Een facturenexport terugdraaien
Zodra een factuur is goedgekeurd door de beoordelaar(s) staat deze klaar om geëxporteerd te worden in het menu-onderdeel Exporteren. Het kan zijn dat je een factuur hebt geëxporteerd, maar dat achteraf blijkt dat de factuur tóch nog gewijzigd moet worden in de Spend Cloud. Je kunt dan een facturenexport terugdraaien. In dit artikel leggen we uit hoe je dit doet.
Je kunt ervoor kiezen een hele export met alle facturen die zich daarin bevinden terug te draaien of één of meerdere facturen per stuk terugzetten naar te exporteren.
Let op! Wees voorzichtig met het ongedaan maken van exports in de Spend Cloud. Dit zal namelijk géén aanpassingen maken in het financiële pakket. Facturen zullen daar handmatig verwijderd moeten alvorens je facturen opnieuw exporteert.
Een hele export terugdraaien
Bij een hele export worden álle facturen die zich in de betreffende export bevonden teruggezet naar het menu exporteren. Hiervoor ga je naar Factuurverwerking / Exporteren en klik je vervolgens op de knop 'Exportbestanden'. Door op de drie puntjes aan het einde van de regel te klikken, vind je de optie ‘Export ongedaan maken’:
Alle facturen die zich in deze export bevinden, worden teruggezet in Factuurverwerking / Exporteren. In het financiële pakket is hiermee niks veranderd. Dezelfde facturen moeten daar handmatig verwijderd worden.
Facturen die zijn voorregistreerd in deze export worden ook teruggedraaid en zullen ook niet langer als voorgeregistreerd gekenmerkt zijn. Deze kunnen op gebruikelijke wijze opnieuw aangeboden worden ter voorregistratie, op voorwaarde dat de boekingen worden verwijderd uit het financiële pakket.
De export van facturen per stuk terugdraaien
Je kunt er ook voor kiezen facturen per stuk terug te zetten naar Exporteren. Dit is handig als je bijvoorbeeld één of maar een paar facturen uit een gehele export terug wilt zetten. Hiervoor open je het exportbestand in bovengenoemd menu door op het loepje te klikken en klik je vervolgens achteraan de regel van de betreffende factuur op het pijltje:
De voorregistratie van een individuele factuur terugdraaien
Je kunt er tot slot voor kiezen om de voorregistratie van een individuele factuur terug te draaien. Je kunt binnen het onderdeel Exportbestanden zoeken op een voorregistratie van een export. Je opent vervolgens het exportbestand middels het loepje, als je een stukje naar beneden scrollt zie je alle voorregistraties binnen deze export. Wanneer je de muis over de factuur te beweegt kun je rechts op het pijltje klikken om de voorregistratie ongedaan te maken, zodat de factuur opnieuw ter voorregistratie aangeboden kan worden. Hiervoor dien je wel de voorregistratie uit het financiële pakket te verwijderen. De Spend Cloud mag in de meeste gevallen geen bestaande voorregistratie overschrijven.
Related Articles
Voorregistratie via een webservice
De huidige opzet verzorgt geen optimale aansluiting tussen de Spend Cloud en het financiële systeem, vooral op het vlak van de btw-registratie. De inkoopfactuur wordt namelijk pas aangeboden aan het financiële systeem wanneer deze volledig ...Een bijlage koppelen aan een factuur
Je kunt aan facturen bestanden (bijlagen) koppelen. In dit artikel leggen we uit hoe je een bestand koppelt. Tijdens het coderen Als je een factuur codeert, dan kun je in de factuurkop een bestand toevoegen door op de knop 'Kies een bestand' te ...Een factuur coderen
In het menu Coderen staan alle facturen die verwerkt (gecodeerd) kunnen worden. Door vanuit het overzicht op de regel of op het potlood-icoon te klikken, kom je op de pagina waar je de gegevens van de factuur kunt coderen. Facturen coderen Coderen ...Een factuur definitief afkeuren
Je kunt een factuur op verschillende plekken definitief afkeuren, als je hiervoor de juiste rechten hebt. Het definitief afkeuren van een factuur zorgt ervoor dat deze niet meer bewerkt en/of verder verwerkt kan worden. Let op! Deze actie kan niet ...Een factuur op basis van een contract (automatisch goedkeuren)
Indien jouw organisatie gebruik maakt van de modules Contractbeheer en Factuurverwerking, heeft de crediteurenadministratie de mogelijkheid om facturen te koppelen aan een contract. Zo kun je instellen dat een factuurregel automatisch wordt ...