Factuurverwerking configinstellingen
In het menu-onderdeel Configinstellingen / Factuurverwerking, vind je instellingen die van toepassing zijn op de module Factuurverwerking. Lees ook dit artikel voor meer informatie over configinstellingen.
Zorg dat je weet wat een instelling doet voordat je deze gaat wijzigen. Tijdens een implementatie kun je altijd contact opnemen met jouw Visma | ProActive Consultant voor advies. Als een module al geïmplementeerd is, kun je terecht bij onze Supportafdeling.
Als je een instelling hebt gewijzigd en op ‘Opslaan’ hebt geklikt, zul je nog moeten uitloggen en weer inloggen om de wijziging te activeren. Dit doe je door rechtsboven in de Spend Cloud op je naam te klikken, vervolgens klik je op Afmelden. Als je daarna opnieuw inlogt, zie je jouw doorgevoerde wijziging terug in jouw Spend Cloud omgeving. Dit geldt ook voor andere gebruikers.
Onderstaande instellingen zijn momenteel zichtbaar in de Spend Cloud, de meeste hiervan kun je zelf bewerken, maar een aantal ook niet. Ons doel is om zoveel mogelijk instellingen beschikbaar te maken om te kunnen bewerken in de Spend Cloud. Op dit moment is dit nog niet bij alle instellingen mogelijk, bijvoorbeeld omdat er een database wijziging vereist is, of een instelling alleen werkt in combinatie met andere instellingen of externe koppelingen. We zullen dit zoveel als mogelijk per instelling proberen te beschrijven.
001 - Boekstuknummer formaat (Kan niet worden gewijzigd via de Spend Cloud)
Hier staat het formaat ingesteld waar de boekstuknummerreeks voor facturen op is gebasseerd. Naast boekjaar en volgnummer kan hier ook een (deel van het) administratienummer en kostenplaats nummer in worden verwerkt. Deze reeks geldt voor alle facturen binnen de Spend Cloud omgeving. Een wijziging hierin is behoorlijk impactvol, wanneer dit moet worden gewijzigd dienen ook alle historische facturen te worden aangepast. Daarnaast dient er rekening mee gehouden te worden of het financieel pakket waar de facturen naar worden geëxporteerd het formaat aan kan. Om deze redenen kan deze instelling alleen worden gewijzigd door een Visma | ProActive (support) consultant.
048 - Facturen onderweg
Hier kun je aangeven of je het menu-onderdeel ‘Onderweg’ beschikbaar wilt maken. In dit menu-onderdeel vind je alle facturen die in de Spend Cloud in omloop zijn, maar die nog niet zijn geëxporteerd. Lees hier meer over het menu-onderdeel Onderweg.
010 - Plaats van periode selectie (Kan niet worden gewijzigd via de Spend Cloud)
De periode kan in de kop óf de regel van een factuur worden gecodeerd. Dit veld kan niet via de Spend Cloud worden gewijzigd maar alleen door een Visma | ProActive (support) consultant omdat het per financieel pakket verschilt of het de periode in de kop of regel aan kan, daarnaast dient de periode in historische facturen te worden gewijzigd.
036 - Opnieuw goedkeuren van reeds goedgekeurde facturen na een wijziging wel/niet verplicht (Kan niet worden gewijzigd via de Spend Cloud)
Wanneer deze instelling is ingeschakeld is het verplicht om een factuur die reeds volledig is goedgekeurd opnieuw te laten goedkeuren indien de codering van de factuur wordt gewijzigd. De factuur kan dan vanuit het menu-onderdeel Exporteren opnieuw verzonden worden. Wanneer deze instelling is uitgeschakeld is het opnieuw laten goedkeuren optioneel.
087 - Status betaald (Kan niet worden gewijzigd via de Spend Cloud)
Deze instelling maakt het mogelijk om de status van een factuur te wijzigen naar 'Betaald' indien deze in het financieel pakket is betaald. Meer informatie hierover vind je in dit artikel. Omdat niet alle financiële pakketten dit aanbieden kan deze instelling alleen worden gewijzigd door een Visma | ProActive (support) consultant.
045 - Status betaald rapportage email (Kan niet worden gewijzigd via de Spend Cloud)
In dit veld kan een emailadres worden opgegeven welke een rapportage ontvangt van alle facturen die de status 'betaald' hebben gekregen. Ook deze instelling wordt niet ondersteund door alle financiële pakketten en kan daarom alleen worden gewijzigd door een Visma | ProActive (support) consultant.
096 - Status ''te verzenden - in de wacht'' (Kan niet worden gewijzigd via de Spend Cloud)
Wanneer deze instelling staat ingeschakeld is het mogelijk 'te verzenden' facturen in de wacht te zetten.
