Succesverhaal: Markenheem met Spend Cloud Factuurverwerking
Markenheem heeft supersnelle factuurverwerking dankzij de Spend Cloud Scan
“Als je maar 45% van alle aangeboden opties gebruikt, ben je een dief van je eigen portemonnee.” - Chantal, administrateur bij Markenheem.
Markenheem is een zorgorganisatie die verpleeghuiszorg, dagbestedingen en wijkverpleging biedt aan ouderen. Begin 2023 zijn ze van start gegaan met het inrichten van hun factuurverwerkingsproces in de Spend Cloud. In oktober 2023 volgden ze een webinar over het optimaliseren van factuurverwerking en vroegen ze een Spend Cloud Scan aan. Die scan liet zien dat Markenheem gebruik maakte van maar 45% van de aanbevolen functionaliteiten.
Inmiddels, in slechts een half jaar tijd, heeft Markenheem die 45% verhoogd tot 65%!
Hoe hebben ze dit voor elkaar gekregen? Wat zijn de voordelen van deze enorme optimalisatieslag? Dat lees je in dit succesverhaal.
Van een prehistorisch proces naar een Spend Cloud inrichting van 65%
Administrateur Chantal vertelt: “Voordat we met de Spend Cloud werkten, maakten we gebruik van prehistorische factuurverwerking. De reden voor optimalisatie is een snellere verwerking van de facturen en het systeem voor je laten werken. Die 45% gebruik van de software-opties vind ik echt te laag. We werkten bijvoorbeeld met veel PDF-facturen en die zijn we gaan omzetten naar XML-facturen om het factuurverwerkingsproces te verbeteren.”
Inmiddels heeft Markenheem dus een vooruitgang van 20% geboekt in hun factuurverwerking, wat resulteert in een totale Spend Cloud score van 65%. Hieronder vallen bijvoorbeeld ook het applicatiebeheer dat ze 100% goed hebben ingericht en de instellingen van slimme betaalpassen. Reden genoeg dus voor een interview!
Een behapbaar optimalisatietraject voor digitale factuurverwerking
Optimaliseren op maat
“Factuurverwerking is toch een van onze belangrijkste uitgavenprocessen,” benoemt Chantal. “Als hier veel winst te behalen is, is dat zeker de moeite waard om te onderzoeken. Een 100% goed ingericht proces is voor Markenheem niet haalbaar. Dit komt doordat wij niet aan alle doelstellingen kunnen voldoen die Visma | ProActive in het ideale geval voor ogen heeft. 80% is voor ons een mooi streven. Zo halen we alles eruit wat er voor ons in zit. Daarom zijn we een optimalisatietraject gestart met ondersteuning van Visma | ProActive. De samenwerking met Geert-Jan is erg fijn. Ik heb geen tijd om alles alleen te doen en met zo’n traject en met de juiste handvatten blijft het behapbaar.”
“Daarnaast is zo’n traject ook fijn om te weten waar je staat. Het heeft ons bijvoorbeeld geholpen inzicht te krijgen in ons gebruik van sjablonen en of we belangrijke functionaliteiten misten in ons proces. Eén van die ontbrekende functionaliteiten was Autosuggest, een geavanceerde techniek die met kunstmatige intelligentie boekingsvoorstellen biedt op basis van historische data. Hierdoor is de handmatige invoer van verschillende velden niet langer nodig. Deze toevoeging heeft ons geholpen om facturen sneller te verwerken. Ons factuurverwerkingsproces verloopt nu aanzienlijk soepeler en sneller dan een jaar geleden, voordat we de Spend Cloud gebruikten.”
De eerste stappen
“Na het volgen van de webinar hebben we in het ‘Factuurwijze’-overzicht van de Spend Cloud gekeken welke crediteuren ons de meeste PDF-facturen stuurden. Deze crediteuren hebben wij gelijk aangeschreven met het verzoek voortaan XML-facturen te versturen,” vertelt Chantal. “Tijdens het optimalisatietraject hebben we van Visma | ProActive ook een extra lijst gekregen met leveranciers die XML aanboden of al facturen versturen via het PEPPOL-netwerk. Het verzoek om over te stappen naar XML-facturen werd over het algemeen goed ontvangen, waarbij sommige organisaties dit zelfs al uit eigen beweging deden. Dat was erg prettig. Wel is het belangrijk om te benoemen dat we dat alleen van grote organisaties vragen en niet van kleine ondernemers. Daarnaast raad ik aan om een ingesloten PDF-voorbeeld bij het verzoek te voegen.”
Hoe ziet het factuurverwerkingsproces van Markenheem er nu uit?
En wat zijn de toekomstplannen?
“Momenteel wordt de factuur op hoog niveau ontvangen,” gaat Chantal verder. “Vervolgens wordt deze door twee personen goedgekeurd. Mijn rol beperkt zich tot verifiëren of alles correct op de juiste grootboekrekening wordt geboekt en of de juiste kostenplaats wordt gebruikt om eventuele fouten in ons boekhoudprogramma te voorkomen.”
