Kas & Pas - De notificatiemails binnen de Spend Cloud
Binnen de Spend Cloud worden er per module verschillende soorten notificatie-e-mails verstuurd naar de desbetreffende medewerkers. Sommige notificaties zijn informerend, andere notificatiemails zullen de medewerker tot actie laten overgaan. In dit artikel worden alle notificaties van de Kas & Pas-module toegelicht. Voor medewerkers is het niet mogelijk om de notificaties uit te schakelen, wel kun je als beheerder bepaalde notificaties uitschakelen indien gewenst. Wanneer je als beheerder van de omgeving deze notificaties uitzet, is dit van toepassing voor de gehele omgeving.
Alle notificatie-e-mails zijn terug te vinden in de Spend Cloud onder Applicatiebeheer / Algemeen / E-mails. Wil je weten hoe een specifieke e-mail eruit ziet? Beweeg in dit menu met je muis over een e-mail en klik rechts op het envelopje. Je kunt hier jouw e-mailadres invoeren om een testbericht te ontvangen.
Notificatie-instellingen beheren
In de Spend Cloud zien de configuratie-instellingen er zo uit voor de Kas & Pas-module:
Je komt in dit te menu door als beheerder te navigeren naar: Applicatiebeheer / Configuratie instellingen / Kas & Pas.
In de configuratie-instellingen kan de frequentie van bepaalde notificaties worden ingesteld door de applicatiebeheerder. Wanneer je de configuratie-instellingen niet ziet binnen het applicatiebeheer, kan dit te maken hebben met je rechtenset.
Bij sommige Spend Cloud-omgevingen zal de configuratie-instelling beschikbaar zijn in de Spend Cloud, bij andere Spend Cloud-omgevingen staat dit (nog) niet ingeschakeld en kan hierbij de hulp van de supportafdeling (support@proactive.nl) nodig zijn voor inzage en/of wijzigingen).
Notificaties voor gebruikers
- Boek verantwoorden en afsluiten (aan- of uit te schakelen in de configuratie-instellingen, tevens in te stellen naar welke gebruikers deze e-mail wordt gestuurd, incl. de frequensie)
Als er boeken klaarstaan voor een medewerker om af te sluiten, ontvangt de medewerker een notificatiemail.
TIP: Het advies om de eerste notificatie-termijn op '0' te zetten en de eerste herinnering op '5' of '7'. Je krijgt dan een waarde zoals, '0,7,14,21'. Via deze manier krijgt een medewerker direct de eerste dag van de volgende periode een notificatie dat er een boek afgesloten moet worden.- Boek beoordelen
Zodra er een periode in een boek afgesloten wordt, ontvangt de verantwoordelijke hiervan een notificatie dat er periodes klaar staan om beoordeeld te worden. Een beoordelaar ontvangt altijd slechts één notificatiemail per dag zolang deigene niet inlogt in de Spend Cloud. Logt de beoordelaar na het ontvangen van de notificatie in en logt diegene daarna uit, dan wordt de teller gereset.
- Boek afgekeurde periode
De boek verantwoordelijke/beoordelaar heeft de mogelijkheid om een boek periode af te keuren. Wanneer dit plaatsvindt, ontvangt de pasverantwoordelijke een notificatie om de periode te corrigeren en opnieuw in te dienen.
- Herinnering 'openstaande acties' (aan- of uit te schakelen in de configuratie-instellingen, inclusief de frequentie)
Naast de eerste notificatiemail kun je ook een frequentie voor een herinneringsmail instellen voor de openstaande acties. In bovenstaand voorbeeld is er gekozen om na elke verstrekte week (tot max. 4 weken) na de originele mail een herinnerings-e-mail te versturen van de openstaande acties die nog niet zijn uitgevoerd. - Geweigerde transactie
Wanneer een transactie met een Spend Cloud Card wordt geweigerd, krijgt de gebruiker, naast een pushnotificatie via onze app, ook een e-mail met de reden van weigering toegelicht. Dit helpt de gebruiker om een soortgelijke situatie in de toekomst te voorkomen en niet in de winkel voor verrassingen komen te staan. - Nieuwe bankmutaties aan- of uit te schakelen in de configuratie-instellingen)
Wanneer er gewerkt wordt met een ander bankboek dan een Spend Cloud Card bankboek of een bunq bankboek, dan kan het zijn dat er bankbestanden worden geïmporteerd. Zodra er dan nieuwe bankmutaties ingelezen worden door de financiële administratie, ontvangt de medewerker gekoppeld aan het bankboek een notificatie dat er nieuwe mutaties zijn om te verantwoorden. - Saldo in het boek verhoogd
Zodra er een oplading in het boek is gedaan zal de medewerker die is gekoppeld aan de boek hier een notificatiemail over ontvangen.
