Wat te doen als een medewerker een langere periode niet beschikbaar is of uit dienst treedt
Er kunnen diverse redenen zijn als een medewerker tijdelijk niet beschikbaar is in de Spend Cloud. Wanneer een medewerker een korte periode (lees: dagen tot enkele weken) niet beschikbaar is bijvoorbeeld door ziekte of vakantie, kun je de gebruiker in Spend Cloud op "Afwezig" zetten en een andere gebruiker diens taken waar te laten nemen. Het instellen van tijdelijke afwezigheid lees je in het volgende artikel: Afwezigheid instellen
Als een medewerker uit dienst gaat of (mogelijk) langdurig niet beschikbaar is, kun je de rollen overdragen van deze medewerker en eventueel deactiveren, ofwel een passieve status toekennen in Spend Cloud. Met het overdragen van de rollen borg je de taken van deze medewerker in Spend Cloud. Door het (tijdelijk) passief zetten van de medewerker ontneem je hen de toegang tot het systeem. Als de medewerker later weer terug komt kun je de gebruiker gemakkelijk weer activeren. In dit artikel lees je hoe je rollen overdraagt, welke taken wel, en niet overdraagbaar zijn, en hoe je een medewerker op passief zet.
Belangrijkste verschillen rollen overdragen t.o.v. afwezigheid
- De medewerker die de rollen overgedragen krijgt hoeft niet steeds van profiel te wisselen bij het uitvoeren van taken van de afwezige medewerker;
- Kleinere kans dat taken vergeten worden.
- Gebruiksvriendelijkere ervaring voor de medewerker.
- Het is voor iedereen duidelijk wie verantwoordelijk is voor de taken.
- De medewerker die rollen erbij krijgt kan zichzelf tijdelijk op afwezig zetten bij kortstondig ziekte of vakantie en wordt niet geblokkeerd door het vervangen van een andere medewerker. Afwezigheid op afwezigheid waarnemen is niet mogelijk.
- Passieve medewerkers kunnen niet inloggen hun taken terug halen/afwezigheid opheffen;
- Dit is prettig voor langdurig afwezige medewerkers, zo weten ze dat hun taken geborgd zijn en "in alle rust" afwezig kunnen zijn;
- Je hoeft niet alle rollen over te dragen! Wanneer een medewerker bijvoorbeeld budgethouder voor Factuurverwerking is maar ook voor zichzelf declaraties mag indienen via de Declareren module kun je de rol voor factuurverwerking overdragen maar de declaranten rol laten staan. Zo kan de medewerker geen taken meer toegewezen krijgen maar behouden ze de mogelijkheid declaraties in te dienen mocht dat nodig zijn.
- Medewerkers uit dienst of die uit dienst gaan en geen taken meer zullen uitvoeren horen niet langer actief te zijn in de Spend Cloud; de taken zijn overgedragen en de gebruikers hebben geen toegang meer tot de Spend Cloud.
Rollen overdagen
Rollen overdragen doe je het gemakkelijkst via het onderdeel Applicatiebeheer / Organisatie / Rollen. Zoek in dit onderdeel op de betreffende medewerker. Vink de gewenste rollen aan en klik bovenaan het scherm op overdragen. Je kunt in het volgende scherm één medewerker kiezen om de rollen aan over te dragen. Wil je rollen aan verschillende gebruikers overdragen? Maak dan in het rollenoverzicht een selectie per gewenste medewerker, herhaal de stappen tot je alle rollen hebt overgedragen.
Alle rechten, bevoegdheden én openstaande acties gaan direct over naar de vervangende medewerker. Als de medewerker geen openstaande acties meer heeft en (voorlopig) niet meer in Spend Cloud komt kan je de gebruiker op passief zetten. Hoe je dit doet lees je in de volgende alinea. Eerst gaan we verder in op situaties waarbij rollen niet overgedragen kunnen worden.
Wanneer kunnen rollen (niet) overgedragen worden
Er zijn een aantal situaties waarbij rollen niet over gedragen kunnen worden. We gaan hier dieper in op deze situaties en wat je kunt doen om alle taken over te dragen.
Algemeen/modulebeheerder
Beheerders kunnen geen acties aan hen persoonlijk toegewezen krijgen. Ze kunnen diverse acties uitvoeren, maar die zijn niet persoonsgebonden. Je kunt daarom geen rollen overdragen waarbij in de rechten modulebeheerder is ingeschakeld en in de rol/functieprofiel geen persoonsgebonden taken zijn ingeschakeld. Denk hierbij aan tekenbevoegdheid voor facturen of bestelbevoegdheid voor inkoop. Voor een goede functiescheiding adviseren we dan ook dit niet in éénzelfde rol op te nemen. In deze situatie kun je een rol verwijderen en bij de gewenste nieuwe medewerker een nieuwe rol toevoegen.
Het is ook niet mogelijk om een rol over te dragen als de nieuwe medewerker al eenzelfde rol heeft op dezelfde organisatorische eenheid. Een rol kan ook niet overgedragen worden als de nieuwe medewerker een vergelijkbare rol heeft met een tegenstrijdige instelling, bijvoorbeeld een andere procuratie voor het samenstellen van orders of het beoordelen van boeken.
