Succesverhaal: Zorggroep Sint Maarten met Purchase to Pay
Met Purchase to Pay inzichten bespaart Zorggroep Sint Maarten tijd
“Met de Spend Cloud zijn we steeds meer in control op het inkoopproces.”
Charelle Hassing, adviseur inkoop bij Zorggroep Sint Maarten, werkt al sinds de implementatie van de module Inkoop bij de zorgorganisatie met 16 vestigingen, meer dan 2600 medewerkers en 1400 vrijwilligers. Charelle was dan ook intensief betrokken bij de implementatie van de inkoopsoftware in 2017. Inmiddels werkt Zorggroep Sint Maarten met het gehele Purchase to Pay proces binnen de Spend Cloud. Hoe heeft de Spend Cloud invloed gehad op het professionaliseren van hun inkoopproces?
Hoe werkte Zorggroep Sint Maarten voor de Spend Cloud?
“We kunnen ons haast niet meer voorstellen dat wij inkooporders maakten via spreadsheets en verstuurden via de mail. Of dat al onze bestellers werkten met losse accounts voor verschillende leveranciers,” zegt Charelle. “Denk ook aan AO/IC-criteria van accountants, daar moet je aan kunnen voldoen. Die criteria zijn van belang zodat je als inkoop én als gehele organisatie in control bent. In de Spend Cloud hebben we dit proces goed kunnen regelen. De software biedt ons de mogelijkheid en borging omtrent functiescheiding, formalisatie en direct inzicht in bestelbevoegdheid binnen de organisatie. Daarmee hebben we ook de borging en inrichting van het procuratiereglement op orde. De digitale transformatie van ons inkoopproces heeft ons geholpen het inkoopproces verder te professionaliseren.”
Bekijk in dit artikel bijvoorbeeld hoe je de accountant van een jaaroverzicht kunt voorzien.
Zorggroep Sint Maarten heeft in 2014 Spend Cloud Factuurverwerking geïmplementeerd. In 2017 was Inkoop aan de beurt en Contractmanagement en Spend Analytics volgden. “We hebben toentertijd gekozen om ook Inkoop in de Spend Cloud vorm te geven, omdat we al werkten met Factuurverwerking en daar tevreden over waren. Toen we zochten naar een inkoopsysteem, keken we hoe de samenwerking tussen factuurverwerking en inkoop zou verlopen. We wilden inkooporders namelijk matchen aan facturen. Dit doet de Spend Cloud nu voor ons, zodat de procuratiehouders het niet meer hoeven te doen. Daarmee hebben we het proces als het ware omgedraaid. Bij leveranciers waar wij inkopen doen op basis van inkooporders, wordt automatisch goedkeuring gegeven op inkooporders uitgaande van een drempelbedrag. Dit in plaats van dat er achteraf goedkeuring wordt gegeven op een factuur. Dat proces verloopt erg goed in de Spend Cloud.”
3 way matching in de Spend Cloud
Door ook het proces van leveringen registreren in de Spend Cloud in te richten, werkt Zorggroep Sint Maarten zelfs met 3 way matching. “Ook 3 way matching met de Spend Cloud werkt goed. Het proces stagneert soms bij het binnenmelden en dat komt vaak door een menselijke factor. Daarin en in het omgaan met afwijkende facturen maken we verbeterstappen. Bij drie leveranciers hebben we ondertussen het hele proces geautomatiseerd, dat werkt echt top. Die mate van stroomlijnen hadden we graag eerder gehad.”
Hoe verliep de implementatie van Purchase to Pay met de Spend Cloud?
“De samenwerking met Spend Cloud Consultants is goed, vrij intensief ook. Tijdens de implementatie en het constant verbeteren van onze processen, hebben we interessante gesprekken gehad met ontwikkelaars en met customer success manager Jasper. We hebben het bijvoorbeeld gehad over de innovatieve OCI-koppelingen die eraan komen. Dat zijn ontwikkelingen die we graag zien en waar we mee aan de slag willen,” zegt Charelle.
Ook het contact met de Spend Cloud supportafdeling vindt Charelle prettig. “Het is fijn dat de Spend Cloud Portal er is voor wensen en instructies, maar als je er echt niet uitkomt, staat de supportafdeling altijd voor je daar. Dat is erg prettig en ik neem dan ook graag contact met ze op. De Spend Cloud is precies op onze werkwijze afgestemd, dus het is fijn dat een supportmedewerker diepgaand advies kan geven. Die heeft dan het overzicht van hoe alles in elkaar steekt.”
Hoe is het om nu met Purchase to Pay van de Spend Cloud te werken?
Factuurverwerking en Inkoop steken al goed in elkaar en ook Contractmanagement werkt steeds beter voor Zorggroep Sint Maarten. “Factuurverwerking van de Spend Cloud werkt goed. XML-facturen zijn echt een uitkomst. We hebben al naar het PEPPOL-netwerk gekeken. Dat is misschien interessant voor de toekomst. Ook is het mooi dat je met de Contractmanagement module een overzicht hebt van alle contracten en dat je kunt instellen wie welke contract in mag zien. Daarnaast is het erg prettig dat we jaarlijks een optimalisatie rapport ontvangen over hoe we de Spend Cloud nog beter kunnen inzetten. Dat heeft ons geholpen het mutatiebeleid beter in te steken en daarmee het functioneel applicatiebeheer te verbeteren.”
Wat Charelle een van de grootste voordelen van werken met de Spend Cloud vindt? “De software biedt managementinformatie en real-time informatie over openstaande orders waar je anders geen zicht op hebt. De Spend Cloud zorgt écht voor controle over je inkoopprocessen.”
