Overstappen naar een ander Financieel Pakket

Overstappen naar een ander Financieel Pakket

Inleiding

Indien er binnen de organisatie wordt overgestapt naar een ander financieel pakket betekent dit ook dat de Spend Cloud geconfigureerd en gekoppeld moet worden met het nieuwe financieel pakket. De Visma|ProActive account manager kan worden benaderd om een consultant in te plannen voor de implementatie van de koppeling. Elke overstap kent zijn eigen obstakels en in dit artikel proberen we helder te maken wat er doorgaans bij een overstap komt kijken en wat er binnen de standaard dienstverlening van de Visma|ProActive consultant valt.

Werkzaamheden vallende binnen het implementatieproduct

Onderstaand de fases en vraagstukken die bij elke overstap voorkomen en wat er daarbij binnen het implementatieproduct valt.
  1. Intakegesprek & uitleg benodigde gegevens voor technische configuratie
    - Aandachtspunten voor het financieel pakket bespreken
    - Planning opstellen en beschikbaarheid consultant bespreken
  2. Aanlevering van gegevens door klant reviewen door consultant
  3. Technische configuratie
    - Consultant legt de koppeling, richt de Spend Cloud hierop in en schakelt eventuele configuratie-instellingen in/uit
  4. Wijze van overgang bepalen (nieuwe administratie of harde overgang binnen huidige administratie op een bepaalde dag)
  5. Ondersteuning eerste exports
  6. Afsluiting
    - Termijn afspreken gedurende welke de consultant nog geraadpleegd kan worden
    - Overdracht naar support

Werkzaamheden die niet binnen het implementatieproduct vallen

Bovenstaande werkzaamheden gaan uit van een configuratie op basis van de bestaande inrichting. Het kan zijn dat hierin wijzigingen optreden; als de consultant deze wijzigingen ook in de Spend Cloud moet doorvoeren valt dit buiten het implementatieproduct en zullen er kosten op basis van nacalculatie in rekening worden gebracht
  • Dubbele werkzaamheden doordat een (tijdelijke) testomgeving wordt gebruikt om de koppeling te testen
    - De inrichting en/of configuratie kan niet gekopieerd worden. Indien een testomgeving wordt gebruikt, zullen de uitgevoerde werkzaamheden dus opnieuw moeten worden uitgevoerd in de productie-omgeving
  • Wijzigen van inrichting, zoals bijvoorbeeld:
    - Omnummeren stamgegevens
    - Van stamgegevens per administratie naar 1 lijst van stamgegevens of vice versa
  • Overschrijding van het aantal uur dat de consultant ter beschikking staat, zoals besproken tijdens het intakegesprek
  • Klant besluit om overstap moment te gebruiken om organisatorische wijzigen door te voeren in de structuur/rollen.


Scenario's

In sommige scenario's ontkom je er niet aan dat er werkzaamheden plaats moeten vinden die buiten het standaard implementatieproduct vallen. Onderstaand een aantal scenario's die kunnen voorkomen en de aandachtspunten daarbij
  1. Omgeving waarin meerdere administraties uitstaat
    - Het inschakelen van meerdere administraties kan als gevolg hebben dat stamgegevenslijsten per administratie moet worden ingeschakeld en geconfigureerd
    - Als de omgeving van één administratie gebruik blijft maken dient er een testomgeving opgezet te worden
  2. Omgeving waarin meerdere administraties aan staat; stamgegevenslijsten per administratie
    - In de bestaande omgeving kan een extra administratie worden aangemaakt om te testen
  3. Omgeving waarin meerdere administraties aan staat; stamgegevens wijzigen niet, ongeacht of er 1 stamgegevenslijst voor alle administraties is
    - In de bestaande omgeving kan een extra administratie worden aangemaakt om te testen
  4. Omgeving waarin meerdere administraties aan staat; stamgegevens zullen wijzigen in het geval van 1 stamgegevenslijst voor alle administraties
    - In dit scenario krijg je een conflict tussen de bestaande en toekomstige stamgegevens. Om voor overstap te kunnen testen moet een (tijdelijke) testomgeving worden opgezet

            


    • Related Articles

    • Access tokens voor koppeling met financieel pakket beheren in de Spend Cloud

      Wanneer je gebruik maakt van een webservice koppeling met jouw financieel pakket, is de autorisatie hiervoor vaak gebaseerd op een access token. Een access token is een sleutel waarmee jouw Spend Cloud communiceert met jouw financieel pakket en ...

    • Administratief een periode afsluiten

      In de Spend Cloud kun je administratief een periode afsluiten. Dit kan je doen als een periode in het financieel pakket is afgesloten. Als je de periode dan ook administratief afsluit in de Spend Cloud, worden alle exports automatisch naar de eerst ...

    • Verplaatsen van een administratie naar een nieuwe of andere Spend Cloud omgeving

      Wat is een datamigratie? Het verplaatsen van data uit één of meerdere Spend Cloud omgevingen naar een nieuwe of andere Spend Cloud omgeving wordt ook wel een datamigratie genoemd. Omdat iedere Spend Cloud inrichting anders is, is een datamigratie ...

    • Een nieuwe kostendrager toevoegen

      In het menu-onderdeel Kostendragers, staan alle kostendragers die in Spend Cloud zijn toegevoegd. Hier kun je handmatig een kostendrager toevoegen of kostendragers importeren. Via het overzicht kun je ook organisatorische eenheden en boeken koppelen. ...

    • Een administratie aanmaken en beheren

      In het menu-onderdeel ‘Administraties’, kun je een nieuwe administratie toevoegen of een administratie verwijderen en de gegevens van bestaande administraties weergeven of bewerken. Toevoegen van een administratie Je kunt een nieuwe administratie ...