Een codering vastleggen bij een contract - Rapportage

Wanneer je met de Contractbeheer en Verplichtingen module werkt heb je de mogelijkheid om bij een contract een codering vast te leggen. Deze codering wordt gebruikt als basis voor het Rapportage onderdeel binnen contractbeheer, en je kunt een verplichting aanmaken op basis van de codering. 

Een codering vastleggen

Tijdens het registreren of bij het bewerken van een contract in het archief kun je ervoor kiezen om de codering vast te leggen. Als je hiervoor kiest en het contract opslaat kom je in een nieuw scherm waar je een codering kunt maken.

In de kop van de regel geef je de codering een omschrijving, de totale kosten worden automatisch uit de periode van het contract over genomen. Tevens kun je aangeven of je een verplichting wilt aanmaken op basis van de codering. Indien je hier nee selecteert kun je later alsnog voor ja kiezen. Zodra er een verplichting is aangemaakt kun je dit veld niet meer wijzigen. Wil je later de verplichting toch niet meer gebruiken? Dan kun je deze deactiveren vanuit het menu-onderdeel Verplichtingen.

In de coderingsregel vul je verschillende velden in. Hieronder lichten we een aantal velden toe:

1. Percentage
   In dit veld geef je op welk percentage van de kosten in deze coderingsregel moet worden toegepast. Het totale percentage moet altijd 100% zijn. Wil je meerdere coderingsregels gebruiken? Dan kun je bovenaan de pagina op de knop 'Voeg een coderingsregel toe' klikken. Het percentage van alle coderingsregels moet samen 100% zijn. Het systeem maakt zelf een berekent, hierdoor hoef je de bedragen en eventueel BTW niet zelf in te vullen.

1. Omschrijving
   Vul hier een omschrijving van de coderingsregel in.

1. Grootboekrekening, Kostenplaats, Organisatorische eenheid
   Deze velden worden gebruikt voor de rapportage pagina om zo een overzicht te genereren van alle contractkosten op basis van bijvoorbeeld een bepaalde grootboekrekening.
   
   
2. Periode
   Geef hier op over hoeveel periodes de totale kosten van deze coderingsregel moet worden verdeeld. 
   
   
3. Ingangsdatum, aantal termijnen, marge factuurdatum
   De ingangsdatum is bedoelt voor wanneer de verplichting in gaat en wanneer er facturen mogen worden afgeboekt van de verplichting. Bij het aantal termijnen geef je aan in hoeveel termijnen dit gebeurd, en bij marge geef je aan hoeveel dagen eerder de verplichting mag worden vrijgegeven. Wanneer je bijvoorbeeld een ingangsdatum hebt van 01-10-2024 en 12 maandtermijnen wordt op iedere eerste dag van de maand de verplichting vrijgegeven, zodat facturen die geboekt worden op deze verplichting automatisch goedgekeurd mogen worden. Wanneer een relatie bijvoorbeeld 5 dagen eerder al een factuur verstuurd, kun je bij marge 5 invullen, dan houdt het systeem er rekening mee dat de factuur iets eerder binnen komt en deze dan ook al automatisch mag worden goedgekeurd.
   
   
4. Project, Deelproject
   Tot slot kan er een project en deelproject worden gekoppeld aan de coderingsregel. Dit kan alleen wanneer er binnen verplichtingen gebruikt wordt gemaakt van projecten, en is geen verplicht veld bij een contractcodering.

Deze velden worden allemaal automatisch overgenomen in een verplichting indien je hiervoor kiest. De verplichting wordt pas aangemaakt op moment dat het contract is goedgekeurd.

Het is niet mogelijk om bepaalde velden zoals de grootboekrekening en kostenplaats te wijzigen zodra er een factuur is geboekt op de verplichting die gekoppeld is aan het contract.

Het is niet mogelijk om de codering van een contract over te nemen in een factuur. Je kunt hiervoor wel sjablonen gebruiken. Lees hier meer over het inrichten van sjablonen voor Factuurverwerking.

Het rapportage menu-onderdeel

De codering wordt gebruikt om de Rapportage pagina van het contractbeheer te voeden. Op de rapportage pagina kun je een selectie maken van contracten op basis van een bepaalde periode, grootboekrekening, kostenplaats en nog veel meer. 

Het getoonde bedrag is op basis van de periode die je hebt geselecteerd. Wanneer je bijvoorbeeld een contract voor 3 jaar hebt, en je een periode van 1 jaar op geeft zie je hier de kosten van dit contract over 1 jaar.

Deze pagina houdt geen rekening met afgeboekte facturen in combinatie met verplichtingen. Hiervoor kun je de rapportage pagina van verplichtingen gebruiken.

• Related Articles

• Rapportage

  In het menu-onderdeel Rapportage kun je financiële rapportages genereren om inzicht te krijgen in de totale kosten die zijn afgeboekt met betrekking tot een specifiek contract. Hoe werkt dit menu? De Spend Cloud berekent de kosten van een contract ...

• Een contract registreren

  Nadat een contract is toegevoegd in Spend Cloud kun je de gegevens van het contract invullen (registreren) in het menu-onderdeel Registreren. Door vanuit het registreren-overzicht op de regel of op het potlood-icoon te klikken, kom je op de pagina ...

• Een contract in afwachting van bevestiging

  Bij een contractverlenging of –beëindiging kun je aangegeven dat je nog in afwachting bent van een bevestiging. De contracten waarbij dit het geval is worden weergegeven met de status ‘In afwachting van bevestiging’. Als je de bevestiging van de ...

• Een contract is ten onrechte beëindigd. Wat nu?

  Het kan voorkomen dat een contracteigenaar een contract heeft beoordeeld als 'Te beëindigen' en vervolgens blijkt dat het contract toch niet beëindigd moet worden. Lees hieronder welke stappen je kunt nemen om het contract te heractiveren: Indien er ...

• Een contract beoordelen

  Als de datum van het actiemoment van een contract is bereikt, krijgt de contracteigenaar een notificatie en moet het contract worden beoordeeld. Dit houdt in dat er wordt bepaald of het contract moet worden verlengd of wordt beëindigd. Let op! Door ...