Succesverhaal: Triade Vitree met Inkoop
Triade Vitree realiseert zo’n 20% tijdsbesparing dankzij Spend Cloud inkoopsoftware
Triade Vitree is een grote zorgorganisatie die voorziet in gehandicaptenzorg, jeugdhulp en GGZ. Met 2.100 medewerkers verspreid over 185 locaties kan het best een uitdaging zijn om het inkoopproces efficiënter in te richten. Gelukkig heeft Barry Verkissen, Teamleider Inkoop, in 2021 een flink optimalisatietraject in gang gezet.
Het inkoopproces van Triade Vitree onderging aanzienlijke veranderingen. Vroeger was het niet centraal georganiseerd en dus was er ruimte voor verbetering. Barry benadrukt: “Ik moest echt vanaf de basis beginnen.” Inmiddels zijn alle inkoopprocessen gedigitaliseerd, met aanzienlijke vooruitgang in automatisering en optimalisatie.
Van mailen en bellen, naar in de Spend Cloud bestellen
Barry: “Vroeger bestelden zorgmedewerkers door te mailen, te bellen en naar de winkel om de hoek te gaan. Er was behoefte aan een bestelsysteem om alle goederen af te roepen en om het inkoopproces centraal vorm te geven. We hebben onder andere voor de Spend Cloud gekozen vanwege de gebruiksvriendelijkheid. Dat past bij de werkwijze van Triade Vitree.”
“We begonnen met een leeg canvas," legt Barry uit. "Er was geen oud systeem om informatie uit te migreren. We zijn begonnen met een pilot om de Spend Cloud stapsgewijs te implementeren. Dit stelde ons in staat om het inkoopproces steeds verder te optimaliseren. Bovendien kwamen behoeften van zorgmedewerkers aan het licht waarvan we ons niet eens bewust waren. Het artikelbestand groeit gestaag, evenals de lijst van beschikbare webshops.”
Webshops en OCI-koppelingen zijn een must
Het was vanaf moment één duidelijk dat Triade Vitree het inkoopproces zoveel als mogelijk via webshops wilde laten verlopen. “Je wil toch die volledige 3-way match voor elkaar krijgen,” vertelt Barry. “Daardoor gaat de facturatie ook efficiënter. Alleen de kleinere leveranciers die echt onmisbaar zijn, zijn een uitzondering op onze ‘webshop first’-insteek. Je wilt geen zeeën van tijd kwijt zijn aan handmatig bestellen, als het om kleine orders gaat. Bij Triade Vitree maken we gebruik van diverse Spend Cloud OCI-koppelingen. We kunnen artikelen aanpassen en artikelgroepen dichtzetten. Zo houden we het inkoopproces eenvoudig voor zorgmedewerkers. Ze zien alleen de producten die ze mogen bestellen, in plaats van het hele productbestand.” Kortom: een prettige verbeterslag!
“Je wilt geen zeeën van tijd kwijt zijn aan kleine leveranciers.” - Barry Verkissen, Teamleider Inkoop bij Triade Vitree
Spend Analytics komt voor Team Inkoop goed van pas
Barry: “Als Teamleider Inkoop werk ik zelf voornamelijk met de statistieken en analyses van de Spend Cloud. Deze nieuwe manier van werken heeft veel impact gehad op de invulling van mijn rol. Vroeger had ik geen afnamestatiestieken. Nu kan ik overeenkomsten baseren op tastbare feiten. Dat maakt het makkelijker om inkoopafspraken te maken op maat. Het grote voordeel van de Spend Cloud, is dat alle processen aan elkaar hangen. Daardoor gaan betalingsprocessen makkelijker en sneller. Je krijgt waardevolle inzichten en kunt vooruit kijken.”
In een jaar tijd meer dan de helft van de operationele uitgaven gedigitaliseerd
Triade Vitree is tijdens het interview ongeveer een jaar van start met de inkoopsoftware. “Inmiddels worden zo’n 65% van de operationele uitgaven via de Spend Cloud gedaan,” vertelt Barry trots. “Daardoor kunnen we focussen op de verschillen tussen locaties. Uit analyses en praktijkvoorbeelden komen concrete verbeteringsmogelijkheden. Deze inzichten gebruiken we om te standaardiseren. De Spend Cloud maakt het uiteindelijk makkelijker om te sturen op de euro’s.”
“De Spend Cloud maakt het uiteindelijk makkelijker om te sturen op de euro’s.” - Barry Verkissen, Teamleider Inkoop bij Triade Vitree
20% tijdbesparing; uren die gebruikt worden voor optimalisatie
“Voor de medewerkers op de administratie en voor Team Inkoop zou ik zo’n 20% tijdbesparing schatten bij een automatische verwerking via Spend Cloud. Die tijd kunnen we dan bijvoorbeeld besteden aan het optimaliseren van de Spend Cloud Kas & Pas-processen. Die uren ‘houd je dus over’ om ze ergens anders aan te besteden.”
Benieuwd naar Spend Cloud Inkoop? Lees verder in dit portalartikel.
Related Articles
Succesverhaal: Junis met inkoop
De Spend Cloud gebruiken voor het decentrale inkoopproces van Junis Stichting Kinderopvang Junis biedt diverse vormen van kinderopvang aan. Met 1100 medewerkers verdeeld over 95 locaties, moet je processen goed op orde hebben. Dat heeft ...Succesverhaal: Postillion Hotels met inkoop
Inkoopfacturen beoordeelt Postillion hotels met een paar klikken. “Geen moeite!” Het inkoopproces wordt nu binnen 24 uur per week door één persoon geregeld De horeca had het anno 2021 niet makkelijk. Postillion Hotels moest het met de helft van de ...Succesverhaal: Prisma met Purchase to Pay
Purchase to Pay neemt zorgorganisatie Prisma werk uit handen Niet alleen tijd en moeite, maar ook geld besparen met de Spend Cloud. Purchase to Pay in de Spend Cloud bestaat uit de het inkoop-, factuurverwerkings- en contractmanagementprocessen. ...Succesverhalen: een overzicht
Benieuwd of organisaties vergelijkbaar met die van jou succesvol werken met Spend Cloud modules die jij nog niet gebruikt? Dat ontdek je in deze succesverhalen: Factuurverwerking Succesverhaal: Stadsschouwburg Utrecht met Factuurverwerking ...Succesverhaal: Markenheem met Spend Cloud Factuurverwerking
Markenheem heeft supersnelle factuurverwerking dankzij de Spend Cloud Scan “Als je maar 45% van alle aangeboden opties gebruikt, ben je een dief van je eigen portemonnee.” - Chantal, administrateur bij Markenheem. Markenheem is een zorgorganisatie ...