...Wat kun je met de module Factuurverwerking?
Factuurverwerking is een arbeidsintensief proces waar de module Factuurverwerking van de Spend Cloud uitkomst biedt. Na ontvangst en handmatige codering door de administratief medewerker begint de factuur aan een reis door de organisatie, op zoek ...Factuurverwerking procuratie inrichten
In het menu-onderdeel Procuratie zie je een overzicht van alle gedefinieerde procuratieniveaus. Met procuratieniveaus kun je bepalen tot welk bedrag een medewerker facturen mag goedkeuren. Als het bedrag op de factuur hoger is dan het ...