080 en 081 - Notificaties over de gekozen datum bij het coderen van een factuur (Kan niet worden gewijzigd via de Spend Cloud)
Met deze instellingen kun je aangeven dat er een melding moet worden getoond als de gekozen datum x dagen in het verleden of in de toekomst ligt.
063 - Toon rekeningnummer crediteur in het archief van Factuurverwerking (Kan niet worden gewijzigd via de Spend Cloud)
Wanneer deze instelling wordt uitgeschakeld wordt het rekeningnummer van een crediteur niet getoond in het zoekveld en het overzicht van het archief van Factuurverwerking.
Financieel
038 - BTW (Kan niet worden gewijzigd via de Spend Cloud)
Wanneer deze instelling is ingeschakeld kan er worden gewerkt met BTW in deze module. Doorgaans wordt bij de implementatie al besloten of BTW wordt in- of uitgeschakeld voor de module. Mocht dit op een later moment toch gewijzigd moeten worden kan dit alleen worden uitgevoerd door een Visma | ProActive (support) consultant, onder andere in verband met de noodzaak van het wijzigen van historische facturen.
014 - Belgisch belastingstelsel (Kan niet worden gewijzigd via de Spend Cloud)
Wanneer dit is ingeschakeld worden er onder andere extra velden beschikbaar die betrekking hebben op de Belgische belastingregels. Doorgaans is bij de implementatie al vastgesteld of dit van toepassing is en kan daarom niet via de Spend Cloud worden gewijzigd.
057 en 066 - Gemengd BTW
Hier kun je aangeven of het bedrag uit de kop van de factuur herberekend moet worden na een aanpassing van het factuurbedrag in de regel.
094 - Afwijkend export percentage voor BTW (Kan niet worden gewijzigd via de Spend Cloud)
Wanneer deze instelling is ingeschakeld is het mogelijk om voor BTW percentages een afwijkend export percentage vast te stellen. Wanneer een factuur met dit percentage wordt geëxporteerd zullen we BTW op basis van dit exportpercentage mee geven in plaats van wat gecodeerd is in Spend Cloud. Dit kan nuttig zijn voor facturen waarbij BTW verlegd van toepassing is. Deze instelling werkt alleen in combinatie met een beperkt aantal financieel pakketten en is daarom alleen te wijzigen door een Visma | ProActive (support) consultant.
Factuurregels
011 - Opmaak veld 'periode' (Kan niet worden gewijzigd via de Spend Cloud)
Deze instelling bepaald de opmaak van het veld periode, hierbij heb je de keuze uit mm-jjjj óf dd-mm-jjjj. Beide opmaken werken niet met alle financieel pakketten en is daarom alleen te wijzigen door een Visma | ProActive (support) consultant.
012 - Periode verdeling (Kan niet worden gewijzigd via de Spend Cloud)
Deze instelling bepaald of het mogelijk is een factuurregel over meerdere periodes te boeken. Deze instelling werkt alleen in combinatie met een aantal financieel pakketten en is daarom alleen te wijzigen door een Visma | ProActive (support) consultant.
016 - Extra velden (Afwijkende administratie, Aantal, Opmerking) (Kan niet worden gewijzigd via de Spend Cloud)
Met deze instelling kun je één of meerdere van boven genoemde velden inschakelen om te coderen in een factuurregel. Deze instelling werkt alleen in combinatie met een aantal financieel pakketten en is daarom alleen te wijzigen door een Visma | ProActive (support) consultant.
017 - Omschrijving overnemen in factuurregel
Met deze instelling kun je aangeven welk veld gekopieerd moet worden naar het omschrijvingsveld in de factuurregel.
041 - Toelichting bij goedkeuren facturen
Met deze instelling maak je het verplicht om een toelichting te geven bij het goedkeuren van een factuur.
056 - Onze referentie vullen met zoekcode of naam crediteur
Hier kun je aangeven of de zoekcode of naam van een relatie/crediteur gebruikt moet worden om het veld ‘Onze betalingsreferentie’ te vullen.
062 - Waarschuwing mogelijk dubbele facturen
Hier kun je aangeven of het systeem dubbele facturen moet herkennen binnen één administratie of over alle administraties heen.
077 - Extra velden waarschuwing dubbele facturen (Kan niet worden gewijzigd via de Spend Cloud)
Wanneer een crediteur en betalingsreferentie bij een factuur overeenkomen zal het systeem bij het bewerkeb van een factuur een waarschuwing geven dat het mogelijk een dubbele factuur betreft. Met deze instelling kun je deze controle minder streng maken door hier factuurdatum en/of totaalbedrag aan toe te voegen. Wanneer deze velden staan ingeschakeld zal de waarschuwing alleen worden gegeven wanneer crediteur, betalingsreferentie én factuurdatum en/of totaalbedrag overeen komen.
