Succesverhaal: LUMICKS met Purchase to Pay
De administratie is met Purchase to Pay in ‘één klik klaar’ voor Lumicks
Van dubbel werk doen naar dubbel zo snel werken
Vroeger werkte LUMICKS met diverse Excelformulieren waar veel informatie in gestopt moest worden. Dit werd daarna allemaal handmatig overgenomen. De administratie moest alle schema’s controleren en vaak de handelingen die de medewerker had gedaan om informatie te verzamelen, in de webshop gaan herhalen. Dan ben je dus minstens zo lang en soms zelf langer dan de medewerker bezig om daadwerkelijk iets te bestellen. Kortom: een foutgevoelig proces dat overbodig veel handmatige handelingen vereist.
“Irritaties waren er niet echt in onze vorige manier van werken, maar we wilden vooral structuur en duidelijkheid hebben. Met één druk op de knop een order doorzetten is toch een wereld van verschil. Zeker in vergelijking met een administratie die alle handelingen van een medewerker moet gaan herhalen”, volgens Vito Havik. Hij is de Source & Supply Chain Officer, die de zoektocht naar een oplossing in werking heeft gezet. Dat geldt natuurlijk helemaal wanneer je jaarlijks meer dan 900 orders verwerkt!
“De Spend Cloud is een waardevolle aanvulling op Exact Online.”
Vito: "Het is fijn dat de Spend Cloud naadloos aansluit op Exact. Het inkoopproces is inmiddels efficiënter en minder foutgevoelig. En we kunnen de autonomie bij de medewerkers zelf houden, terwijl de controle bij het management ligt. We kunnen er met de Spend Cloud zelfs voor kiezen om facturen volledig automatisch te gaan verwerken. De 3-way match is niet meer weg te denken uit het proces, maar we kiezen er toch voor om een vinger aan de pols te houden en alle facturen via de administratie te laten gaan. Die keuzevrijheid heb je als bedrijf en dat is prettig.”
Een implementatietraject van 3 maanden
En dat terwijl iedereen thuis werkt
Wanneer je in maart 2020 met een grote verandering te maken hebt, gaat dat uiteraard niet zoals je het van tevoren bedacht had. Face-to-face ondersteuning bieden is natuurlijk fijner wanneer je nieuwe software implementeert, maar gelukkig is de Spend Cloud intuïtief. Ook wanneer iedereen thuis werkt, lukt een implementatie dus goed. Zo goed dat LUMICKS binnen drie maanden live was met Inkoop én Factuurverwerking!
“LUMICKS is een jong en dynamisch bedrijf dat goed overweg kan met techniek en open staat voor verandering," legt Vito uit. "Dat helpt dat echt met een snelle implementatie. Medewerkers zagen voordat we van start gingen het belang van de oplossing in. Implementeren gaat natuurlijk veel soepeler als de Spend Cloud breed gedragen wordt en dat was bij ons zeker het geval.”
De Spend Cloud biedt: controle én vrijheid
Vito: “Je kunt van bovenaf sturing geven op gedrag van medewerkers, terwijl ze wel veel vrijheid ervaren. Dat is een prettige werkwijze voor beide afdelingen. Een platform waarop medewerkers zelf al hun inkopen kunnen doen, is dan essentieel. Dat vonden we gelukkig in de Spend Cloud. Daarnaast is het fijn dat er geen ingewikkelde taken verstopt zitten achter een proces dat voor de medewerkers makkelijker is. De software werkt voor iedereen.”
De Spend Cloud biedt: toekomstbestendigheid
LUMICKS wil niet alleen medische oplossingen leveren voor de toekomst, maar ze zijn ook gefocust op hun eigen toekomst. Met de Spend Cloud zijn ze te allen tijde voorbereid op een audit en zijn ze groeibestendig. Ze kunnen makkelijk nog een verdubbeling in medewerkers aan, zonder dat de backoffice ook moet verdubbelen. Iedereen kan veel efficiënter werken, dus wordt hetzelfde werk verzet met veel minder medewerkers. Dat is winnen op gebied van tijd, geld én handmatige handelingen.
“Met de Spend Cloud kun je eenvoudig opschalen, dus we kunnen blijven groeien terwijl we de uren die we aan administratie besteden, terugbrengen. Het administratieve werk is met één klik klaar, bij wijze van spreken.” - Vito Havik, Source & Supply Chain Officer
Ondertussen werkt eigenlijk iedereen bij LUMICKS met de Spend Cloud. Alle inkopen gaan via de module Inkoop, de administratie controleert of de kosten goed zijn genoteerd en of ze uitgaven ook daadwerkelijk willen doen. Het inkoopproces vloeit naadloos over in Factuurverwerking. LUMICKS heeft dus controle vooraf over uitgaven en dat is fijn. Vito: “Zelf werk ik grotendeels met desktop, veel collega’s ook, maar de Spend Cloud App werkt zeker prettig. Het is praktisch voor wanneer je onderweg bent of wanneer je niet je hele computer wil opstarten om even een inkoopaanvraag goed te keuren.”
Related Articles
Succesverhaal: Prisma met Purchase to Pay
Purchase to Pay neemt zorgorganisatie Prisma werk uit handen Niet alleen tijd en moeite, maar ook geld besparen met de Spend Cloud. Purchase to Pay in de Spend Cloud bestaat uit de het inkoop-, factuurverwerkings- en contractmanagementprocessen. ...Succesverhaal: Zorggroep Sint Maarten met Purchase to Pay
Met Purchase to Pay inzichten bespaart Zorggroep Sint Maarten tijd “Met de Spend Cloud zijn we steeds meer in control op het inkoopproces.” Charelle Hassing, adviseur inkoop bij Zorggroep Sint Maarten, werkt al sinds de implementatie van de module ...Succesverhaal: Land van Horne met Purchase to Pay
De hele procuratie zit in Purchase to Pay en dat werkt ideaal voor Land van Horne Met de Spend Cloud kunnen zorgmedewerkers namelijk makkelijk mobiel en flexibel blijven. Met volledig cloud-based software is dat geen probleem. Vooral met de ...Succesverhaal: Markenheem met Spend Cloud Factuurverwerking
Markenheem heeft supersnelle factuurverwerking dankzij de Spend Cloud Scan “Als je maar 45% van alle aangeboden opties gebruikt, ben je een dief van je eigen portemonnee.” - Chantal, administrateur bij Markenheem. Markenheem is een zorgorganisatie ...Succesverhaal: ROC MN met Spend Cloud Purchase to Pay
ROC Midden Nederland verwerkt de jaarafsluiting met 2 FTE in 2 dagen ROC Midden Nederland is een onderwijsorganisatie die zich vooral richt op middelbaar beroepsonderwijs (mbo). Daarnaast verzorgt ROC MN ook voortgezet algemeen volwassenenonderwijs ...