Melding limiet boekstuknummers

Het kan gebeuren dat je bij het toevoegen van facturen of in de postbus een melding ziet dat er veel facturen zijn toegevoegd en dat, als er zoveel facturen toegevoegd blijven worden je voor het eind van het jaar de limiet een boekstuknummers bereikt . In dit artikel leggen we uit waarom je deze melding ziet, hoe deze melding tot stand komt en welke actie er eventueel nodig is om te voorkomen dat er meer facturen worden verwerkt dan dat er aan boekstuknummers binnen jullie reeks beschikbaar is.

Waarom zie je deze melding?

De Spend Cloud controleert dagelijks hoeveel facturen er zijn verwerkt en hoeveel boekstuknummers er binnen de ingestelde reeks in jullie omgeving beschikbaar zijn. Wanneer de verhouding tussen het aantal toegevoegde facturen en beschikbare boekstuknummers niet goed is verschijnt deze melding:

Deze maand hebben jullie veel facturen verwerkt. Als jullie dezelfde hoeveelheid blijven verwerken, hebben jullie voor het einde van het jaar de limiet aan boekstuknummers bereikt.

Administratie 001 - Spend Cloud administratie heeft 61,86% van de boekstuknummers gebruikt.

Hoe komt deze melding tot stand?

Om dit zo goed mogelijk uit te leggen gebruiken we het volgende voorbeeld boekstuknummer: AA.YY.XXXX, oftwel administratienummer, jaartal en vier volgnummers, bijvoorbeeld: 01.24.1234. Binnen administratie 01 kun je dus voor jaartal 2024, 9999 facturen toevoegen, daarna is het limiet bereikt. Stel het is eind juni, je hebt zo'n 4000 facturen verwerkt in Spend Cloud, dan heb je nog zo'n 6000 boekstuknummers beschikbaar, dus meer dan de helft van de nummers, verhoudingsgewijs dus meer dan hoelang het jaar nog duurt. Dan is het juli, er worden veel facturen verwerkt omdat de zomervakantie eraan komt en er een nieuw kwartaal is gestart, en je zit ineens op 5500 toegevoegde facturen. Het systeem berekent dan dat je meer facturen hebt verwerkt over de afgelopen periode, en toont deze melding dat als je op hetzelfde tempo door blijft gaan met facturen toevoegen, het limiet van aan boekstuknummers wordt bereikt.

Deze melding blijft ten minste een week staan, tot de verhouding weer andersom is en er gemiddeld minder facturen worden toegevoegd dan dat er aan boekstuknummers beschikbaar is.

Wat moet ik doen als ik deze melding zie?

De kans is groot dat je de komende periode niet zoveel facturen blijft toevoegen om dezelfde reden waarom de melding verscheen, immers sturen veel crediteuren hun facturen aan het eind, of aan het begin van een nieuwe maand of kwartaal, waardoor het aantal toegevoegde facturen naarmate de tijd vordert afneemt. Ook vakanties spelen hier vaak een rol in. Hierom is het vaak niet nodig om direct actie te ondernemen. We zien vaak dat deze melding bij een wat lager percentage wordt getoond, bijvoorbeeld rond de 30% of 50% procent. In dit soort gevallen is de oorzaak meestal omdat er een piek was in de toegevoegde facturen die uiteindelijk af neemt. Het is dan ook niet nodig om contact met ons op te nemen.

Wanneer moet ik actie ondernemen?

We adviseren vrijwel altijd om contact met ons op te nemen zodra je deze melding ziet met een percentage tussen de 85 á 90%. Op dat moment kunnen we vaak goed beoordelen of het nodig is om actie te ondernemen, omdat de kans aannemelijk is dat het limiet van beschikbare boekstuknummers wordt bereikt voor het jaar voorbij is. Als je deze melding bijvoorbeeld op 29 december ziet, is de kans klein dat het nodig is om actie te ondernemen, omdat de meeste facturen in boekjaar 2025 verwerkt zullen worden, zie je de melding al in oktober, dan zou dit anders kunnen zijn. Wanneer je vermoedt dat je meer facturen gaat verwerken dan dat er nog aan beschikbare volgnummers zijn kun je contact opnemen met support, we kunnen dan zoeken naar een oplossing, zoals het toevoegen van een volgnummer in de huidige boekstuknummerreeks.