Extern coderen
003 - Extern coderen (Kan niet worden gewijzigd via de Spend Cloud)
Deze instelling maakt het mogelijk om facturen te coderen aan gebruikers aan te bieden. Gebruikers die de factuur krijgen aangeboden kunnen deze dan in het menu 'Beoordelen' coderen en verder ter codering sturen, verzenden ter beoordelen óf afkeuren, zodat deze terug komt bij de centrale administratie. De velden die kunnen worden aangepast bij extern coderen kan worden beperkt middels config instelling 005. Omdat het uitschakelen van deze instelling ervoor kan zorgen dat facturen blijven hangen kan deze instelling alleen worden gewijzigd door een Visma | ProActive (support) consultant.
005 - Toegestane velden voor extern coderen (Kan niet worden gewijzigd via de Spend Cloud)
Middels deze instelling kan worden vastgesteld welke velden mogen worden bewerkt wanneer een gebruiker een factuur te coderen krijgt aangeboden. Deze instelling is alleen van toepassing indien config instelling 003 is ingeschakeld en kan daarom alleen worden gewijzigd door een Visma | ProActive (support) consultant.
Beoordelen
004 - Standaard actie
Kies welke actie in de factuurregel als standaardwaarde staat ingesteld.
018 - Procuratieschema (Kan niet worden gewijzigd via de Spend Cloud)
Middels deze instelling kan worden bepaald of het systeem het procuratieschema baseert op totaalbedrag of factuurregel niveau. Bij totaalbedrag is een factuur pas definitief goedgekeurd als de laatste beoordelaar authorisatie heeft voor meer dan het total bedrag van de factuur. Bij regelniveau is een factuur definitief goedgekeurd wanneer alle factuurregels afzonderlijk van elkaar zijn goedgekeurd door een gebruiker met een hogere procuratie dan de factuurregels. Wegens de grote impact op het procuratieschema kan deze instelling alleen worden gewijzigd door een Visma | ProActive (support) consultant.
013 - Afbeelding weergeven ipv PDF
Je kunt hier aangeven of de PDF van een factuur moet worden getoond of een afbeelding. Lees hier meer over deze instelling.
028 - Toon PDF in widget bij coderen in plaats van afbeelding
Deze instelling zorgt ervoor dat een PDF wordt getoond bij het coderen van een factuur, in plaats van een afbeelding. Dit kan er voor zorgen dat wanneer facturen veelvuldig niet goed zichtbaar worden bij coderen alsnog goed getoond worden, zij het zonder kleuren en de mogelijkheid om op herkende tekst te klikken om dit in de codering van de factuur te plakken. Lees hier meer over deze instelling.
Acties per groep
006 & 035 - Beoordelen door groep en coderen door groep (Kan niet worden gewijzigd via de Spend Cloud)
Deze instelling maakt het mogelijk om facturen aan een groep beoordelaars aan te bieden. De factuur wordt aan alle medewerkers aangeboden met de laagste procuratie op de gekozen organisatorische eenheid. Meer informatie hierover vind je in dit artikel. Coderen door groep werkt alleen in combinatie met instelling 003 - extern coderen.
021 t/m 026 - Veldnamen
Bij deze instellingen kun je aangeven wat de naam moet zijn voor de genoemde velden. Normaliter worden de genoemde velden gewoon vertaald naar het Nederlands. Er kan daarnaast ook een maximum aantal karakters per veld worden ingesteld. Per financieel pakket kan het maximum aantal karakters verschillen, om deze reden kan dit alleen worden ingesteld door een Visma | ProActive (support) consultant.
075 - Veld 'Onze betalingsreferentie' verplicht (Kan niet worden gewijzigd via de Spend Cloud)
Met deze instelling kun je het veld 'Onze betalingsreferentie' in de kop van de factuur verplichten om in te vullen.
076 - Veld 'Toelichting' verplicht (Kan niet worden gewijzigd via de Spend Cloud)
Met deze instelling kun je het veld 'Toelichting' in de kop van de factuur verplichten om in te vullen.
027, 030, 033, 050 en 044 - Notificaties
Met deze instellingen kun je aangeven of er notificaties en herinneringen gestuurd moeten worden naar gebruikers. Je kunt hierbij ook de frequentie van de e-mails aangeven.
054 - Mailbox (Kan niet worden gewijzigd via de Spend Cloud)
Deze instelling stelt het menu-onderdeel Postbus beschikbaar en maakt het mogelijk direct facturen per email of via het Peppol netwerk te ontvangen in Spend Cloud. Meer informatie over de postbus van Factuurverwerking lees je in dit artikel.
055 - Standaard weergave Kolom
Hier kun je aangeven welk kolom standaard zichtbaar is in de overzichten van Factuurverwerking.
