Kas & Pas configinstellingen

Kas & Pas configinstellingen

In het menu-onderdeel Configinstellingen / Kas & Pas, vind je instellingen die van toepassing zijn op de module Kas & Pas. Lees ook dit artikel voor meer informatie over configinstellingen.
Alert
Zorg dat je weet wat een instelling doet voordat je deze gaat wijzigen. Tijdens een implementatie kun je altijd contact opnemen met jouw Visma | ProActive Consultant voor advies. Als een module al geïmplementeerd is, kun je terecht bij onze Supportafdeling.

Info
Als je een instelling hebt gewijzigd en op ‘Opslaan’ hebt geklikt, zul je nog moeten uitloggen en weer inloggen om de wijziging te activeren. Dit doe je door rechtsboven in de Spend Cloud op je naam te klikken, vervolgens klik je op Afmelden. Als je daarna opnieuw inlogt, zie je jouw doorgevoerde wijziging terug in jouw Spend Cloud omgeving. Dit geldt ook voor andere gebruikers.

Onderstaande instellingen zijn momenteel zichtbaar in de Spend Cloud, de meeste hiervan kun je zelf bewerken, maar een aantal ook niet. Ons doel is om zoveel mogelijk instellingen beschikbaar te maken om te kunnen bewerken in de Spend Cloud. Op dit moment is dit nog niet bij alle instellingen mogelijk, bijvoorbeeld omdat er een database wijziging vereist is, of een instelling alleen werkt in combinatie met andere instellingen of externe koppelingen. We zullen dit zoveel als mogelijk per instelling proberen te beschrijven.

001 - Periode sluiten
Met deze instelling geef je aan of er met met periodes van weken of maanden wordt gewerkt. Deze instelling kan enkel omgezet worden door de support-afdeling.

077 - Periode administratief  afsluiten
Hiermee geef je aan of het bankboek administratief gesloten kan worden zonder alle boekingen te hoeven coderen. Dit maakt het makkelijker de gekoppelde pasboeken te sluiten. Let op; na het administratief sluiten van het bankboek, kunnen er geen boekingen meer toegevoegd / gewijzigd of verwijderd worden.

134 - Periode sluiten na einde periode
Deze instelling is standaard ingeschakeld en zorgt ervoor dat periodes enkel afgesloten kunnen worden nadat de periode is beëindigd.

002 - Koppelen van bank en voorschotten
Met deze instelling is het mogelijk om bank-voorschotten te koppelen aan kas-voorschotten.

003 - Gedrag bij  heropenen periode
Deze instelling staat standaard ingeschakeld omdat het heropenen van periodes anders verschillen kan veroorzaken.

043 - Boekingen in de toekomst
Met deze instelling maak je het  mogelijk om boekingen in de toekomst te kunnen toevoegen. Dit geldt alleen voor kasboekingen omdat bank- en pasmutaties geïmporteerd worden.

048 - Boeken per adminsitratie exporteren
Deze instelling geldt enkel voor omgevingen die gebruik maken van meerdere administraties. Wanneer ingeschakeld, kan er per batch enkel boeken van één administratie geëxporteerd worden. Afhankelijk van welk financieel er gebruik gemaakt wordt, kan deze instelling omgezet worden.

005 - btw
Met deze instelling geef je aan of er btw geboekt wordt. Wanneer dit is ingeschakeld, moeten de btw-codes aan de boeken gekoppeld worden.

062 - Naam btw-code
Met deze instelling geef je aan of de naam van de btw-code wel of niet zichtbaar moet zijn in overzichten. De code wordt standaard getoond in overzichten zoals 'boekingen' en 'archief' en met het inschakelen van deze instelling zal de code ook zichtbaar zijn in de overige overzichten.

006 - Kastelling download
Hiermee maak je het mogelijk om na het sluiten van de periode een kastelling te downloaden als pdf bestand, deze kan bijvoorbeeld ondertekend worden door een medewerker.

028 - Uitgifte boeking download
Bij een uitgifte boeking van het ene kasboek naar een ander kasboek kun je hier aangeven of het mogelijk is de boeking te downloaden als pdf zodat deze ondertekend kan worden door een medewerker.

088 - Balansverslag
In het Archief van de module Kas&Pas kan je het Balansverslag downloaden via de knop 'Kostenplaatsensaldo'. De knop is enkel beschikbaar wanneer deze instelling is ingeschakeld. 



007 - Boekingen download
Wanneer deze instelling is ingeschakeld, kan je na het sluiten van een kasperiode de betreffende boekingen downloaden als pdf. 

111 - Lettergrootte
Geef hier de lettergrootte aan van de tekst in de te downloaden bestanden.

122 - Bijlage bij boekingen
Met deze instelling kun je inschakelen of het mogelijk is om een bijlage toe te voegen bij boekingen. Er kan in de webversie maximaal één bijlage toegevoegd worden per boeking.

125 - Kostenplaats beschikbaar bij tegenrekeningmutaties
Als deze instelling is ingeschakeld, kun je een kostenplaats toevoegen bij een boek voor tegenrekeningmutaties in het exportbestand. Deze instelling kan alleen ingeschakeld worden als er per boek een tegenrekening is ingesteld.

030, 040, 045, 058, 060 - Bank import
Met deze instellingen maak je het mogelijk om een import te kunnen doen van bankmutaties en met welke voorwaarden deze import gedaan wordt. 

061 - Bankmutatie naar pasboek sturen
Met deze instelling maak je het mogelijk om bankmutaties naar een pasboek te versturen zodat deze door een pasmedewerker (zonder toegang tot bankboeken) de boeking toch kan coderen. Er moet wel een systeemkostensoort aangemaakt worden voor dit soort mutaties.

