Succesverhaal: Land van Horne met Purchase to Pay

De hele procuratie zit in Purchase to Pay en dat werkt ideaal voor Land van Horne

Met de Spend Cloud kunnen zorgmedewerkers namelijk makkelijk mobiel en flexibel blijven. Met volledig cloud-based software is dat geen probleem. Vooral met de uitgebreide opties om Inkoop te optimaliseren en ondersteuning van partner Intrakoop, heeft Land van Horne flink kunnen besparen.

Vroeger: Voor Purchase to Pay met de Spend Cloud

Inkoper Jorg: "Er kon geen koppeling gemaakt worden tussen inkooporders en facturen, en ik miste automatische notificaties voor wanneer contracten dreigden te verlopen. Met de expertise van Intrakoop hebben we toen een selectietraject uitgevoerd en is dat uiteindelijk Purchase to Pay in de Spend Cloud geworden. Daar zijn we nog steeds tevreden mee. Het digitale archief scheelt bijvoorbeeld veel tijd en gedoe bij het vinden van de juiste documenten.”

“De match met onze werkwijze in de zorg is er gewoon. De hele procuratie zit er namelijk in en de Spend Cloud verwerkt het hele purchase to pay proces perfect. Je kunt overal altijd alles terugvinden en dat werkt gewoon heel fijn.” - Jorg Eurlings, Inkoper

De Spend Cloud creëert duidelijkheid

Verder is het prettig dat de Spend Cloud duidelijkheid creëert. “Als je via de Spend Cloud een opdracht uitzet, weet je zeker dat deze is goedgekeurd en duidelijk is voordat je het naar een leverancier stuurt. Daarmee voorkom je miscommunicatie via een telefonische opdracht bijvoorbeeld. Je wilt natuurlijk niet dat een schilder er vanuit gaat dat ook de niet-zonzijde van een pand geschilderd moet worden, terwijl je dat geld liever ergens anders aan besteed. Wanneer de factuur al binnen is, kan je niet meer terug. Het risico daarop is veel kleiner met de Spend Cloud.”

Gebruiksvriendelijke software voor (zorg)medewerkers

Een van de belangrijkste dingen voor Land van Horne is gebruiksvriendelijkheid voor de zorgmedewerkers. “De Spend Cloud heeft een makkelijke look and feel. Omdat we helaas veel verloop hebben in de zorg, is het belangrijk dat medewerkers er direct mee uit de voeten kunnen. Dat is zeker het geval. Ook de Spend Cloud App is ideaal als je facturen even snel wil goedkeuren, maar het kan ook handig zijn voor te beoordelen orders en ontvangsten.”

"Dankzij OCI-koppelingen is het maar één klik extra om vanuit de webshop de bestelling in de Spend Cloud te laden en dat is ideaal.”  - Jorg Eurlings, Inkoper

Digitale factuurverwerking met 3-way matching

3-way matching maakt het mogelijk om facturen volledig automatisch (touchless) te verwerken. Land van Horne waardeert de flexibiliteit van de Spend Cloud hierin. “Een 2-way match past goed bij het proces van een bosje bloemen bestellen. Omdat die op een huisadres wordt afgeleverd, heb je nou eenmaal niet altijd een registratie van de levering. Dan is er geen 3-way match mogelijk en kan de Spend Cloud toch een order en factuur koppelen. Factuurverwerking van de Spend Cloud werkt gewoon hartstikke goed.”

Bestelproces en digitale contractmanagement optimaliseren

Nadat de Spend Cloud op alle locaties draaide, is Land van Horne met Intrakoop op zoek gegaan naar volgende kleine stappen om het proces en de inrichting te verbeteren. “Dit hebben we met Intrakoop in een aantal verbeterplannen uitgewerkt. Die plannen zijn gericht op tevreden bestellers en op het matchen van contracten aan facturen. In de afgelopen tijd zijn we zelf aan de slag gegaan met het inkoopbeleid en met het zorgen dat de contracten goed ingericht worden. Er is inmiddels een betere aansluiting en duidelijkheid over de rol van inkoop, de contracteigenaren en de leveranciers. Hiermee streven we naar een optimaal gebruik van de mogelijkheden van de contractenmodule.”

Hoeveel heeft de Spend Cloud Land van Horne opgeleverd?

Jorgs rol binnen Land van Horne spreekt al boekdelen. Deze zorgorganisatie kan namelijk blijven draaien met maar twee FTE op inkoop: Jorg en de assistent inkoper. Daarnaast kunnen ze onder andere met de Spend Cloud sturen op aanbiedingen op basis van analyses en advies van Intrakoop. 

“Kwalitatieve dienstverlening is onze eerste prioriteit, maar we sturen ook graag op geldbesparingen. Het liefst grote besparingen, maar een besparing van 2.000 euro op voorkeursleveranciers is natuurlijk ook mooi meegenomen. Natuurlijk verdient een geoptimaliseerd inkoopproces zich terug, maar dat is niet de insteek. Het proces moet gewoon soepel lopen en inzichtelijk zijn.” 

Vergeet ook deze tijdsbesparing niet! “De Spend Cloud helpt ook bij de auditcontrole. Dan hoeven we maar een download te maken van wie welke rechten heeft en dat is allemaal goedgekeurd door de directie. Dat scheelt toch weer tijd. Daarnaast hebben we veel minder last van accountantscontrole, omdat alles gewoon vindbaar is in de Spend Cloud in plaats van dat je moet graven in je mailbox.”

Benieuwd naar Spend Cloud Factuurverwerking? Lees verder in dit portalartikel. 

• Related Articles

• Succesverhaal: Prisma met Purchase to Pay

  Purchase to Pay neemt zorgorganisatie Prisma werk uit handen Niet alleen tijd en moeite, maar ook geld besparen met de Spend Cloud. Purchase to Pay in de Spend Cloud bestaat uit de het inkoop-, factuurverwerkings- en contractmanagementprocessen. ...

• Succesverhaal: LUMICKS met Purchase to Pay

  De administratie is met Purchase to Pay in ‘één klik klaar’ voor Lumicks Van dubbel werk doen naar dubbel zo snel werken Vroeger werkte LUMICKS met diverse Excelformulieren waar veel informatie in gestopt moest worden. Dit werd daarna allemaal ...

• Succesverhaal: Zorggroep Sint Maarten met Purchase to Pay

  Met Purchase to Pay inzichten bespaart Zorggroep Sint Maarten tijd “Met de Spend Cloud zijn we steeds meer in control op het inkoopproces.” Charelle Hassing, adviseur inkoop bij Zorggroep Sint Maarten, werkt al sinds de implementatie van de module ...

• Succesverhalen: een overzicht

  Benieuwd of organisaties vergelijkbaar met die van jou succesvol werken met Spend Cloud modules die jij nog niet gebruikt? Dat ontdek je in deze succesverhalen: Factuurverwerking Succesverhaal: Stadsschouwburg Utrecht met Factuurverwerking ...

• Succesverhaal: Markenheem met Spend Cloud Factuurverwerking

  Markenheem heeft supersnelle factuurverwerking dankzij de Spend Cloud Scan “Als je maar 45% van alle aangeboden opties gebruikt, ben je een dief van je eigen portemonnee.” - Chantal, administrateur bij Markenheem. Markenheem is een zorgorganisatie ...