Kas & Pas - De notificatiemails binnen de Spend Cloud
Binnen de Spend Cloud worden er per module verschillende soorten notificatiemails verstuurd naar de desbetreffende medewerkers. Sommige notificatiemails zijn informerend, andere notificatiemails zullen de medewerker tot actie laten overgaan. In dit artikel zullen alle notificaties van de Kas & Pas module worden toegelicht. Voor medewerkers is het niet mogelijk om de notificaties uit te schakelen, wel kun je als beheerder bepaalde notificaties uitschakelen indien gewenst. Wanneer je als beheerder van de omgeving deze notificaties uitzet, is dit van toepassing voor de gehele omgeving.
In de Spend Cloud kan de kunnen de configuratie-instellingen er zo uit zien voor de Kas & Pas module, je komt hier door te navigeren naar: Applicatiebeheer -> Configuratie instellingen -> Kas & Pas
In de configuratie instellingen van de Spend Cloud kan de frequentie van bepaalde notificaties worden ingesteld door de applicatiebeheerder. Wanneer je de configuratie-instellingen niet ziet binnen het applicatiebeheer, kan dit te maken hebben je rechten-set.
Bij sommige Spend Cloud omgevingen zal de configuratie-instelling beschikbaar zijn in de Spend Cloud, bij andere Spend Cloud-omgevingen staat dit (nog) niet ingeschakeld en kan hierbij de hulp van de supportafdeling (support@proactive.nl) nodig zijn voor inzage en/of wijzigingen).
Notificaties
- Boek verantwoorden en afsluiten
Als er boeken klaarstaan voor een medewerker om af te sluiten, ontvangt de medewerker een notificatiemail.
TIP: Het advies om de eerste notificatie termijn op '0' te zetten en de eerste herinnering op '5' of '7'. Je krijgt dan een waarde zoals, '0,7,14,21'. Via deze manier krijgt een medewerker direct de eerste dag van de volgende periode een notificatie dat er een boek afgesloten moet worden.- Boek beoordelen
Zodra er een periode in een boek afgesloten wordt, ontvangt de verantwoordelijke hiervan een notificatie dat er periodes klaar staan om beoordeeld te worden. Een beoordelaar ontvangt altijd slechts één notificatiemail per dag zolang deigene niet inlogt in de Spend Cloud. Logt de beoordelaar na het ontvangen van de notificatie in en logt diegene daarna uit, dan wordt de teller gereset.
- Boek afgekeurde periode
De boek verantwoordelijke/beoordelaar heeft de mogelijkheid om een boek periode af te keuren. Wanneer dit plaatsvindt, ontvangt de pasverantwoordelijke een notificatie om de periode te corrigeren en opnieuw in te dienen.
- Herinnering 'openstaande acties'
Naast de eerste notificatiemail kun je ook een frequentie voor een herinneringsmail instellen voor de openstaande acties. In bovenstaand voorbeeld is er gekozen om na elke verstrekte week (tot max. 4 weken) na de originele mail een herinnerings-e-mail te versturen van de openstaande acties die nog niet zijn uitgevoerd.
- Nieuwe bankmutaties
Wanneer er gewerkt wordt met een ander bankboek dan een Spend Cloud Card bankboek of een bunq bankboek, dan kan het zijn dat er bankbestanden worden geïmporteerd. Zodra er dan nieuwe bankmutaties ingelezen worden door de financiële administratie, ontvangt de medewerker gekoppeld aan het bankboek een notificatie dat er nieuwe mutaties zijn om te verantwoorden. - Pas opgeladen
Zodra het saldo van een pas is opgeladen, zal de medewerker die is gekoppeld aan de pas hier een notificatiemail over ontvangen.
Dit is een eenmalige notificatie die gekoppeld is per oplading. - Ingesteld limiet voor kostensoort overschreden
Wanneer het ingestelde limiet voor een specifiek kostensoort overschreden is, ontvangt de ingestelde medewerker (verantwoordelijke / kas-administratie of beide) een notificatie.
Dit is een eenmalige notificatie en is gekoppeld aan de actie van het overschrijden van de kostensoort.
- Nieuwe transactie
Wanneer een medewerker een nieuwe transactie voltooid met de pas, ontvangt de medewerker hier een notificatie van. Het is een notificatie die gebonden is aan elke nieuwe transactie. - Live bankboek aanvullen
Zodra het saldo van het bankboek lager is dan een bepaald bedrag (dit kan per klant verschillen, aangezien dit bedrag bij de 'geavanceerde opties' onder de instellingen van de saldorekening ingesteld kan worden). Het is een eenmalige notificatie om de medewerker aan te sturen om het saldo weer aan te vullen. Deze notificatie moet per live bankboek ingesteld worden door het bankboek te bewerken en dan onder 'Geavanceerde instellingen' onderstaande velden te vullen. - Bevestiging nieuwe pincode voor pas
Zodra een medewerker de pincode van de pas wijzigt (via de webversie of via de app) ontvangt de medewerker hiervan een notificatie.
Het is een eenmalige notificatie en staat gebonden aan de actie van het opnieuw instellen van een pincode.
Related Articles
Kas & Pas configinstellingen
In het menu-onderdeel Configinstellingen / Kas & Pas, vind je instellingen die van toepassing zijn op de module Kas & Pas. Lees ook dit artikel voor meer informatie over configinstellingen. Zorg dat je weet wat een instelling doet voordat je deze ...Toolkit voor het gebruik van de Spend Cloud Cards
Handige informatie bij het gebruik van de Spend Cloud Cards Geef medewerkers betaalvrijheid met een slimme betaalpas met eigen saldo en houd zelf de touwtjes in handen. Medewerkers doen eenvoudig aankopen, vermijden ingewikkelde declaratieprocessen ...Wat kun je met de module Kas & Pas?
Uitgaven met contant geld, pintransacties en online betalingen zijn vaak kleinschalige en incidentele uitgaven die buiten een Inkoopafdeling om gebeuren. Uitgaven die met contant geld zijn gedaan, worden opgeschreven in het kasboek. Pinuitgaven staan ...Hoe werkt online (digitaal) bankieren met Kas & Pas?
Ben jij benieuwd of je bijvoorbeeld via een betaalverzoek kunt betalen met de Spend Cloud? Dan geven we je in dit artikel graag meer informatie. Op welke manieren kan ik betalen met de module Kas & Pas? Afhankelijk van welke rechten jij hebt, kan je ...Rollen, rechten en functieprofielen voor Kas & Pas
Het rollen-overzicht is terug te vinden in het Applicatiebeheer van het menu-onderdeel Organisatie. Het overzicht geeft inzicht in alle rollen binnen de Spend Cloud. In een rol is vastgelegd welke rechten een medewerker heeft op een bepaalde ...