Wanneer deze instelling is ingeschakeld, is er een extra submenu binnen de module Kas&Pas beschikbaar. Dit submenu heet 'collectief coderen' en geeft een overzicht van alle te coderen boekingen.

Wanneer deze instelling is ingeschakeld, is er een extra submenu binnen de module Kas&Pas beschikbaar. Dit submenu heet 'collectief afsluiten' en geeft een overzicht van alle te sluiten periodes.

113 - Standaard selectie 'collectief afsluiten'
Wanneer collectief afsluiten is ingeschakeld, geef je middels deze instelling aan wie dit mag doen (Kas&Pas medewerker, cliënt, geen)

067 - Kas import
Met deze instelling maak je het mogelijk om een import te kunnen doen van kasmutaties. 

080 - Prepaid passen
Hiermee geef je aan of prepaid passen gebruikt worden.

132 - Pas- en kastransacties
Hiermee geef je aan of de registratie van pas- en kasboekingen in één boek kunnen.

136 - Mastercards
Hiermee geef je aan of er Mastercards (creditcards) besteld kunnen worden.

137 - Taalinstelling voor de Spend Cloud Cards / bunq passen

Wanneer instelling 132 is ingeschakeld dan moeten geldopnames ook verantwoord worden.

090 - Bank- en kassaldo gebruiken voor berekenen oplaadopdracht
Wanneer deze instelling is ingeschakeld, worden zowel het banksaldo als het kassaldo meegenomen in de berekening bij het opladen van het saldo van boeken.

082 - Aantal dagen voor oplaadopdrachten
Met het inschakelen van deze instelling, kan aangegeven worden tot hoeveel dagen in de toekomst een oplaadopdracht ingepland mag worden. 

Met deze instelling kun je aangeven hoe de passen opgeladen worden. Voor bunq en adyen passen zal de automatische optie standaard geselecteerd zijn.

Budgetten
013, 133 en 123
Hier kun je aangeven of je wilt werken met een budget voor de module Kas & Pas. In het Archief menu zal er dan een budget-overzicht beschikbaar zijn 

009, 039, 065, 066, 070 t/m 074, 079, 124, 102,  099, 100, 063, 041, 042, 093, 094, 044, 114, 092, 127, 101, 109, 115, 103 t/m 108
Als jouw organisatie werkt met cliëntuitgaven die worden geregistreerd in de Spend Cloud, kan je hier aangeven welke instellingen je daarvoor wilt gebruiken. 

068 - Cliëntfacturen
Deze mogelijkheid zijn we aan het uitfaseren. Dit houdt in dat we geen updates / verbeteringen meer doorvoeren in dit onderdeel en dit ook niet beschikbaar stellen voor nieuwe klanten of inschakelen voor bestaande klanten.

SEPA betalingen
022 t/m 024 en 096 t/m 098
Hier kan je instellingen bewerken voor betalingen binnen de SEPA-landen. 

026 - Omschrijving boekingen
Hier kan je aangeven wat het maximaal aantal tekens mag zijn in het omschrijvingsveld van een boeking. Afhankelijk van het financiëel pakket, zit hier al een beperking op. 
 
Notificaties
031 t/m 036, 046, 051 en 055
Met deze instellingen kan je aangeven of er notificaties en herinneringen gestuurd moeten worden naar gebruikers. Je kunt hierbij ook de tekst in de e-mails/notificaties invullen.

Spend Cloud Expense: Kas & Pas en Declareren gecombineerd

Spend Cloud Expense combineert slimme betaalpassen voor medewerkers met een declaratieproces voor uitzonderingen. Passen als het kan, declareren als het moet. Zo hebben medewerkers betaalgemak en heeft Finance controle over uitgavenprocessen. Ontdek Spend Cloud Expense en zeg gedag tegen een foutgevoelig en arbeidsintensief declaratieproces.

    • Related Articles

    • Rollen, rechten en functieprofielen voor Kas & Pas

      Het rollen-overzicht is terug te vinden in het Applicatiebeheer van het menu-onderdeel Organisatie. Het overzicht geeft inzicht in alle rollen binnen de Spend Cloud. In een rol is vastgelegd welke rechten een medewerker heeft op een bepaalde ...

    • Gebruikershandleiding Kas & Pas - Pasbeheer, boekingen en beoordelen (Pasmedewerker en pasverantwoordelijke)

      In deze handleiding wordt je verwezen naar verschillende pagina’s binnen de Spend Cloud Portal. Als je ze stapsgewijs volgt, krijg je een volledig beeld van hoe je als pasmedewerker kunt werken met een gecombineerd pasboek en hoe je als ...

    • Een nieuwe bunq-pas aanvragen

      Je kunt vanuit Spend Cloud direct één of meerdere bunq-passen aanvragen indien dit de kaarten zijn waarmee jouw organisatie betaalt. In dit artikel leggen we uit hoe je dit doet. Let wel op: als je graag Spend Cloud Cards wilt bestellen in plaats van ...

    • Hoe werkt online (digitaal) bankieren met Kas & Pas?

      Ben jij benieuwd of je bijvoorbeeld via een betaalverzoek kunt betalen met de Spend Cloud? Dan geven we je in dit artikel graag meer informatie. Op welke manieren kan ik betalen met de module Kas & Pas? Afhankelijk van welke rechten jij hebt, kan je ...

    • Een pas (definitief) blokkeren

      Een bunq-pas of Spend Cloud Card kan zowel door de medewerker als door de applicatiebeheerder geblokkeerd worden. Blokkering door een pas-medewerker Een medewerker kan een pas alleen tijdelijk blokkeren en heeft nooit de rechten deze definitief te ...