Periodes van boeken exporteren

Periodes van boeken exporteren

In het menu-onderdeel Exporteren vind je een overzicht met alle periodes van boeken die klaar staan om te worden geëxporteerd. Je kunt hier de boekingsgegevens van een periode exporteren naar jouw financiële pakket. Een periode wordt pas in dit menu-onderdeel getoond, nadat de kasmedewerker de periode heeft afgesloten. Afhankelijk van de instellingen van het boek wordt deze eerst nog ter beoordeling aangeboden aan een kasverantwoordelijke. In dat geval wordt de periode pas ter export aangeboden, nadat de kasverantwoordelijke deze heeft goedgekeurd. Je kunt het overzicht filteren door gebruik te maken van de selectiecriteria aan de linkerkant.

Idea
Heb je een boek geëxporteerd en ontvang je een foutmelding? Kijk dan eens op deze pagina, hier vind je een overzicht van veelgebruikte financiële pakketten met informatie over foutmeldingen en hoe deze op te lossen.


Periodes exporteren

Om één of meerdere periodes van één of meerdere boeken  te exporteren, vink je het boek aan en klik je op ‘Exporteren’ bovenaan het overzicht.



Het is ook mogelijk om één enkele periode exporteren door op het pijltje aan de rechterkant van een regel te klikken. Door op het 'vergrootglas icoon' te klikken, kun je de periode bekijken. Je gaat dan naar het boekingsoverzicht, waar je tevens de periode kunt heropenen. 

Als je een boek gaat exporteren, heb je de mogelijkheid om een alternatieve periode toe te kennen aan de transacties die je gaat exporteren.  Als je de huidige periode-toekenning wilt behouden, laat je de optie op ‘Ja’ staan. Als je de periode wilt wijzigen (bijvoorbeeld omdat de periode in jullie financiële pakket al is afgesloten) kies je voor ‘Nee’ en geef je de gewenste periode op.  Dan verschijnt het veld 'aanpas-methode'. Hierin kun je aangeven op welke transacties de periode aanpassing van toepassing is. Door ‘Alle’ te selecteren worden alle transacties uit deze export omgezet naar de opgegeven periode. Als je kiest voor ‘Alleen ouder’ zullen alleen de transacties die ouder zijn dan de opgegeven periode worden omgezet. Als je bijvoorbeeld  ‘juli’ selecteert, zullen alle transacties ouder dan juli worden omgezet naar deze periode. De transacties na juli worden nu niet aangepast. 

Een foutmelding bij het exporteren

Er zijn verschillende manieren van exporteren. Zo kan het zijn dat je na het exporteren een download aangeboden krijgt, die je handmatig dient in te lezen in je financiële pakket. Ook is het mogelijk dat je exporteert via een automatische webservicekoppeling. Het kan in dat laatste geval zijn dat jouw financieel pakket, bijvoorbeeld Visma, Exact of Twinfield, een foutmelding teruggeeft bij het exporteren. Door het exportverslag te downloaden, zie je wat de foutmelding is. Om de melding op te lossen, moet er iets gewijzigd worden in de betreffende periode in de Spend Cloud óf in het financieel pakket. Vaak geeft de foutmelding genoeg informatie om te weten welke wijziging je moet doorvoeren.
Idea
Kom je er toch niet uit? Neem dan contact op met onze Support-afdeling (alleen voor applicatiebeheerders).
Wanneer je een foutmelding ontvangt, en het financiële pakket de boekingen heeft geweigerd, zal de periode automatisch worden teruggezet, en opnieuw de status 'te exporteren' krijgen.

Exportbestanden

Door op de knop ‘Exportbestanden’ te klikken, kom je bij een overzicht van alle eerder geëxporteerde bestanden. Afhankelijk van hoe het exportbestand is samengesteld bij het exporteren, bestaat een bestand uit één of meerdere perioden van één of meerdere boeken. 

Achteraan de regel vind je verschillende actieknoppen.



Met het vergrootglas-icoon kun je een overzicht zien van alle boekingen uit het exportbestand. Je vindt achteraan de regel ook de knop ‘Download exportbestand’. Hier kun je het exportbestand downloaden. Als jouw organisatie gebruik maakt van een webservice zal het exportbestand automatisch worden verstuurd naar het financiële pakket. Als dit niet het geval is, kun je het bestand opslaan en daarna inlezen in het financiële pakket.  

Door in de keuzelijst op ‘Export ongedaan maken’ te klikken, kun je een export ongedaan maken. Hiermee worden de periodes weer teruggeplaatst in het exporteren overzicht.

Alert
Let op! Het ongedaan maken van een export in de Spend Cloud heeft geen invloed op wijzingen in het financieel pakket. Wees daarom voorzichtig met het ongedaan maken van exportbestanden. Als je het bestand al ingelezen hebt in het financiële pakket, zal bij een tweede export boekingen dubbel worden geboekt. De boekingen moeten eerst in het financieel pakket nog verwijderd of tegengeboekt worden.