Administratief een periode afsluiten

In de Spend Cloud kun je administratief een periode afsluiten. Dit kan je doen als een periode in het financieel pakket is afgesloten. Als je de periode dan ook administratief afsluit in de Spend Cloud, worden alle exports automatisch naar de eerst volgende periode geboekt. 

Deze functionaliteit is alleen mogelijk als je gebruik maakt van een webservice.

Een periode administratief afsluiten

Je kunt een periode per administratie afsluiten in het onderdeel Applicatiebeheer / Algemeen / Administraties.

Door de administratie af te sluiten, zal er bij het exporteren van een factuur, die binnen een gesloten periode valt, automatisch een voorstel worden gedaan om deze in de open periode te boeken via periode aanpassing. Hetzelfde geldt voor een periode binnen de module Kas & Pas.

 In de module Kas & Pas werkt deze functionaliteit alleen als je met maandelijkse periodes werkt.

Voorbeeld

In het financieel pakket is periode 9 afgesloten. In de Spend Cloud kan je nu ook periode 9 administratief afsluiten. Nu zal de Spend Cloud een automatisch voorstel doen voor facturen of boekingen die vallen in periode 9 of eerder. De facturen of boekingen in de export worden daarom naar periode 10 geëxporteerd. Dat ziet er bij het exporteren zo uit:

Facturen waarbij de periode jonger is dan de periode in het veld 'Periode aanpassen' zal geen aangepaste periode meegestuurd worden in de export.

Sinds kort staat 'Automatische periode toekenning' standaard op nee wanneer de periode is afgesloten binnen de administratie. Functioneel is er aan het exporteren niets gewijzigd, er wordt nu echter altijd getoond dat oudere periodes zullen worden aangepast, ongeacht of de geselecteerde facturen een oudere periode bevatten of niet. 

De functie Periode afsluiten binnen de Spend Cloud zal verder geen invloed hebben op de inhoud van nieuwe facturen of het beoordelingsproces van bestaande facturen of periodes van boeken. Er zal enkel een melding worden getoond binnen het systeem dat de factuur in een gesloten periode valt. Binnen Kas & Pas wordt geen melding gegeven.

Op het moment dat er een periode is gesloten in de Spend Cloud en die periode is toch nog niet gesloten in het financiële pakket, kan je de periode altijd weer administratief heropenen. 

• Related Articles

• Data opschonen binnen Factuurverwerking

  Bekijk deze webinar voor meer informatie over housekeeping en het verwijderen van data. Binnen de Spend Cloud verwerken we veel data. In principe verwijderen we geen data, mits daarom wordt gevraagd. Het is als gebruiker mogelijk om zelf e-mails te ...

• Een administratie aanmaken en beheren

  In het menu-onderdeel ‘Administraties’, kun je een nieuwe administratie toevoegen of een administratie verwijderen en de gegevens van bestaande administraties weergeven of bewerken. Toevoegen van een administratie Je kunt een nieuwe administratie ...

• Overstappen naar een ander Financieel Pakket

  Inleiding Indien er binnen de organisatie wordt overgestapt naar een ander financieel pakket betekent dit ook dat de Spend Cloud geconfigureerd en gekoppeld moet worden met het nieuwe financieel pakket. De Visma|ProActive account manager kan worden ...

• Verplaatsen van een administratie naar een nieuwe of andere Spend Cloud omgeving

  Wat is een datamigratie? Het verplaatsen van data uit één of meerdere Spend Cloud omgevingen naar een nieuwe of andere Spend Cloud omgeving wordt ook wel een datamigratie genoemd. Omdat iedere Spend Cloud inrichting anders is, is een datamigratie ...

• Een nieuwe kostendrager toevoegen

  In het menu-onderdeel Kostendragers, staan alle kostendragers die in Spend Cloud zijn toegevoegd. Hier kun je handmatig een kostendrager toevoegen of kostendragers importeren. Via het overzicht kun je ook organisatorische eenheden en boeken koppelen. ...