Administratief een periode afsluiten
In de Spend Cloud kun je administratief een periode afsluiten. Dit kan je doen als een periode in het financieel pakket is afgesloten. Als je de periode dan ook administratief afsluit in de Spend Cloud, worden alle exports automatisch naar de eerst volgende periode geboekt.
Deze functionaliteit is alleen mogelijk als je gebruik maakt van een webservice.
Een periode administratief afsluiten
Je kunt een periode per administratie afsluiten in het onderdeel Applicatiebeheer / Algemeen / Administraties.
Door de administratie af te sluiten, zal er bij het exporteren van een factuur, die binnen een gesloten periode valt, automatisch een voorstel worden gedaan om deze in de open periode te boeken via periode aanpassing. Hetzelfde geldt voor een periode binnen de module Kas & Pas.
In de module Kas & Pas werkt deze functionaliteit alleen als je met maandelijkse periodes werkt.
Voorbeeld
In het financieel pakket is periode 9 afgesloten. In de Spend Cloud kan je nu ook periode 9 administratief afsluiten. Nu zal de Spend Cloud een automatisch voorstel doen voor facturen of boekingen die vallen in periode 9 of eerder. De facturen of boekingen in de export worden daarom naar periode 10 geëxporteerd. Dat ziet er bij het exporteren zo uit:
Sinds kort staat 'Automatische periode toekenning' standaard op nee wanneer de periode is afgesloten binnen de administratie. Functioneel is er aan het exporteren niets gewijzigd, er wordt nu echter altijd getoond dat oudere periodes zullen worden aangepast, ongeacht of de geselecteerde facturen een oudere periode bevatten of niet.
De functie Periode afsluiten binnen de Spend Cloud zal verder geen invloed hebben op de inhoud van nieuwe facturen of het beoordelingsproces van bestaande facturen of periodes van boeken. Er zal enkel een melding worden getoond binnen het systeem dat de factuur in een gesloten periode valt. Binnen Kas & Pas wordt geen melding gegeven.
Op het moment dat er een periode is gesloten in de Spend Cloud en die periode is toch nog niet gesloten in het financiële pakket, kan je de periode altijd weer administratief heropenen.
Periode afsluiten van een boek binnen Kas & Pas
De periode sluiten van een boek vindt alleen plaats in het onderdeel Kas & Pas / Boekingen. Dit kan gedaan worden door de medewerker die gekoppeld is aan het boek en binnen de rechten toegang heeft om de periode te sluiten. Wil je weten hoe je als beheerder, of medewerker van de financiële administratie de periode van een boek kunt afsluiten? Lees dan het volgende artikel: Als beheerder de periode van een boek afsluiten