Een orderaanvraag doen via het menu Aanvragen
Het startpunt van een orderaanvraag begint in het menu ‘Aanvragen’. Op deze pagina word je begeleid bij het doen van een nieuwe bestelling.
Bovenaan de aanvragen-pagina vind je een hulptekst die je meer achtergrondinformatie geeft over het doen van een bestelling via de Spend Cloud. Je kunt deze tekst inklappen door op het kruisje te klikken dat rechtsboven in de hoek van dit blok staat of op het i-icoon. Als je de tekst hebt ingeklapt en toch weer wilt lezen, kun je op het i-icoon klikken om het blok weer tevoorschijn te maken.
Nieuwe aanvraag
Je kunt kiezen uit vier verschillende manieren van bestellen, gemarkeerd in deze afbeelding:
1.) De inkoopafdeling binnen jouw organisatie heeft een assortiment samengesteld van producten waaruit je kunt kiezen.
2.) Je kunt ook handmatig een orderaanvraag samenstellen. Dit geeft je meer vrijheid om een product aan te vragen voor iets waarvan je het bedrag of de leverancier nog niet weet.
3.) Je kunt ook een dienstaanvraag doen. Hierbij kun je middels een formulier binnen een aantal stappen een dienst aanvragen bij de leverancier. In dit artikel lees je meer over het samenstellen van een dienstorder.
4.) Bij sommige leveranciers is het mogelijk de order samen te stellen in de webshop. Hieronder lees je meer informatie over het aanmaken van een webshopbestelling.
Webshopbestelling
Klik je op één van de tegels die je ziet onder 'Webshops', dan word geleid naar de betreffende webshop van de leverancier. In sommige gevallen krijg je eerst een pop-up te zien waar je een afleveradres moet selecteren voor de bestelling. Vervolgens word je verder geleid naar de website van de gekozen leverancier. Ook kan het zijn dat je eerst een administratie moet kiezen voordat je doorgaat naar de betreffende website.
Als je alle gewenste artikelen in de winkelmand op de website van jouw gekozen webshop hebt geplaatst en klikt op bestellen, word je teruggeleid naar de Spend Cloud. De order verstuur je vervolgens in de Spend Cloud. Afhankelijk van waar jouw organisatie voor kiest wordt de order direct verzonden naar de leverancier, of wordt deze beoordeeld door één of meerdere collega's.
Lees ook dit artikel of bekijk het filmpje daar over hoe je een order aanmaakt via een webshop.
De juiste leverancier vinden op basis van categorieën
De inkoopafdeling van jouw organisatie heeft de beschikbare leveranciers onderverdeeld in categorieën. Als je niet direct weet bij welke leverancier je jouw product(en) kunt vinden, kan je navigeren via de categorieën bovenaan de pagina:
Wanneer je met je muis op één van de categorieën gaat staan, wordt er een venster weergegeven met eventuele subcategorieën. Klik je op een categorie, dan kom je op de pagina met de bestelmogelijkheden die beschikbaar zijn voor de leveranciers in deze specifieke categorie. Als jouw organisatie heel veel categorieën heeft, dan passen deze mogelijkerwijs niet op deze pagina. Klik dan aan de rechterkant op de drie puntjes. Alle categorieën worden dan in een verticale lijst zichtbaar.
Zie jij heel veel categorieën (bijvoorbeeld meer dan tien stuks)? Dan adviseren we je met de applicatiebeheerder binnen je organisatie te overleggen of dit beter ingericht kan worden.
De order afronden en indienen
Wanneer je de order hebt aangemaakt via één van bovenstaande drie mogelijkheden, staat de order in je winkelwagen. Het kan het zijn dat je nog wat gegevens moet aanvullen. Hiervoor klik je op het potlood-icoontje aan de rechterkant van de aanvraag. Dit hoef je alleen te doen als je een gele melding ziet met de tekst dat jouw aanvraag nog niet compleet is:
Klik op het potloodje om de order te bewerken. De velden die je nog verplicht moet vullen kun je herkennen aan het sterretje achter de tekst. Bij sommige velden zie je ook een ster-icoon achter het veld. Hiermee kun je aangeven of de ingevulde waarde in dat veld jouw voorkeur heeft. Als het sterretje blauw is, zal de Spend Cloud de waarde in dat veld bij een volgende orderaanvraag alvast voor je invullen.
Als je alle verplichte velden hebt gevuld, klik je bovenaan op 'Opslaan en doorgaan' of 'Opslaan'. Als je kiest voor 'Opslaan' kom je terug in het overzicht van je winkelwagen. Als je kiest voor 'Opslaan en doorgaan', sla je de winkelwagen over en kun je de zojuist bewerkte aanvraag gelijk indienen.
Afhankelijk van de instellingen van jouw organisatie wordt de order nu naar één of meerdere collega's gestuurd om te beoordelen. Het kan ook zijn dat bij het indienen de order meteen naar de leverancier gestuurd wordt. Je kunt de status van de order volgen in het menu 'Orders'.
Related Articles
Een order aanmaken op basis van een handmatige orderaanvraag
Afhankelijk van jouw rol en de besteloptie bij een leverancier, is het mogelijk om een orderaanvraag samen te stellen op basis van een handmatige orderaanvraag. Vanuit de aanvragenpagina kun je doorklikken naar 'Handmatige orderaanvraag'. Een nieuwe ...Een order aanmaken via een webshop
Vanuit de aanvragen-pagina kun je zien bij welke webshops jij een bestelling kunt plaatsen. Met de beschikbare webshops is door jouw organisatie een koppeling gelegd, zodat je via de Spend Cloud naar de webshop van deze leverancier kunt om een ...Een order aanmaken vanuit het assortiment
Vanuit de Aanvragen-pagina kun je, indien je daarvoor de juiste rechten hebt, een order aanmaken vanuit een assortiment. In het assortiment-overzicht zie je de artikelen die door jouw organisatie zijn toegevoegd om te bestellen. Artikelen vinden ...Een foutmelding over het procuratieschema bij het indienen van een order
Het kan gebeuren dat een besteller bij het indienen van een orderaanvraag de volgende foutmelding ziet: Er is geen rol aangemaakt waarvan de procuratie volstaat om de order van leverancier X te voltooien. In dit artikel leggen we je uit wat je als ...Wat kan ik als applicatiebeheerder doen als een gebruiker problemen ervaart bij het aanmaken van dienstorders?
Indien een medewerker niet de knop ziet om een dienst te registreren, of niet de gewenste selectie kan maken kun je onderstaande zaken controleren. Daarnaast lees je onderaan dit artikel hoe je de functionaliteit per rol in- of uitschakelt. Rechten ...