Een dienstorder aanmaken
Binnen de Spend Cloud kun je dienstorder aanmaken. Dit type order kun je bijvoorbeeld gebruiken wanneer je een dienst wilt aanvragen. In dit artikel leggen we je uit hoe deze nieuwe functionaliteit werkt.
Zie je op de aanvragen pagina niet de optie om een dienst te registreren? Neem dan contact op met je applicatiebeheerder of leidinggevende. Beheerders lezen in het volgende artikel hoe ze gebruikers kunnen ondersteunen bij vragen over het registreren van een dienstorder: Wat te doen als beheerder bij problemen met het registreren van een dienstorder
Een nieuwe aanvraag maken
Stap 1 - Algemeen
Om een dienstorder te registreren ga je naar het menu-onderdeel Inkoop / Aanvragen. Klik op de knop 
om hiermee te beginnen. Het maken van een dienstorder doe je in drie stappen. Op de eerste pagina vul je algemene gegevens in, zoals de leverancier, administratie (indien van toepassing) en de organisatorische eenheid waar je de order voor wilt plaatsen. Je kunt tot slot ook één of meerdere bijlagen toevoegen aan je aanvraag. Je kunt hier bijvoorbeeld een offerte toevoegen, maar ook andere relevante bestanden. Klik op 'Upload een bestand' of sleep het bestand naar de bijlagen sectie om deze toe te voegen. Deze bestanden worden standaard geselecteerd om mee te sturen naar de leverancier. Als je dit niet wilt, bijvoorbeeld omdat het bestand wel relevant is voor de order in Spend Cloud, maar niet voor de leverancier, kun je het vinkje weghalen om de order niet mee te sturen.
Rechts van de aanvraag zie je een samenvatting, op de eerste pagina zie je de gekozen leverancier en het bijbehorende e-mailadres. De order zal naar dit e-mailadres worden verstuurd. Als je klaar bent op deze pagina klik je op 'Volgende stap'.
De functionaliteit 'Opslaan als concept' is nog niet beschikbaar. Hoewel je deze knop nu al ziet is het nog niet mogelijk om een dienstorder als concept op te slaan. Meer informatie over deze functionaliteit volgt nog.
Stap 2 - Dienst(en)
Bij deze stap kun je een toelichting invullen voor de leverancier, een bedrag en indien van toepassing, een BTW percentage. Is de prijs van de dienst nog niet bekend? Dan kun je hier een schatting invullen, zodat deze alvast goedgekeurd kan worden. Je kunt het bedrag ook leeglaten. De bedragen worden standaard meegestuurd op de PDF van de order. Indien je de bedragen niet mee wilt sturen, kun je het daarvoor bestemde vinkje weghalen, dan wordt het ingevulde bedrag niet naar de leverancier gestuurd. Als je een orderregel wilt toevoegen klik je op de knop onderaan.
Als je klaar bent met het invullen van het formulier zie je aan de rechterkant weer een samenvatting van de aanvraag. Je kunt middels de pijltjes terug gaan naar de vorige, of volgende stap.
Het bedrag kan na het verzenden van de order naar de leverancier gewijzigd worden door medewerkers die daarvoor de juiste rechten hebben. Lees meer informatie hierover onderaan het artikel.
Stap 3 - Verantwoording (optioneel)
Deze stap is alleen zichtbaar als je bij stap 1 een organisatorische eenheid hebt gekozen waar je een rol op hebt om orders financieel te coderen.
Bij deze stap ga je de financiële details invullen voor deze order, oftewel financieel coderen. Het invullen van deze velden is te allen tijde optioneel. De codering die je hier invult is van toepassing op alle orderregels. De Spend Cloud zal voor het veld grootboekrekening een aantal suggesties doen van meest gecodeerde grootboekrekeningen bij verwerkte facturen van de afgelopen twee jaar die zijn gekoppeld aan deze leverancier en geboekt op dezelfde organisatorische eenheid. Als er een standaard grootboekrekening bij de relatie die aan deze leverancier is gekoppeld is ingevuld wordt deze automatisch ingevuld. De Spend Cloud zal op basis van bovengenoemde data nog steeds suggesties tonen.
Het invullen van deze stap is volledig optioneel, het systeem zal ook geen rekening gehouden met eventuele beperkingen of verplichten die kunnen worden afgedwongen door de coderingsmatrix.
Stap 3 (4) - Levering
Je bent nu bij de laatste stap van het samenstellen van de dienstorder. Op deze pagina vul je het afleveradres in, aanvullende informatie voor de leverancier met eventueel een referentienummer. Daarna vul je de overige gegevens voor intern in, zoals wie de order mag ontvangen. Je hebt hierbij de keuze uit een medewerker of een ontvangstgroep. Maak een selectie en kies vervolgens de gewenste medewerker of groep. Tot slot kun je een toelichting plaatsen voor intern gebruik, deze toelichting is niet inzichtelijk voor de leverancier.
Ook hier zie je aan de rechterkant van het formulier weer een samenvatting van de order. Indien je de order wilt wijzigen kun je middels het pijltje terug naar de vorige stap. Als je klaar bent klik je op de knop om de order te bevestigen/verzenden. De order zal dan op gebruikelijke wijze verder het proces in worden gestuurd.
Related Articles
Een order aanmaken vanuit het assortiment
Vanuit de Aanvragen-pagina kun je, indien je daarvoor de juiste rechten hebt, een order aanmaken vanuit een assortiment. In het assortiment-overzicht zie je de artikelen die door jouw organisatie zijn toegevoegd om te bestellen. Artikelen vinden ...Een order aanmaken via een webshop
Vanuit de aanvragen-pagina kun je zien bij welke webshops jij een bestelling kunt plaatsen. Met de beschikbare webshops is door jouw organisatie een koppeling gelegd, zodat je via de Spend Cloud naar de webshop van deze leverancier kunt om een ...Wat kan ik als applicatiebeheerder doen als een gebruiker problemen ervaart bij het aanmaken van dienstorders?
Indien een medewerker niet de knop ziet om een dienst te registreren, of niet de gewenste selectie kan maken kun je onderstaande zaken controleren. Daarnaast lees je onderaan dit artikel hoe je de functionaliteit per rol in- of uitschakelt. Rechten ...Inkoop configinstellingen
In het menu-onderdeel Configinstellingen / Inkoop, vind je instellingen die van toepassing zijn op de module Inkoop. Lees ook dit artikel voor meer informatie over configinstellingen. Zorg dat je weet wat een instelling doet voordat je deze gaat ...Aanvraag nieuwe OCI koppeling
In jouw inkoopproces in de Spend Cloud kan je gebruik maken van OCI-koppelingen. Daarmee maak je vanuit de Spend Cloud een uitstap naar de webshop van een leverancier om jouw orderaanvraag samen te stellen. Deze orderaanvraag wordt vervolgens ...