Periodes van boeken exporteren
In het menu-onderdeel Exporteren vind je een overzicht met alle periodes van boeken die klaar staan om te worden geëxporteerd. Je kunt hier de boekingsgegevens van een periode exporteren naar jouw financiële pakket. Een periode wordt pas in dit menu-onderdeel getoond, nadat de kasmedewerker de periode heeft afgesloten. Afhankelijk van de instellingen van het boek wordt deze eerst nog ter beoordeling aangeboden aan een kasverantwoordelijke. In dat geval wordt de periode pas ter export aangeboden, nadat de kasverantwoordelijke deze heeft goedgekeurd. Je kunt het overzicht filteren door gebruik te maken van de selectiecriteria aan de linkerkant.
Periodes exporteren
Om één of meerdere periodes van één of meerdere boeken te exporteren, vink je het boek aan en klik je op ‘Exporteren’ bovenaan het overzicht.
Het is ook mogelijk om één enkele periode exporteren door op het pijltje aan de rechterkant van een regel te klikken. Door op het 'vergrootglas icoon' te klikken, kun je de periode bekijken. Je gaat dan naar het boekingsoverzicht, waar je tevens de periode kunt heropenen.
Als je een boek gaat exporteren, heb je de mogelijkheid om een alternatieve periode toe te kennen aan de transacties die je gaat exporteren. Als je de huidige periode-toekenning wilt behouden, laat je de optie op ‘Ja’ staan. Als je de periode wilt wijzigen (bijvoorbeeld omdat de periode in jullie financiële pakket al is afgesloten) kies je voor ‘Nee’ en geef je de gewenste periode op. Dan verschijnt het veld 'aanpas-methode'. Hierin kun je aangeven op welke transacties de periode aanpassing van toepassing is. Door ‘Alle’ te selecteren worden alle transacties uit deze export omgezet naar de opgegeven periode. Als je kiest voor ‘Alleen ouder’ zullen alleen de transacties die ouder zijn dan de opgegeven periode worden omgezet. Als je bijvoorbeeld ‘juli’ selecteert, zullen alle transacties ouder dan juli worden omgezet naar deze periode. De transacties na juli worden nu niet aangepast.
Een foutmelding bij het exporteren
Er zijn verschillende manieren van exporteren. Zo kan het zijn dat je na het exporteren een download aangeboden krijgt, die je handmatig dient in te lezen in je financiële pakket. Ook is het mogelijk dat je exporteert via een automatische webservicekoppeling. Het kan in dat laatste geval zijn dat jouw financieel pakket, bijvoorbeeld Visma, Exact of Twinfield, een foutmelding teruggeeft bij het exporteren. Door het exportverslag te downloaden, zie je wat de foutmelding is. Om de melding op te lossen, moet er iets gewijzigd worden in de betreffende periode in de Spend Cloud óf in het financieel pakket. Vaak geeft de foutmelding genoeg informatie om te weten welke wijziging je moet doorvoeren.
Kom je er toch niet uit? Neem dan contact op met onze Support-afdeling (alleen voor applicatiebeheerders).
Wanneer je een foutmelding ontvangt, en het financiële pakket de boekingen heeft geweigerd, zal de periode automatisch worden teruggezet, en opnieuw de status 'te exporteren' krijgen.
Exportbestanden
Door op de knop ‘Exportbestanden’ te klikken, kom je bij een overzicht van alle eerder geëxporteerde bestanden. Afhankelijk van hoe het exportbestand is samengesteld bij het exporteren, bestaat een bestand uit één of meerdere perioden van één of meerdere boeken.
Achteraan de regel vind je verschillende actieknoppen.
Met het vergrootglas-icoon kun je een overzicht zien van alle boekingen uit het exportbestand. Je vindt achteraan de regel ook de knop ‘Download exportbestand’. Hier kun je het exportbestand downloaden. Als jouw organisatie gebruik maakt van een webservice zal het exportbestand automatisch worden verstuurd naar het financiële pakket. Als dit niet het geval is, kun je het bestand opslaan en daarna inlezen in het financiële pakket.
Door in de keuzelijst op ‘Export ongedaan maken’ te klikken, kun je een export ongedaan maken. Hiermee worden de periodes weer teruggeplaatst in het exporteren overzicht.
Let op! Het ongedaan maken van een export in de Spend Cloud heeft geen invloed op wijzingen in het financieel pakket. Wees daarom voorzichtig met het ongedaan maken van exportbestanden. Als je het bestand al ingelezen hebt in het financiële pakket, zal bij een tweede export boekingen dubbel worden geboekt. De boekingen moeten eersrt in het financieel pakket nog verwijderd of tegengeboekt worden.
Related Articles
Help! Een foutmelding bij het exporteren van boekingen naar AFAS
Gebruik je een webservice en lukt het je niet om een boek binnen Kas & Pas te exporteren naar het financiële pakket AFAS? Dan kan dit verschillende oorzaken hebben. De oorzaak wordt mogelijk vertaald in een foutmelding die je kunt zien in het ...Gebruikershandleiding Kas & Pas Cliëntgelden - Boekingsgang, cliëntbeheer en boeken op een cliënt
In deze handleiding wordt je verwezen naar verschillende pagina’s binnen de Spend Cloud Portal. Als je ze stapsgewijs volgt, krijg je een volledig beeld van hoe de boekingsgang bij het boeken op een cliënt verloopt, hoe je als beheerder verschillende ...Een boek toevoegen
In Spend Cloud wordt iedere transactie geregistreerd in een boek. Afhankelijk van het soort transactie die je wilt registreren, kun je verschillende soorten boeken aanmaken in het menu Applicatiebeheer / Kas & Pas / Boeken. Het toevoegen van een boek ...Een kastelling doen in de app
Bij het afsluiten van een periode van een kasboek, kan het zijn dat het verplicht is om een kastelling te doen. Je kunt als volgt naar de periodes navigeren: Tik op het overzicht onderin het menu Kies in het overzicht voor ‘Boeken’ Kies het kasboek ...Een kostensoort toevoegen
Binnen de module Kas & Pas wordt er altijd gewerkt met kostensoorten. In dit artikel lichten we toe wat een kostensoort is en hoe je deze aanmaakt. Krijg je een foutmelding op btw bij het exporteren? Dan kunnen de laatste twee alinea's in dit artikel ...