“De Spend Cloud helpt je inkoopproces te professionaliseren”
Voorheen werkte Zorggroep Sint Maarten met verschillende accounts en inloggegevens voor diverse leveranciers. “Nu heeft de organisatie met de Spend Cloud de volledige controle over wie wat waar koopt en werken in één systeem. We konden onder andere professionaliseren, omdat we onze inkoopprocessen opnieuw hebben bekeken. Als afdeling inkoop zijn wij verantwoordelijk voor een groot beïnvloedbaar inkoopvolume waarop gestuurd kan worden. Wij kennen een gecoördineerd inkoop model. Dat wil zeggen dat wij centraal de contracten sluiten en de bestelprocessen zoveel als mogelijk decentraal beleggen. Dit doen wij echter wel bij onze centrale bestellers met specifieke aandachtsgebieden op locatie. Dit maakt het bijvoorbeeld mogelijk om beter te sturen op productkennis wat ten goede komt aan de kwaliteit van zorg. Onze medewerkers staan in direct contact met de cliënten en weten als geen ander welke behoeftes er spelen. Deze informatie komt nu beter bij ons terug, omdat je veel dichter bij de bestellers staat. Ook voor hun is het prettig dat alles in één Spend Cloud omgeving te vinden is.”
Hoe werkt Inkoop van de Spend Cloud voor zorgmedewerkers?
Charelle: "Wij werken waar nodig met een eigen assortiment, maar het liefst gebruiken we OCI-koppelingen. Die werken gewoon perfect, want je hebt meteen geen applicatiebeheer meer in prijzen doorvoeren en aanpassen.” Het hebben van een OCI-koppeling bij grote leveranciers is dan ook een must geworden. Zorggroep Sint Maarten werkt niet voor niets met meer dan 21 OCI-koppelingen!
Wat heeft Zorggroep Sint Maarten met Purchase to Pay bereikt?
Kosten besparen door foutjes voorkomen
De aanleiding voor deze case was dat Charelle bijvoorbeeld opmerkte dat er wel eens kosten werden gefactureerd die niet conform afspraak waren, zoals verzendkosten. De Spend Cloud geeft hier inzicht in en dat is informatie die je kunt gebruiken om te bepalen welke afspraken met leveranciers nog gemaakt kunnen worden. En je kunt controleren of ze ook worden nageleefd. Er kan dan namelijk niet ongezien meer gefactureerd worden dan is afgesproken op de inkooporder.
“Nu is de kans dat er een foutieve factuur tussendoor glipt veel kleiner,” vertelt Charelle. “We zijn nu veel meer in control over of hetgeen dat we hebben afgesproken ook zo gefactureerd wordt. Processen zijn transparanter geworden. Onze prijsafspraken zijn niet altijd bekend bij degene die flatteert en ook dat hebben we nu ondervangen. Alle data hebben we nu zelf ook in plaats van dat het alleen bij de leverancier duidelijk is. Dat betekent dat we veel meer kunnen minder afhankelijk zijn. Daarnaast biedt Spend Analytics de mogelijkheid om op basis van data gefundeerde keuzes te maken. Dit geeft bijvoorbeeld inzicht in je ABC-leveranciers.”
"Je kunt behoorlijk wat besparen als je dankzij Spend Cloud-inzichten voorkomt dat je facturen met een verkeerde prijs zomaar verwerkt." - Charelle Hassing, Adviseur inkoop bij Zorggroep Sint Maarten
Prettigere samenwerking met leveranciers
Indirect is Zorggroep Sint Maarten ook actiever gaan samenwerken met leveranciers. “We zien nu meteen als er iets niet klopt in de afname of in facturen. We hebben inzicht in de snelheid van handelen en leveren. Met die data kunnen we een gesprek aangaan met leveranciers. Ook dankzij OCI webshop koppelingen is onze samenwerking met leveranciers intensiever geworden. We hebben meer connecties met medewerkers daar en betere relaties. Dat is een mooie bijkomstigheid.”
Benieuwd naar Spend Cloud Purchase to Pay? Lees meer in portalartikelen over inkoop, factuurverwerking en contractmanagement.
Related Articles
Succesverhaal: Prisma met Purchase to Pay
Purchase to Pay neemt zorgorganisatie Prisma werk uit handen Niet alleen tijd en moeite, maar ook geld besparen met de Spend Cloud. Purchase to Pay in de Spend Cloud bestaat uit de het inkoop-, factuurverwerkings- en contractmanagementprocessen. ...Succesverhaal: LUMICKS met Purchase to Pay
De administratie is met Purchase to Pay in ‘één klik klaar’ voor Lumicks Van dubbel werk doen naar dubbel zo snel werken Vroeger werkte LUMICKS met diverse Excelformulieren waar veel informatie in gestopt moest worden. Dit werd daarna allemaal ...Succesverhaal: Land van Horne met Purchase to Pay
De hele procuratie zit in Purchase to Pay en dat werkt ideaal voor Land van Horne Met de Spend Cloud kunnen zorgmedewerkers namelijk makkelijk mobiel en flexibel blijven. Met volledig cloud-based software is dat geen probleem. Vooral met de ...Succesverhaal: Markenheem met Spend Cloud Factuurverwerking
Markenheem heeft supersnelle factuurverwerking dankzij de Spend Cloud Scan “Als je maar 45% van alle aangeboden opties gebruikt, ben je een dief van je eigen portemonnee.” - Chantal, administrateur bij Markenheem. Markenheem is een zorgorganisatie ...Succesverhaal: ROC MN met Spend Cloud Purchase to Pay
ROC Midden Nederland verwerkt de jaarafsluiting met 2 FTE in 2 dagen ROC Midden Nederland is een onderwijsorganisatie die zich vooral richt op middelbaar beroepsonderwijs (mbo). Daarnaast verzorgt ROC MN ook voortgezet algemeen volwassenenonderwijs ...