Contractbeheer
Als een gebruiker contracteigenaar mag zijn in de rol kan je de rollen niet overdragen, dit omdat het eigenaarschap van contracten niet gebonden hoeft zijn aan een specifieke rol. Je kunt de nieuwe medewerker een nieuwe rol geven. Vervolgens draag je contracten over via het onderdeel Applicatiebeheer / Contractbeheer / Muteren. Daarna verwijder je de rol. Ook contractbetrokkenheid draag je eenvoudig over via het onderdeel Muteren voor contractbetrokkenen.
Factuurverwerking
Je kunt bij Factuurverwerking kun je geen rol overdragen als de gebruiker al eenzelfde rol heeft op dezelfde organisatorische eenheid. Wanneer de rol hetzelfde is maar de procuratie afwijkt krijg je een waarschuwing te zien, je kunt het overdragen nogmaals bevestigen om de rol alsnog over te dragen. Dit zorgt ervoor dat de medewerker twee rollen voor tekenbevoegdheid heeft op dezelfde organisatorische eenheid, maar met een andere procuratie. Dit betekent dat de medewerker een factuur twee keer kan/moet beoordelen als de factuur hoger dan beide procuratie niveaus is. We raden deze situatie af, je kunt het beste de facturen afkeuren in het onderdeel Factuurverwerking / Beoordelen, de crediteurenadministratie kan de facturen dan opnieuw het proces in sturen met een andere beoordelaar. Je kunt na het afkeuren van de facturen de rollen verwijderen.
Inkoop
Rollen van bestellers kun je niet overdragen als de nieuwe medewerker al een vergelijkbare rol heeft op dezelfde organisatorische eenheid. We adviseren de rollen te verwijderen, indien de nieuwe medewerker een andere procuratie dient te krijgen vanwege de overdracht pas je dit aan in de bestaande rol(len) van de nieuwe medewerker. Wil je rollen verwijderen, maar is de medewerker als ontvanger geregistreerd? Bewerk dan de betreffende orders in het onderdeel Inkoop / Orders en kies een andere ontvanger. Daarna kun je de rollen alsnog verwijderen.
Kas & Pas
Je kunt een Kas & Pas rol niet overdragen op moment dat de nieuwe medewerker een vergelijkbare rol heeft op dezelfde organisatorische eenheid met andere bevoegdheden voor het afsluiten. Wanneer in de ene rol afsluiten is toegestaan maar de ander niet kan de rol niet overgedragen worden. Wijzig de bevoegdheid voor sluiten of draag de rol over naar een medewerker die nog geen rol heeft op dezelfde organisatorische eenheid. Als dit geen mogelijkheid is verwijder je de rol.
Aansprakelijke paseigenaarschap wordt niet overgedragen bij een rollenoverdracht, dit dien je achteraf te doen via het onderdeel Applicatiebeheer / Kas & Pas / Pasbeheer.
Het medewerkersaccount passiveren
Nadat je de rollen en daarmee de openstaande acties hebt overgedragen, navigeer je naar Applicatiebeheer / Organisatie / Medewerkers. Klik op het potlood-icoon achter de medewerker. Wijzig bij het veld “Status” de waarde in “Passief”. Importeren jullie medewerkersgegevens vanuit een bronbestand? Zorg dan dat de medewerker daar wordt verwijderd, passief gezet of geblokkeerd wordt. Bij de eerstvolgende import zal de medewerker dan ook in Spend Cloud op passief worden gezet. Kan je de medewerker niet blokkeren of verwijderen uit het bronbestand, bijvoorbeeld omdat diegene tijdelijk langdurig afwezig is? Vink dan bij het bewerken van de medewerker in Spend Cloud "sluit uit van een import" aan, de medewerker zan dan genegeerd worden bij een import en niet geactiveerd of gepassiveerd worden.
Related Articles
Medewerkers- en rollen-import
In dit artikel staat beschreven hoe een medewerkers- en een rollen-import ingericht kan worden in de Spend Cloud. De combinatie van beide imports zorgt voor een automatisering in het gebruikersbeheer van de Spend Cloud. Medewerkersimport Bij een ...Een medewerker toevoegen
In het menu-onderdeel Medewerkers kun je het medewerkersbestand van jouw organisatie beheren. Afhankelijk van jouw instellingen worden deze gegevens bijgewerkt via een automatische import, of moet je deze handmatig bewerken/aanmaken. Als jouw ...Geblokkeerde medewerkers
In dit onderdeel zie je medewerkers die tijdelijk geblokkeerd zijn om in te loggen. Medewerkers worden na een aantal* mislukte inlogpogingen tijdelijk geblokkeerd. Een tijdelijke blokkade duurt 15 minuten en vervalt na deze tijd automatisch. Als ...Wat kan ik als beheerder doen als het een collega niet lukt om in te loggen?
Het kan zijn dat een gebruiker ergens tegenaan loopt met inloggen en zich bij jou meldt. In dit artikel delen we wat je dan als applicatiebeheerder kunt doen. Afhankelijk van de keuze van jouw organisatie kan de gebruiker op twee manieren inloggen: ...Administratief een periode afsluiten
In de Spend Cloud kun je administratief een periode afsluiten. Dit kan je doen als een periode in het financieel pakket is afgesloten. Als je de periode dan ook administratief afsluit in de Spend Cloud, worden alle exports automatisch naar de eerst ...