Een nieuwe relatie/crediteur exporteren naar het financieel pakket

De meeste organisaties gebruiken hun financieel pakket als bronsysteem voor de relaties in de Spend Cloud. Dat betekent dat nieuwe relaties/crediteuren daar worden aangemaakt en dan worden geëxporteerd naar de Spend Cloud. Het is voor sommige financieel pakket echter ook mogelijk om nieuwe relaties vanuit de Spend Cloud te importeren; de andere richting op dus. Dit is alleen mogelijk als gebruik wordt gemaakt van een webservice.

Voor welke pakketten is deze functionaliteit beschikbaar?

Het is voor de volgende pakketten mogelijk om relaties vanuit de Spend Cloud naar het financieel pakket te exporteren (alleen i.c.m. een webservice):

AFAS

Allsolutions

Exact Globe

Twinfield

VismaNet Financials

Hoe gaat het in zijn werk?

Er zijn in de Spend Cloud meerdere processen mogelijk rondom het aanmaken van een nieuwe relatie/crediteur. Alle informatie vind je terug in dit artikel. Let erop dat als je een relatie toevoegt in de Spend Cloud, je alle relevante informatie invult. 

Wanneer je een toegevoegde relatie vervolgens wilt exporteren naar het financieel pakket, moet deze altijd eerst beoordeeld en goedgekeurd worden. Hier is terug te vinden hoe dit beoordelen plaatsvindt. Op het moment binnen dit proces dat 'Goedkeuren' wordt aangevinkt en op 'Opslaan' wordt geklikt, wordt de export van de relatie gestart. 

Hoe wordt de nieuwe relatie verwerkt in het financieel pakket?

Het hangt van de exportdefinitie af hoe we de nieuw goedgekeurde relatie binnen een financieel pakket aanmaken. Vooral hoe met het relatienummer wordt omgegaan zit subtiel onderscheid tussen pakketten. In bijvoorbeeld Twinfield moet het nummerveld binnen de relatiegegevens in de Spend Cloud altijd worden ingevuld. De structuur van dit specifieke nummer kan worden gewijzigd in de division instellingen in Twinfield. In het geval van Visma.net Financials wordt gekeken naar wat het hoogste crediteurnummer is en daar wordt 1 bij opgeteld.

Het is belangrijk dat er een uniforme lijst van relatienummers bestaat. Als de relatienummers geen uniform formaat hebben (bijvoorbeeld wanneer sommige relaties een nummer hebben met 4 cijfers en weer andere met 5 cijfers), dan gaat het mis met het automatisch toekennen van het nummer door de Spend Cloud. Echter, wil je handmatig nummeren of nummert jullie financieel pakket automatisch, dan is het geen probleem dat de opbouw verschillend is.

Hoe activeer ik deze functionaliteit en wat moet ik instellen?

Het exporteren van relaties naar het financieel pakket is een configuratie-instelling en kan worden ingeschakeld door onze support-afdeling. In de administratie-instellingen dient daarna een exportformaat voor relaties worden ingesteld:

 

Zorg er daarnaast voor dat de rechten correct zijn ingericht voor gebruikers die nieuwe relaties mogen toevoegen en die mogen boordelen. We zien dat de meeste klanten graag een vier-ogen-principe willen voor het toevoegen van nieuwe relaties. In de rechtenset gaat het hierbij om de volgende vinkjes:

Is er een vinkje aangezet bij 'Toevoegen' zoals gemarkeerd in bovenstaande printscreen, dan zien personen met deze rechtenset bij het coderen van een factuur een extra knop om een relatie handmatig toe te voegen.

Kan ik ook wijzigingen van bestaande relaties exporteren?

Ja, het is mogelijk om wijzigingen te exporteren. Ook hier dient de wijziging eerst beoordeeld te worden en op het moment dat dit wordt goedgekeurd en zodra de wijziging is goedgekeurd, wordt deze geëxporteerd. Meer hierover lees je hier. 

• Related Articles

• Overstappen naar een ander Financieel Pakket

  Inleiding Indien er binnen de organisatie wordt overgestapt naar een ander financieel pakket betekent dit ook dat de Spend Cloud geconfigureerd en gekoppeld moet worden met het nieuwe financieel pakket. De Visma|ProActive account manager kan worden ...

• Werkproces nieuwe crediteur aanmaken

  Hieronder staan 4 werkprocessen beschreven die kunnen leiden tot het aanmaken van een nieuwe crediteur. Optie 1: Crediteur aanmaken n.a.v. centrale leverancier aanvraag Indien er gewerkt wordt met factuurverwerking en de inkoopmodule De leverancier ...

• Het toepassen van G-rekeningen

  In de Spend Cloud is het mogelijk om bij crediteuren en facturen gebruik te maken van g-rekeningen. Indien de functionaliteit g-rekeningen voor jouw Spend Cloud-omgeving is ingeschakeld dan kun je bij een crediteur een g-rekening en een percentage ...

• Access tokens voor koppeling met financieel pakket beheren in de Spend Cloud

  Wanneer je gebruik maakt van een webservice koppeling met jouw financieel pakket, is de autorisatie hiervoor vaak gebaseerd op een access token. Een access token is een sleutel waarmee jouw Spend Cloud communiceert met jouw financieel pakket en ...

• Verplaatsen van een administratie naar een nieuwe of andere Spend Cloud omgeving

  Wat is een datamigratie? Het verplaatsen van data uit één of meerdere Spend Cloud omgevingen naar een nieuwe of andere Spend Cloud omgeving wordt ook wel een datamigratie genoemd. Omdat iedere Spend Cloud inrichting anders is, is een datamigratie ...