Succesverhaal: Postillion Hotels met inkoop
Inkoopfacturen beoordeelt Postillion hotels met een paar klikken. “Geen moeite!”
Het inkoopproces wordt nu binnen 24 uur per week door één persoon geregeld
De horeca had het anno 2021 niet makkelijk. Postillion Hotels moest het met de helft van de finance medewerkers doen… en dat lukte. Het lukte niet alleen, het gaat nog steeds goed. De Spend Cloud module Inkoop helpt Postillion tijd en geld besparen op alle zeven locaties. De crediteurenadministratie kan door één persoon geregeld worden binnen 24 uur per week. Benieuwd hoe ze dat voor elkaar krijgen?
Postillion Hotels werkt al sinds 2014 met de Spend Cloud. Ze zijn ooit begonnen met digitale factuurverwerking en werken ondertussen ook al met de inkoopmodule. Toen Richard Bosman bij Postillion binnenkwam, kon hij de verandering in werkwijze niet meemaken, maar met 20 jaar in de horecabranche had hij toch een mooie anekdote: “Het verschil tussen facturen stempelen en facturen ineens automatisch verwerken is enorm!”
Van stempels drukken naar ‘dat wil best aardig lukken!’
Richard: “De implementatie van de Spend Cloud module Inkoop duurde even, omdat de software uitgerold moest worden over diverse locaties. Bij sommige medewerkers proef je daarnaast weerstand wanneer een verandering plaatsvindt. Dit alles vertraagde het proces al iets en net toen we flink wilden doorpakken, kwam COVID-19. Toen hebben we bewust gekozen onze tijd te nemen met de uitrol.” Ondanks deze helaas niet zo soepele implementatie, is Richard enorm tevreden met de Spend Cloud module Inkoop. Van tevoren waren er al berekeningen gemaakt om te zien hoeveel het werken met de Spend Cloud zou opleveren. Ook achteraf is het ‘t zeker waard.
“Ik ben erg enthousiast over de Spend Cloud. Een wisseling van personeel is gebruikelijk in de horecabusiness. Daardoor moet je je personeel goed kunnen betrekken bij processen. En je moet duidelijke en uniforme richtlijnen hebben. Een efficiënt inwerkproces is essentieel in onze branche. Stel dat een handjevol medewerkers bij Postillion werkt als zomerbaan, kan je gewoon geen inwerktraject van een maand hebben. De Spend Cloud is gebruiksvriendelijk en intuïtief genoeg zodat nieuwe medewerkers snel aan het werk kunnen.” Kortom: van stempels drukken naar ‘dat wil best aardig lukken’. Daar komt nog bij dat het management het digitale inkoopproces beter onder controle heeft.
“Vroeger belden we alle leveranciers voor bestellingen, dus daar ging veel tijd in zitten én het was foutgevoelig," vertelt Richard. "Nu gebeurt en zit alles in de Spend Cloud. Alle correspondentie is altijd terug te vinden. Daarom is het vanuit management veel makkelijker om controle te behouden. We hebben niet voor niets een stuk of zes hoofdleveranciers. Dan moet het inkoopbeleid natuurlijk wel worden nageleefd! Die garantie hebben we met de Spend Cloud en het inkoopproces wordt een stuk eenvoudiger.”
Minder tijd achter de computer betekent meer tijd in de keuken
Zelf is Postillion ook actief bezig met digitaliseren, automatiseren en optimaliseren. Ze hebben het doel om kantoorloze locaties te hebben. Een voorbeeld is de virtuele tours als alternatief voor mensen inhuren voor een tour op locatie. Verder maken ze gebruik van geavanceerde software die op maat gemaakte offertes automatisch opmaakt op basis van een aanvraagmail.
“Met deze techniek kunnen we klanten binnen twintig minuten een aanbieding geven. Dit in plaats van dat er bij zeer complexe aanvragen zelfs meerdere dagen overheen gaat. Dan hebben potentiële klanten de tijd om naar de concurrentie te stappen. Dit nieuwe proces scheelt ons tijd én veel geld. Het klinkt misschien gek, maar door deze robotisering kunnen we dus klantvriendelijker zijn.”
Dat geldt voor de Spend Cloud ook in zekere mate. Minder tijd achter de computer betekent toch weer meer tijd achter de balie of in de keuken. Daarnaast maakt de Spend Cloud thuiswerken mogelijk voor het kantoorpersoneel.
Factuurverwerking geregeld binnen 24 uur per week
“Met de helft van de finance medewerkers moesten we hetzelfde werk verrichten en ook nog eens vanuit huis. Het was dus een mooie kans om verder te digitaliseren om die werklast nog beter draagbaar te maken. De factuurverwerking kan ondertussen binnen 24 uur per week door één persoon geregeld worden. Voor alle zeven Postillion Hotel locaties! Daarnaast heeft die administratief medewerker natuurlijk nog veel meer taken. We hebben met de Spend Cloud dus flink wat tijd kunnen besparen.”
“Daarnaast hebben we processen anders ingericht. De verantwoordelijkheid ligt nu onder andere bij de koks. Die doen tegenwoordig dus zelf hun bestellingen. In de keuken kan het behoorlijk hectisch zijn. Tijdens het bereiden van diverse gerechten tegelijk wil je niet tien minuten lang over een bestelling doen. Dat moet binnen een paar klikken geregeld zijn en dat lukt in de Spend Cloud. De OCI-webshopkoppelingen zijn hier echt een uitkomst bij.”
