Uitgangspunten in de inrichting volgens Best Practice

1. Er wordt gewerkt met de Spend Cloud Cards
   
2. Er wordt niet gewerkt met contant geld
   
3. Elke pasmedewerker heeft een eigen telefoon met de Spend Cloud App.
   
4. De pas transacties worden aan het eind van de maand ingediend (afgesloten) beoordeeld door iemand anders dan de pasgebruiker
   

Organisatie, Rollen & Rechten

1. Optie 1: per kostenplaats één pasboek waarbij elke medewerker een eigen pas krijgt op dit pasboek. De medewerkers zien dan wel de transacties van de andere medewerkers op deze kostenplaats maar kunnen alleen met de eigen pas in de winkel of online betalen.
   
2. Optie 2: Per medewerker een eigen pasboek waarbij de medewerkers geen toegang krijgen tot de pasboeken van de andere pasgebruikers op de betreffende organisatorische eenheid.
   
1. Let op: wanneer er voor optie 2 wordt gekozen dan kan er niet met functieprofielen worden gewerkt voor de pasgebruikers. Je zal per pasgebruiker rol moeten aangeven tot welk pasboek de medewerker toegang moet krijgen. Deze optie heeft dus meer applicatiebeheer tot gevolg.
   
1. De beoordelaar rol kan wel via een functieprofiel lopen zodat deze medewerker alle transacties kan inzien en de pasboeken kan beoordelen aan het eind van de maand. 
   

Bankboek

1. Zorg ervoor dat de notificatie binnen het bankboek is ingesteld zodat je tijdig een signaal ontvangt en de saldorekening wordt aangevuld.
   
2. Voor het bankboek een kruisposten kostensoort koppelen zodat de storing voorzien kan worden van een financiële codering.
   

Pasboeken

1. Aan alle pasboeken dezelfde kostensoorten koppelen met verplicht een bijlage (waar mogelijk).
   
1. Koppel alleen de kostensoorten (gebruiksvriendelijk label voor een grootboekrekening) die gebruikt moeten worden door de pasgebruikers. Hoe langer de keuzelijst des te complexer het wordt voor eindgebruikers. Door in de kostensoorten een toelichting erbij te zetten kun je eindgebruikers meer informeren wanneer een bepaald kostensoort wel of niet gebruikt moet worden.
2. Voor alle pasboeken dezelfde oplaadopdrachten inplannen die herhalend terugkomen zodat er altijd saldo beschikbaar is om de pas te gebruiken.
   
1. Standaard 1ste van de maand het pasboek opladen met €500,-
   
1. Uiteraard is dit afhankelijk van het aantal uitgaven dat met de passen gemiddeld gedaan worden, zo zou dit ook een hoger bedrag kunnen zijn (bijv. €1.000,-) en kan het saldo ook elke dag of elke week (bijv. op maandag) worden opgeladen.
   
2. 'Maximaal saldo' veld leeg laten op pasboek niveau (dit is al standaard het geval maar dus niet vullen, de oplaadopdrachten zo inrichten dat er nooit te veel op het pasboek wordt opgeladen)
   
3. Standaard moet 'Beoordelen' & 'Exporteren' op ingeschakeld staan. Op die manier zorg je ervoor dat er aan het eind van de maand een beoordeling wordt gedaan van de uitgaven voordat de mutaties worden doorgezet naar het financiële pakket.
   

Pasinstellingen

Alle passen standaard dezelfde pasinstellingen:

1. Daglimiet van een pas op €2.500,- voor zowel betaalautomaat als online betalingen.
   
1. Dit bedrag kan hoger worden gezet, aansturen op juiste opladingen en niet op daglimieten!
   
2. Daglimiet geldopnames uitgeschakeld (€0,-) zodat er cashless gewerkt wordt.
   
3. Koppel de pas aan een pasboek en stel voor elke pas een aansprakelijk paseigenaar in.
   
1. Zonder aansprakelijke paseigenaar kunnen er geen online betalingen worden bevestigd en kan er geen gebruik worden gemaakt van Apple Pay of Google Pay.
4. Alle landen aanvinken zodat de pas overal gebruikt kan worden waar de de paseigenaar dit nodig acht.
   
1. Let op dat webshops relatief vaak in het buitenland zijn gevestigd. Voor Online betalingen is er een extra bevestiging nodig via de Spend Cloud App. Het geografische risico is nihil.
   

Filters

1. Voor een automatische codering van de uitgaven kunnen er standaard filters worden toegevoegd. Op basis van de omschrijving van de transactie of betaalterminal (Merchant category code (MCC)) kan de transactie standaard worden voorzien van een kostensoort. Probeer hier zoveel mogelijk in de standariseren zodat eindgebruikers alleen nog maar een bijlage/bonnetje hoeven toe te voegen en de rest van de codering al wordt gevuld met standaard waarden.