Een actie kan ontstaan doordat een contract aan jou is toegekend door een andere medewerker. Een actie kan ook automatisch gegenereerd worden door Spend Cloud. Dit gebeurt als het ingestelde actiemoment is bereikt. In dat geval moet de contracteigenaar aangeven of het contract verlengd of beëindigd moet worden.

Als er een nieuwe actie voor jou open staat, wordt deze op je dashboard getoond en ontvang je tevens een notificatie e-mail. De actie kun je uitvoeren in het menu-onderdeel Acties. Hier vind je een overzicht van alle acties gesorteerd op uiterste opzegdatum. Afhankelijk van jouw instellingen vind je hier de volgende acties:

Als gebruiker zie je in het overzicht alleen de contract-acties die aan jou zijn toegekend. De contracten zullen dan ook allemaal de status ‘In behandeling bij een medewerker’ hebben. Als applicatiebeheerder kan er bij jouw rol zijn ingesteld dat je ook namens andere medewerkers mag beoordelen. In dat geval zie je niet alleen jouw eigen acties, maar ook de acties die openstaan bij de overige medewerkers.

Als een actie vanwege een bepaalde reden niet kan worden uitgevoerd, kan een applicatiebeheerder een nieuwe actie toekennen aan het contract. Deze bevoegdheid is doorgaans alleen beschikbaar voor Contractbeheerders / medewerkers van de (centrale) contractadministratie. Meer informatie over hoe een actie bij een contract gewijzigd kan worden is te lezen in het volgende artikel: Hoe pas ik als contractadministratie de status of actie van een contract aan?