Dit is een eenmalige notificatie die gekoppeld is per oplading. - Ingesteld limiet voor kostensoort overschreden
Het is mogelijk om binnen een kostensoort een notificatielimiet in te stellen. Wanneer het ingestelde limiet voor een specifiek kostensoort overschreden is door de gecodeerde boekingen, ontvangt de ingestelde medewerker (verantwoordelijke / kas-administratie of beide) een notificatie. Dit is een eenmalige notificatie en is gekoppeld aan de actie van het overschrijden van het limiet de kostensoort. - Nieuwe transactie
Wanneer een medewerker een nieuwe transactie voltooid met de pas, ontvangt de medewerker hier een notificatie van. Het is een notificatie die gebonden is aan elke nieuwe transactie.
- Bevestiging nieuwe pincode voor pas
Zodra een medewerker de pincode van de pas wijzigt (via de webversie of via de app) ontvangt de medewerker hiervan een notificatie. Het is een eenmalige notificatie en staat gebonden aan de actie van het opnieuw instellen van een pincode. Elke medewerker die is aangewezen als de pasmanager in de rol, zal deze notificatie ontvangen. Zo wordt voorkomen dat medewerkers voor verrassingen komen te staan in de winkel, omdat de pincode door een andere gebruiker is gewijzigd.
Notificaties voor beheerders
- Live bankboek aanvullen
Zodra het saldo van het bankboek lager is dan een bepaald bedrag (dit kan per klant verschillen, aangezien dit bedrag bij de 'geavanceerde opties' onder de instellingen van het bankboek ingesteld kan worden) wordt er een notificatie gestuurd naar het daarvoor gekozen e-mailadres. Het is een eenmalige notificatie om de medewerker aan te sturen om het saldo weer aan te vullen. Deze notificatie moet per live bankboek ingesteld worden door het bankboek te bewerken en dan onder 'Geavanceerde instellingen' onderstaande velden te vullen. - Spend Cloud Cards komen te vervallen
Alle Spend Cloud Cards hebben een vervaldatum. 60 dagen vantevoren krijgen applicatiebeheerders een e-mail waarin zij worden geïnformeerd dat deze passen komen te vervallen. Daarin worden passen die binnen 30 dagen komen te vervallen ook genoemd. Beheerders worden zo tijdig geïnformeerd dat er nieuwe passen moeten worden aangevraagd. Tot slot wordt in deze e-mail ook de passen genoemd die in de laatste 20 dagen zijn komen te vervallen.
- Actie vereist op de saldorekening
Adyen, onze partner waar jullie saldorekening is ondergebracht, is verplicht om regelmatig de gegevens omtrent jullie organisatie te controleren. Zo checken zij bijvoorbeeld of alle benodigde documenten aanwezig en up to date zijn. Wanneer dat niet het geval is, en dit wordt niet tijdig aangeleverd, zijn zij wettelijk verplicht de rekening te blokkeren. Een notificatie wordt gestuurd om de beheerder tijdig te informeren dat er actie is vereist op de saldorekening.
Related Articles
Kas & Pas configinstellingen
In het menu-onderdeel Configinstellingen / Kas & Pas, vind je instellingen die van toepassing zijn op de module Kas & Pas. Lees ook dit artikel voor meer informatie over configinstellingen. Zorg dat je weet wat een instelling doet voordat je deze ...Toolkit voor het gebruik van de Spend Cloud Cards
Handige informatie bij het gebruik van de Spend Cloud Cards Geef medewerkers betaalvrijheid met een slimme betaalpas met eigen saldo en houd zelf de touwtjes in handen. Medewerkers doen eenvoudig aankopen, vermijden ingewikkelde declaratieprocessen ...Rollen, rechten en functieprofielen voor Kas & Pas
Het rollen-overzicht is terug te vinden in het Applicatiebeheer van het menu-onderdeel Organisatie. Het overzicht geeft inzicht in alle rollen binnen de Spend Cloud. In een rol is vastgelegd welke rechten een medewerker heeft op een bepaalde ...Wat kun je met de module Kas & Pas?
Uitgaven met contant geld, pintransacties en online betalingen zijn vaak kleinschalige en incidentele uitgaven die buiten een Inkoopafdeling om gebeuren. Uitgaven die met contant geld zijn gedaan, worden opgeschreven in het kasboek. Pinuitgaven staan ...Hoe werkt online (digitaal) bankieren met Kas & Pas?
Ben jij benieuwd of je bijvoorbeeld via een betaalverzoek kunt betalen met de Spend Cloud? Dan geven we je in dit artikel graag meer informatie. Op welke manieren kan ik betalen met de module Kas & Pas? Afhankelijk van welke rechten jij hebt, kan je ...