Succesverhaal: Prisma met Purchase to Pay
Purchase to Pay neemt zorgorganisatie Prisma werk uit handen
Niet alleen tijd en moeite, maar ook geld besparen met de Spend Cloud.
Purchase to Pay in de Spend Cloud bestaat uit de het inkoop-, factuurverwerkings- en contractmanagementprocessen. Afzonderlijk levert het digitaliseren van deze processen al een drastische vermindering in handmatige handelingen en werkdruk op. Wist je dat deze processen naadloos integreren in de Spend Cloud? Dat biedt zorgorganisatie Prisma een hoop voordelen. Medewerkers kunnen bijvoorbeeld efficiënter werken en houden tijd over voor kerntaken. Een naadloze koppeling zorgt zelfs voor een extra stap in optimalisatie. In dit succesverhaal lees je meer over wat Prisma precies bereikt heeft met de Spend Cloud.
Een snelle, gefaseerde implementatie van Factuurverwerking
De gefaseerde automatisering van de Spend Cloud was een grote reden waarom Prisma voor dit softwarepakket koos. De naadloze koppeling tussen de Spend Cloud en het financiële pakket van Visma Accountview was ook mooi meegenomen. André Koolwijk, toenmalige teamleider financiële administratie bij Prisma: “De meeste medewerkers waren binnen een week al enthousiast over de Spend Cloud en vaak staken ze zelfs collega’s aan.”
“De Spend Cloud in één zin omschrijven is een ingewikkelde. Er zijn zoveel opties! Het gebruiksgemak is heel groot” – André Koolwijk, toenmalige teamleider financiële administratie bij Prisma.
Van papier naar digitale factuurverwerking
Automatische tekstherkenning
Prisma is altijd op zoek naar manieren om te blijven optimaliseren. Daarom hebben ze in de eerste plaats het factuurverwerkingsproces gedigitaliseerd. Het herkennen van factuurgegevens wordt verzorgd door de centrale scanserver van de Spend Cloud. Deze zorgt voor een boekingsvoorstel dat je vervolgens alleen nog maar hoeft te controleren en bespaart je handmatige handelingen.
3-way matching
Daarnaast zorgt digitale factuurverwerking ervoor dat je de mogelijkheid hebt om inkooporders aan facturen te matchen. De zekerheid dat het klopt, wil je toch altijd hebben. Je kunt zelfs gebruik maken van 3-way matching: het vergelijken van de inkooporder, de geregistreerde levering en de factuur. Hierdoor worden facturen volledig automatisch verwerkt.
Van digitale factuurverwerking naar XML-facturen
Door te werken met XML-facturen, loop je het risico op het overnemen van een verkeerd bedrag niet meer. Het systeem weet dan precies waar het moet kijken. Daarmee bespaar je verwerkingstijd en -kosten, plus de tijd en kosten die gaat zitten in het herstellen van fouten. André: “Door te werken met XML gaat de willekeur en de interpretatie uit je proces, dus wordt het minder foutgevoelig. Het proces staat gewoon vast en zo kunnen uitgaven eenvoudig geboekt worden."
“Door gebruik te maken van digitale factuurverwerking, besparen we 32 uur per week. Dat is tijd die weer in de zorg gestoken kan worden.” - André Koolwijk, toenmalige teamleider financiële administratie bij Prisma.
Het grootste voordeel van werken met XML-facturen: minder verwerkingstijd
Prisma zag dat er in de eerste week van de maand altijd veel facturen van de maand daarvoor binnenkwamen. Vroeger waren dat er soms wel 800. Omdat de verwerkingstijd van facturen nu zo teruggedrongen is, zijn het er structureel minder dan 400. Tegenwoordig loopt de administratie maximaal twee dagen achter. Dat is niet alleen prettig en overzichtelijk werken, maar je kunt er ook kosten mee besparen. André: “Wanneer er iets fout gaat, kun je in de Spend Cloud ook altijd terugvinden waar, wanneer en waarom iets fout ging. Zelfs wie daarbij betrokken was.”
Door een verminderde verwerkingstijd zijn de betalingstermijnen van de leveranciers beter haalbaar. Daar bespaar je op in kosten en in tijd, omdat je geen aandacht hoeft te geven aan alle telefoontjes, meldingen en aanmaningen die je krijgt. Die zijn er namelijk niet. Je hoeft niet extra veel energie te steken in het onderhouden van je relatie, omdat het vanzelf goed gaat. Genoeg redenen dus om het digitale factuurverwerking proces te gaan optimaliseren.
Doorpakken van alleen Factuurverwerking naar het volledige Purchase to Pay proces
“Met de juiste tools kun je voorkomen dat de ene medewerker bestelt bij bol.com en dat de andere medewerker zelf naar de winkel rijdt. Daarmee krimpt je crediteurenlijst en voorkom je willekeur,” vertelt André Koolwijk, toenmalige teamleider financiële administratie bij Prisma.
