Een dienstorder aanmaken
Het is binnenkort mogelijk om dienstorders aan te maken in Spend Cloud. Dit kan handig zijn als je een orderaanvraag wilt registeren voor diensten of werkzaamheden. In dit artikel leggen we je uit hoe deze nieuwe functionaliteit werkt. Daarnaast gaan we onderaan het artikel in op wat je als applicatiebeheerder kunt doen om deze functionaliteit in te schakelen voor bestellers.
Deze functionaliteit bevindt zich nog in de testfase. Staat de functionaliteit wel ingeschakeld, maar zie jij, of de besteller(s) de knop 'Registreer een dienst' nog niet? Scroll dan naar beneden naar de informatie over te instellingen te controleren door een applicatiebeheerder.
Een nieuwe aanvraag maken
Stap 1 - Algemeen
Om een dienstorder te registreren ga je naar het menu-onderdeel Inkoop / Aanvragen. Klik op de knop 
om hiermee te beginnen. Het maken van een dienstorder doe je in drie stappen. Op de eerste pagina vul je algemene gegevens in, zoals de leverancier, administratie (indien van toepassing) en de organisatorische eenheid waar je de order voor wilt plaatsen. Je kunt tot slot ook één of meerdere bijlagen toevoegen aan je aanvraag. Je kunt hier bijvoorbeeld een offerte toevoegen, maar ook andere relevante bestanden. Klik op 'Upload een bestand' of sleep het bestand naar de bijlagen sectie om deze toe te voegen. Deze bestanden worden standaard geselecteerd om mee te sturen naar de leverancier. Als je dit niet wilt, bijvoorbeeld omdat het bestand wel relevant is voor de order in Spend Cloud, maar niet voor de leverancier, kun je het vinkje weghalen om de order niet mee te sturen.
Rechts van de aanvraag zie je een samenvatting, op de eerste pagina zie je de gekozen leverancier en het bijbehorende e-mailadres. De order zal naar dit e-mailadres worden verstuurd. Als je klaar bent op deze pagina klik je op 'Volgende stap'.
De functionaliteit 'Opslaan als concept' is nog niet beschikbaar. Hoewel je deze knop nu al ziet is het nog niet mogelijk om een dienstorder als concept op te slaan. Meer informatie over deze functionaliteit volgt nog.
Stap 2 - Dienst(en)
Bij deze stap kun je een toelichting invullen voor de leverancier, een bedrag en indien van toepassing, een BTW percentage. Is de prijs van de dienst nog niet bekend? Dan kun je hier een schatting invullen, zodat deze alvast goedgekeurd kan worden. Het is mogelijk om het bedrag later nog te wijzigen. Je kunt het bedrag ook leeglaten en deze later opgeven, bijvoorbeeld na contact met de leverancier, of na uitvoering van de werkzaamheden. De bedragen worden standaard meegestuurd op de PDF van de order. Indien je de bedragen niet mee wilt sturen, kun je het daarvoor bestemde vinkje weghalen, dan wordt het ingevulde bedrag niet naar de leverancier gestuurd. Als je een orderregel wilt toevoegen klik je op de knop onderaan.
Als je klaar bent met het invullen van het formulier zie je aan de rechterkant weer een samenvatting van de aanvraag. Je kunt middels de pijltjes terug gaan naar de vorige, of volgende stap.
Het bedrag kan na het verzenden van de order naar de leverancier gewijzigd worden door medewerkers die daarvoor de juiste rechten hebben. Lees meer informatie hierover onderaan het artikel.
Stap 3 - Verantwoording (optioneel)
Deze stap is alleen zichtbaar als je bij stap 1 een organisatorische eenheid hebt gekozen waar je een rol op hebt om orders financieel te coderen.
Bij deze stap ga je de financiële details invullen voor deze order, oftewel financieel coderen. Het invullen van deze velden is te allen tijde optioneel. De codering die je hier invult is van toepassing op alle orderregels. De Spend Cloud zal voor het veld grootboekrekening een aantal suggesties doen van meest gecodeerde grootboekrekeningen bij verwerkte facturen van de afgelopen twee jaar die zijn gekoppeld aan deze leverancier en geboekt op dezelfde organisatorische eenheid. Als er een standaard grootboekrekening bij de relatie die aan deze leverancier is gekoppeld is ingevuld wordt deze automatisch ingevuld. De Spend Cloud zal op basis van bovengenoemde data nog steeds suggesties tonen.
Het invullen van deze stap is volledig optioneel, het systeem zal ook geen rekening gehouden met eventuele beperkingen of verplichten die kunnen worden afgedwongen door de coderingsmatrix.
Dit onderdeel is momenteel in ontwikkeling en wordt binnenkort beschikbaar.
Stap 3 (4) - Levering
Je bent nu bij de laatste stap van het samenstellen van de dienstorder. Op deze pagina vul je het afleveradres in, aanvullende informatie voor de leverancier met eventueel een referentienummer. Daarna vul je de overige gegevens voor intern in, zoals wie de order mag ontvangen. Je hebt hierbij de keuze uit een medewerker of een ontvangstgroep. Maak een selectie en kies vervolgens de gewenste medewerker of groep. Tot slot kun je een toelichting plaatsen voor intern gebruik, deze toelichting is niet inzichtelijk voor de leverancier.