Automatiseren met de Spend Cloud module Inkoop
Inkopen voor diverse keukens blijft een uitzonderlijk proces waar veel variatie in zit. Hoe sluit de Spend Cloud daarop aan, die juist gebruik maakt van standaardisering en automatisering? Richard heeft een antwoord. “Er wil nog wel eens een grammetje meer of minder bloem, meel of bananen geleverd worden. Dat heb je nou eenmaal wanneer je inkoop voor de keuken. Het proces om dit goed geregistreerd te krijgen in de Spend Cloud heeft even geduurd. Gelukkig werkt de koppeling met Bidfood nu prima! Zulk soort afwijkingen en variaties kan de Spend Cloud module Inkoop dus ook aan.”
Kosten en gedoe besparen, en toch flexibel blijven
Richard: “Ik zou streng willen sturen op het gebruik van de OCI-koppelingen en alleen bestellen bij onze zes hoofdleveranciers. Toch vraagt werken met verschillende locaties om flexibiliteit. Aan de ene kant wil je kosten en gedoe besparen dat een wildgroei aan leveranciers met zich meebrengt. Aan de andere kant wil je ook kunnen inspelen op lokale kortingen, acties en uitzonderingen. Denk bijvoorbeeld aan een ‘koop lokaal’ evenement waar we aan mee hebben gedaan. Zo kunnen we toch energie steken in Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen. Dat is dan alleen relevant voor bepaalde locatie en de ruimte voor die flexibiliteit moet er wel zijn. Dat kan de Spend Cloud ook bieden. Hoe minder leveranciers, hoe beter en dan toch die beweegruimte kunnen bieden.”
OCI-webshopkoppelingen: ‘liever lui dan moe!’
“Gaan we intensiever met een nieuwe leverancier werken? Top, maar dan willen we wel kijken naar of een OCI-koppeling mogelijk is. Liever lui dan moe, want zeker in onze branche is het vliegen en hollen. In de Spend Cloud hoef je vaak geen handmatige orders aan te maken, dus waarom zou je? Met webshopkoppelingen bespaar je bijvoorbeeld een chefkok veel tijd en het doel is uiteindelijk het de medewerkers op locatie makkelijker te maken. Dan houden we tijd over voor de klanten en kunnen we nog klantvriendelijker zijn.”
"Met de Spend Cloud App is een factuur beoordelen geen moeite. Het is met een paar klikken klaar." - Richard Bosman, Finance and administration manager
Vooraf controle over kosten met de Spend Cloud module Inkoop
Het grootste voordeel aan de Spend Cloud module Inkoop voor Richard? De garantie dat medewerkers zich aan het inkoopbeleid houden. “Het is erg prettig dat we van tevoren kosten kunnen beoordelen in plaats van achteraf, wanneer we al betaald hebben. Locatiemanagers hebben de vrijheid en verantwoordelijkheid om zelf beslissingen te nemen onder andere wat betreft inkoop voor hun eigen locatie. Toch is het prettig om bepaalde kosten van tevoren in te kunnen schatten.”
“Vroeger werden bestellingen gewoon geplaatst en kregen we achteraf de factuur te zien. Als je weet dat het praktischer kan, is het pijnlijk. Stel je wil een grote uitgave doen. Dan kun je dat beter bewaren voor maanden waarin we pieken in plaats van voor de rustigere periodes. Met de Spend Cloud hebben we hier meer controle over en kunnen we rekening houden met dit soort seizoensgebonden kosten.”
Benieuwd naar Spend Cloud Inkoop? Lees verder in dit portalartikel.
Related Articles
Succesverhaal: Junis met inkoop
De Spend Cloud gebruiken voor het decentrale inkoopproces van Junis Stichting Kinderopvang Junis biedt diverse vormen van kinderopvang aan. Met 1100 medewerkers verdeeld over 95 locaties, moet je processen goed op orde hebben. Dat heeft ...Succesverhaal: Triade Vitree met Inkoop
Triade Vitree realiseert zo’n 20% tijdsbesparing dankzij Spend Cloud inkoopsoftware Triade Vitree is een grote zorgorganisatie die voorziet in gehandicaptenzorg, jeugdhulp en GGZ. Met 2.100 medewerkers verspreid over 185 locaties kan het best een ...Succesverhaal: Prisma met Purchase to Pay
Purchase to Pay neemt zorgorganisatie Prisma werk uit handen Niet alleen tijd en moeite, maar ook geld besparen met de Spend Cloud. Purchase to Pay in de Spend Cloud bestaat uit de het inkoop-, factuurverwerkings- en contractmanagementprocessen. ...Succesverhalen: een overzicht
Benieuwd of organisaties vergelijkbaar met die van jou succesvol werken met Spend Cloud modules die jij nog niet gebruikt? Dat ontdek je in deze succesverhalen: Factuurverwerking Succesverhaal: Stadsschouwburg Utrecht met Factuurverwerking ...Succesverhaal: Markenheem met Spend Cloud Factuurverwerking
Markenheem heeft supersnelle factuurverwerking dankzij de Spend Cloud Scan “Als je maar 45% van alle aangeboden opties gebruikt, ben je een dief van je eigen portemonnee.” - Chantal, administrateur bij Markenheem. Markenheem is een zorgorganisatie ...