059 & 060 - Controleren (Kan niet worden gewijzigd via de Spend Cloud)
Deze instelling stelt het menu-onderdeel Controleren beschikbaar. Afhankelijk van de gekozen instelling kunnen alle facturen worden aangeboden ter Controle, of alleen facturen welke extern gecodeerd zijn. Meer informatie over dit menu-onderdeel vind je in dit artikel. Instelling 060 bepaald of automatisch goedgekeurde facturen voor exporteren in het menu-onderdeel Controleren worden aangeboden. Omdat het uitschakelen van deze instelling ervoor kan zorgen dat facturen blijven hangen kan deze instelling alleen worden gewijzigd door een Visma | ProActive (support) consultant.
Inkoop
078 - Match inkooporders (Kan niet worden gewijzigd via de Spend Cloud)
Deze instelling maakt het mogelijk om orders te matchen aan facturen wanneer er wordt gewerkt met de module Inkoop. In dit artikel vind je meer informatie over orders matchen. Omdat er naast deze instelling nog diverse zaken moeten worden ingesteld, zoals het herkennen van ordernummers op facturen kan deze instelling alleen worden gewijzigd door een Visma | ProActive (support) consultant.
079 - Status orderregels matchen
Op het moment dat je orders matchen aan facturen hebt ingeschakeld, kun je aangeven of alle orders beschikbaar moeten zijn voor het matchen of alleen orders waarvan de producten (deels) zijn geleverd.
029 - XML velden factuur overrulen gematchte order velden (Kan niet worden gewijzigd via de Spend Cloud)
Wanneer deze instelling is ingeschakeld zullen velden herkend in de XML factuur de waarde van de order in de factuur overschrijden. Wanneer een veld niet is herkend in de XML factuur of deze instelling is uitgeschakeld zijn de waarden uit de order ingevuld in de factuur leidend zijn, indien er een factuur wordt gematcht.
039 - Match meerdere XML factuurregels naar een orderregel (Kan niet worden gewijzigd via de Spend Cloud)
Als deze instelling is ingeschakeld kunnen er meerdere factuurregels uit een XML factuur worden gematcht met een orderregel met meerdere aantallen.
Exporteren
061 - Exporteer facturen per administratie (Kan niet worden gewijzigd via de Spend Cloud)
Deze instelling bepaald of facturen per administratie moeten worden geëxporteerd of er facturen van meerdere administraties tegelijk kunnen worden geëxporteerd. De ondersteuning van deze instelling kan per financieel pakket verschillen en kan om deze reden kan dit alleen worden ingesteld door een Visma | ProActive (support) consultant.
091 - Automatisch voorregistreren (Kan niet worden gewijzigd via de Spend Cloud)
Wanneer deze instelling is ingeschakeld worden gecodeerde facturen automatisch ter voorregistratie aan het financieel pakket aangeboden. Lees hier meer over voorregistratie van facturen. De ondersteuning van deze instelling kan per financieel pakket verschillen en kan om deze reden kan dit alleen worden ingesteld door een Visma | ProActive (support) consultant.
074 - Mening vragen keuzelijst (Kan niet worden gewijzigd via de Spend Cloud)
Met deze instelling kun je bepalen wanneer binnen de module om een mening wordt gevraagd bij een factuur je een medewerker kunt kiezen, een emailadres kunt invullen óf beide mogelijkheden hebt.
Related Articles
Inzage archief Factuurverwerking beheren
Er zijn in Spend Cloud meerdere mogelijkheden om een gebruiker inzage te geven in het archief van factuurverwerking. In dit artikel gaan we dieper in op welke mogelijkheden dit zijn en hoe je dit instelt. Tevens staan er onderaan dit artikel een ...Standaard omschrijving in de factuurkop en regels (touchless factuurverwerking)
Standaard omschrijving in de kop en regels Ons doel is dat onze gebruikers zo min mogelijk tijd besteden in de software. Zo snel mogelijk een factuur coderen hoort daar natuurlijk ook bij, het liefst zelfs volledig touchless. Een van de ...Statistieken factuurverwerking
Op de Statistieken pagina van Factuurverwerking vind je verschillende statistieken met betrekking tot de facturen die zijn verwerkt via Spend Cloud. Zo kun je bijvoorbeeld de top 5 crediteuren inzien met de meeste facturen. Je kunt de selectievelden ...Het archief van Factuurverwerking
In het menu-onderdeel Archief van Factuurverwerking vind je alle facturen terug die ooit aan jou zijn toegekend. In het overzicht kun je de status terugvinden van een factuur. Door op een factuurregel te klikken, kom je op een pagina met alle ...Wat kun je met de module Factuurverwerking?
Factuurverwerking is een arbeidsintensief proces waar de module Factuurverwerking van de Spend Cloud uitkomst biedt. Na ontvangst en handmatige codering door de administratief medewerker begint de factuur aan een reis door de organisatie, op zoek ...