Ook hier zie je aan de rechterkant van het formulier weer een samenvatting van de order. Indien je de order wilt wijzigen kun je middels het pijltje terug naar de vorige stap. Als je klaar bent klik je op de knop om de order te bevestigen/verzenden. De order zal dan op gebruikelijke wijze verder het proces in worden gestuurd..
Voor applicatiebeheerders
Indien een medewerker niet de knop ziet om een dienst te registreren, of niet de gewenste selectie kan maken kun je onderstaande zaken controleren.
Rechten
Zorg ervoor dat de besteller binnen de rechten waar diens rol op is gebaseerd toegang heeft tot het menu-onderdeel Inkoop / Aanvragen.
Rol/functieprofiel
Controleer in de rol van de medewerker of ten minste de volgende zaken goed zijn ingesteld, houd hierbij rekening met de organisatorische eenheid die de medewerker heeft gekozen:
Als de besteller niet de knop ziet om een dienstorder te registreren op de Aanvragen-pagina, controleer dan de volgende instellingen:
- Orderaanvragen samenstellen: Ja - Als deze instelling op Nee staat mag de gebruiker geen bestellingen plaatsen.
- Handmatige orderaanvraag maken: Ja - Als deze instelling op Nee staat mag de gebruiker geen handmatige orderaanvragen aanmaken en kan er geen dienstorder worden geregistreerd.
Leverancier
Controleer of de leverancier gekoppeld is aan de juiste leveranciersgroep en of de instellingen bij de leverancier goed staan.
Als de besteller wel de knop ziet om een dienstorder te registreren maar niet de gewenste leverancier, controleer dan de volgende instellingen:
- Leveranciersgroepen: Controleer binnen de rol aan welke leveranciersgroepen de besteller is gekoppeld. Als de medewerker wel de knop ziet om een dienstorder te registreren maar niet de gewenste leverancier, kan je aan de hand van deze groepen controleren voor welke leveranciers de medewerker een order mag samenstellen.
- Leverancier: Navigeer naar het menu-onderdeel Applicatiebeheer / Inkoop / Leveranciers. Zoek de betreffende leverancier op, klik rechts van de leverancier op de drie puntjes en vervolgens op 'Leveranciersgroep koppelen'. In dit overzicht zie je aan welke groepen de leverancier is gekoppeld. Vergelijk dit met de leveranciersgroepen in de rol van de gebruiker en koppel waar nodig deze leverancier aan nieuwe leveranciersgroepen. Klik tot slot op 'Opslaan'.
- Instellingen leverancier: Bewerk de leverancier vanuit het menu-onderdeel Applicatiebeheer / Inkoop / Leveranciers. Controleer of de volgende instelling op Ja staan.
- Handmatige orderaanvraag toegestaan - Indien deze instelling niet te kiezen is betreft het waarschijnlijk een OCI-leverancier.
- Order direct versturen
- E-mailadres - Er moet een e-mailadres ingevuld zijn, anders kan de order niet naar de leverancier worden verstuurd.
Achteraf het bedrag wijzigen
Om een medewerker de rechten toe te kennen voor het wijzigen van het bedrag van de dienstorder nadat deze naar de leverancier verzonden is, ga je naar het functieprofiel of de rol-instellingen. Daar kun je, als de optie modulebeheerder inkoop in de rechtenset geactiveerd is, ervoor kiezen om de medewerker aangevraagde orders van andere medewerkers te laten wijzigen eventueel met of zonder een nieuwe beoordeling.
Related Articles
Een order aanmaken vanuit het assortiment
Vanuit de Aanvragen-pagina kun je, indien je daarvoor de juiste rechten hebt, een order aanmaken vanuit een assortiment. In het assortiment-overzicht zie je de artikelen die door jouw organisatie zijn toegevoegd om te bestellen. Artikelen vinden ...Een order aanmaken via een webshop
Vanuit de aanvragen-pagina kun je zien bij welke webshops jij een bestelling kunt plaatsen. Met de beschikbare webshops is door jouw organisatie een koppeling gelegd, zodat je via de Spend Cloud naar de webshop van deze leverancier kunt om een ...Inkoop configinstellingen
In het menu-onderdeel Configinstellingen / Inkoop, vind je instellingen die van toepassing zijn op de module Inkoop. Lees ook dit artikel voor meer informatie over configinstellingen. Zorg dat je weet wat een instelling doet voordat je deze gaat ...Aanvraag nieuwe OCI koppeling
In jouw inkoopproces in de Spend Cloud kan je gebruik maken van OCI-koppelingen. Daarmee maak je vanuit de Spend Cloud een uitstap naar de webshop van een leverancier om jouw orderaanvraag samen te stellen. Deze orderaanvraag wordt vervolgens ...Een order aanmaken op basis van een handmatige orderaanvraag
Afhankelijk van jouw rol en de besteloptie bij een leverancier, is het mogelijk om een orderaanvraag samen te stellen op basis van een handmatige orderaanvraag. Vanuit de aanvragenpagina kun je doorklikken naar 'Handmatige orderaanvraag'. Een nieuwe ...