Wanneer je het inkoopproces wil gaan digitaliseren, automatiseren en optimaliseren, zul je vaak wat weerstand krijgen. Met alle veranderingen ervaar je vaak een zekere mate van weerstand. Dit is des te meer waar voor het inkoopproces, omdat je dan te maken hebt met een omslag in cultuur.
Teamleiders die gewend zijn zelf uit te zoeken waar ze hun bestellingen doen, worden ineens gedwongen om zich aan strengere richtlijnen te houden. Plots wordt er meer focus gelegd op het volgen van het inkoopbeleid. Daarnaast is dit een verandering die impact heeft op meerdere afdelingen. Natuurlijk zijn er altijd medewerkers die het moeilijk vinden als er dingen zijn die opeens anders gaan. Gelukkig valt het allemaal mee zodra ze eenmaal werken met nieuwe software.
Benieuwd naar Spend Cloud Factuurverwerking? Lees verder in dit portalartikel. Niet alleen tijd en moeite, maar ook geld besparen
Met Spend Cloud inkoopsoftware kun je gericht kijken naar een oplossing op maat. Je zoekt een oplossing die volledig past bij jouw organisatie en jouw behoeftes. Dan hoeft een bepaalde leverancier niet altijd de goedkoopste oplossing te zijn. Leverbetrouwbaarheid en kwaliteit kunnen opwegen tegen een iets hogere prijs. Of je kunt juist kiezen om alleen nog met lokale leveranciers een relatie aan te gaan. Denk hierbij aan maatschappelijk verantwoord ondernemen, maar het kan ook veel bezorgkosten schelen. Door jouw criteria in kaart te brengen, kun je werken naar een efficiënt proces op maat. Het aanbieden van voorgeselecteerde leveranciers is daar een goed voorbeeld van.
Benieuwd naar Spend Cloud Inkoop? Lees verder in dit portalartikel.
Automatische facturen op basis van contracten
Dankzij de Spend Cloud gebruikt Prisma tegenwoordig ook 3-way matching. Het automatisch matchen van facturen, inkooporders en de geregistreerde levering. Een veelgehoorde term bij Purchase to Pay. Minder veelvoorkomend is dat in de Spend Cloud ook periodiek terugkerende (contractuele) verplichtingen heel eenvoudig automatisch kunnen worden gematcht.
“Onze energiefacturen konden heel bewerkelijk zijn. Echter, omdat we het energiecontract in de Spend Cloud hebben vastgelegd, wordt het voorschot dat we krijgen automatisch gematcht. Dat neemt veel werk uit handen. De teamleider VIF is daar ontzettend blij mee. Hij moest 160 locaties maal tot 20 adressen is 1.900+ factuurregels per maand verwerken. Dat is nu verleden tijd. Hij hoeft alleen in te grijpen bij afwijkingen en de jaarafrekening kritisch te controleren,” zegt André.
Benieuwd naar Spend Cloud Contractmanagement? Lees verder in dit portalartikel.
Ook voorzien van een oplossing voor uitgaven van medewerkers
Prisma werkt namelijk ook met Spend Cloud Cards, slimme betaalpassen voor medewerkers. Lees verder in dit Spend Cloud Card-succesverhaal.
Related Articles
Succesverhaal: Prisma met Spend Cloud Cards
Prisma verwerkt Spend Cloud Card transacties binnen vijf minuten Prisma werkt met 2.200 zorgmedewerkers op 160 locaties voor 2.000 cliënten. Dat maakt de administratie behoorlijk complex. Vooral de hoeveelheid handmatige, administratieve, handelingen ...Succesverhaal: LUMICKS met Purchase to Pay
De administratie is met Purchase to Pay in ‘één klik klaar’ voor Lumicks Van dubbel werk doen naar dubbel zo snel werken Vroeger werkte LUMICKS met diverse Excelformulieren waar veel informatie in gestopt moest worden. Dit werd daarna allemaal ...Succesverhaal: Zorggroep Sint Maarten met Purchase to Pay
Met Purchase to Pay inzichten bespaart Zorggroep Sint Maarten tijd “Met de Spend Cloud zijn we steeds meer in control op het inkoopproces.” Charelle Hassing, adviseur inkoop bij Zorggroep Sint Maarten, werkt al sinds de implementatie van de module ...Succesverhaal: Land van Horne met Purchase to Pay
De hele procuratie zit in Purchase to Pay en dat werkt ideaal voor Land van Horne Met de Spend Cloud kunnen zorgmedewerkers namelijk makkelijk mobiel en flexibel blijven. Met volledig cloud-based software is dat geen probleem. Vooral met de ...Succesverhaal: Markenheem met Spend Cloud Factuurverwerking
Markenheem heeft supersnelle factuurverwerking dankzij de Spend Cloud Scan “Als je maar 45% van alle aangeboden opties gebruikt, ben je een dief van je eigen portemonnee.” - Chantal, administrateur bij Markenheem. Markenheem is een zorgorganisatie ...