“Langzamerhand kan ik steekproefsgewijs controleren, omdat iedereen inmiddels aan het nieuwe proces gewend is. Dat scheelt mij veel werk,” benadrukt Chantal. “Terugkerende facturen die altijd goed gaan, hoef ik namelijk niet meer te zien. KPN, Huuskes, Bidfood bijvoorbeeld. Dit is een belangrijke stap richting automatisch verwerken en exporteren, waar we in de nabije toekomst naar streven. Op die manier kunnen we ons concentreren op wat echt handmatige aandacht vereist. Ook bekijken we de opties om ons factuurverwerkingsproces met het inkoop- en contractmanagementsproces te integreren. Dan hebben we het volledige Purchase to Pay proces goed ingericht. Dat is onze volgende grote stap in optimalisatie.”
De voordelen van digitale factuurverwerking met XML
Wat doen benchmarks voor je proces?
Wij raden vanuit Visma | ProActive aan om minstens 5% van je facturen als XML te ontvangen én als XML te verwerken. Onze benchmark voor het verschil tussen ontvangen en verwerkte XML-facturen is ook maximaal 5%. Markenheem houdt nu beide benchmarks aan, met een maximaal verschil van slechts 0.5%, en dat is zeker merkbaar! Het verschil tussen 45% en 65% gebruik van de factuurverwerkingsopties in een half jaar is indrukwekkend.
Chantal deelt: “De verbetering van 20% in het factuurverwerkingsproces heeft echt een merkbare impact gehad. Het heeft ons al veel voordelen opgeleverd. De verwerking van XML-facturen verloopt vaak probleemloos. Als er toch iets misgaat, meld ik dat meteen. Zo kunnen we samen met de Spend Cloud Consultants het proces blijven verbeteren voor ons én andere organisaties die met de software werken.”
Collega Loes vult aan: “De factuurverwerking gaat met XML en Autosuggest veel sneller dan voorheen. De factuurherkenning verloopt ook heel goed. Het werkt alleen niet voor handgeschreven facturen die we bijvoorbeeld van ZZP’ers ontvangen, maar dat is logisch. Terugkerende facturen verwerken we nu razendsnel en dat scheelt veel tijd. Die zijn met weinig handelingen te coderen, omdat Autosuggest leert van mijn acties. Dan kun je zo’n factuur bij wijze van spreken met twee klikken verzenden. Andere facturen gaan misschien niet zó snel, maar wel veel sneller dan voorheen.”
“Hoe slim de software ook is, je moet het zelf slim inzetten”
“Persoonlijk vind ik dat als je iets hebt aangeschaft, dat je minstens één keer per jaar wat onderhoud moet plegen,” zegt Chantal. “Bijvoorbeeld door een Spend Cloud Scan te laten maken om te zien of er optimalisatie mogelijk is. Maar ook dat je de maandelijkse webinars bijwoont om je eigen kennis bij te spijkeren. Zo ontdek je nieuwe mogelijkheden.”
“Na ons optimalisatietraject van maar vijf sessies van een uur, kunnen we weer een jaar vooruit,” vertelt Chantal. Wees kritisch in hoeveel procent van de opties je gebruikt. Anders houd je net zoveel werkdruk als voorafgaand aan de aanschaf van de software. Je doet zo’n aankoop uiteindelijk om werk uit handen te nemen en om het proces slimmer te maken. Daar moet je ook tijd in investeren. Hoe slim de software ook is, je moet het zelf slim inzetten. Anders is het weggegooid geld. En als je geen tijd vrijmaakt om je processen te onderhouden, kost dat je op den duur alleen maar meer geld.”
Benieuwd naar Spend Cloud Factuurverwerking? Lees verder in dit portalartikel. Related Articles
Succesverhaal: Buurtzorg met Factuurverwerking
Buurtzorg verwerkt maandelijks 4.000 facturen met 4 medewerkers “De Spend Cloud helpt ons veel handmatige werkzaamheden besparen.” - Judith, administratief medewerker bij Buurtzorg Al sinds 2006 is Buurtzorg sterk in het leveren van wijkverpleging op ...Succesverhaal: Prisma met Spend Cloud Cards
Prisma verwerkt Spend Cloud Card transacties binnen vijf minuten Prisma werkt met 2.200 zorgmedewerkers op 160 locaties voor 2.000 cliënten. Dat maakt de administratie behoorlijk complex. Vooral de hoeveelheid handmatige, administratieve, handelingen ...Succesverhaal: Buurtzorg met Spend Cloud Cards
Buurtzorg beheert 800 slimme betaalpassen voor medewerkers met één FTE Buurtzorg is een avontuurlijke zorgorganisatie die sinds 2006 het voorbeeld geeft in het aanbieden van zorg via zelfsturende zorgteams. Ze zijn sterk in het leveren van ...Succesverhaal: Stadsschouwburg Utrecht met Factuurverwerking
Stadsschouwburg Utrecht is al 10+ jaar tevreden met Spend Cloud factuurverwerking “De doorlooptijd van onze facturen is maximaal 10 dagen," vertelt Martin Berghoef, Financieel Coördinator bij Stadschouwburg Utrecht. Dat is een stuk lager dan 14 ...Succesverhaal: Stadsschouwburg Utrecht met Spend Cloud Cards
Stadsschouwburg Utrecht beheert pasuitgaven van medewerkers met gemak “De directie was gelijk ontzettend enthousiast over Spend Cloud Cards,” vertelt Martin Berghoef, Financieel Coördinator bij Stadsschouwburg Utrecht. “Ze waren snel overtuigd van de ...