Houd er rekening mee dat indien je met meerdere administraties werkt er een reeks per administratie is, omdat iedere administratie een ander begin heeft voor het boekstuknummer. Wanneer je ook kostenplaatsen in het boekstuknummerreeks hebt opgenomen dien je hier ook rekening mee te houden.

Afwijkend startnummer boekstuknummerreeks

Voorheen kon er gebruik gemaakt worden van de barcode functionaliteit, hiervoor werden boekstuknummers binnen de reeks gereserveerd, hierdoor zou het kunnen dat er een aangepast startnummer stond ingesteld als reservering voor facturen met barcodes. Deze reservering is er in 2024 bij veel Spend Cloud omgevingen uitgehaald en vanaf 2025 zijn al deze nummers beschikbaar voor de boekstuknummerreeks. Het systeem ziet deze reeks op dit moment als niet-beschikbare boekstuknummers, hierdoor zou het kunnen dat er minder facturen in het archief staan dan het hoogst gebruikte boekstuknummer. Bijvoorbeeld:

Het aangepaste startnummer was 5000, hierdoor beginnen de digitale facturen bij 5001 t/m 9999. Als je 2000 facturen hebt verwerkt is je boekstuknummer bijvoorbeeld 24.01.7000. Het systeem ziet dit dat je nog maar 3000 boekstuknummers beschikbaar hebt en 70% van de boekstuknummers is gebruikt. Dit klopt dan niet helemaal, omdat je eigenlijk pas 40% van de 5000 beschikbare nummers hebt gebruikt. Hierdoor kan het percentage wat in de melding getoond wordt hoger zijn dan je werkelijk hebt gebruikt. 

Als je zelf wilt berekenen hoeveel boekstuknummers je nog daadwerkelijk over hebt kun je dat op de volgende wijze doen:

Ga naar het Factuurverwerking / Archief, selecteer de gewenste administratie (niet alle administraties), alle statussen en factuurdatum vanaf 1 januari j.l. Klik vervolgens op Selecteren, scroll naar beneden en klik rechtsonder op 'bereken alle'. Je ziet nu het aantal verwerkte facturen in 2024. Boven aan zie je het hoogst gebruikte boekstuknummer. De opvolgcijfers haal je af van het aantal posities. Als je bijvoorbeeld vier volgnummers hebt doe je 9999 - hoogst gebruikte opvolgnummer = aantal beschikbare boekstuknummers. Aan de hand van het aantal verwerkte facturen kun je berekenen hoeveel facturen je gemiddeld per maand verwerkt en een schatting maken of je dit aantal facturen blijft verwerken tot het eind van het boekjaar.

• Related Articles

• Wijziging boekstuknummerreeks vanaf 2025

  Vanaf 1 maart 2024 is onze Barcode-functionaliteit gedeactiveerd. Dit was een verouderd hulpmiddel om papieren facturen te uploaden in de Spend Cloud. Als jullie omgeving in het verleden van deze functionaliteit gebruik heeft gemaakt, begint de ...

• Factuurverwerking configinstellingen

  In het menu-onderdeel Configinstellingen / Factuurverwerking, vind je instellingen die van toepassing zijn op de module Factuurverwerking. Lees ook dit artikel voor meer informatie over configinstellingen. Zorg dat je weet wat een instelling doet ...

• Statistieken factuurverwerking

  Op de Statistieken pagina van Factuurverwerking vind je verschillende statistieken met betrekking tot de facturen die zijn verwerkt via Spend Cloud. Zo kun je bijvoorbeeld de top 5 crediteuren inzien met de meeste facturen. Je kunt de selectievelden ...

• Het archief van Factuurverwerking

  In het menu-onderdeel Archief van Factuurverwerking vind je alle facturen terug die ooit aan jou zijn toegekend. In het overzicht kun je de status terugvinden van een factuur. Door op een factuurregel te klikken, kom je op een pagina met alle ...

• Wat kun je met de module Factuurverwerking?

  Factuurverwerking is een arbeidsintensief proces waar de module Factuurverwerking van de Spend Cloud uitkomst biedt. Na ontvangst en handmatige codering door de administratief medewerker begint de factuur aan een reis door de organisatie, op zoek ...