Geef medewerkers betaalvrijheid met een slimme betaalpas met eigen saldo en houd zelf de touwtjes in handen. Medewerkers doen eenvoudig aankopen, vermijden ingewikkelde declaratieprocessen en houden tijd over voor kerntaken. Dat terwijl de administratie alle instellingen, zoals budgetten, betaalmogelijkheden, pincodes en toegang tot de passen in eigen beheer heeft.
Veel beheer is er binnen Kas & Pas niet nodig, maar als Applicatiebeheerder van de Spend Cloud ben je er toch zoet mee. De hoeveelheid vragen van collega’s kan flink oplopen en kost veel tijd. Met deze toolkit hopen we je daar een handje bij te helpen, zodat jij meer tijd overhoudt voor andere belangrijke taken.
Met kant en klare antwoorden kan je gebruikers goed en snel helpen. Hier helpen we je graag bij!
Heb je een account in Spend Cloud nodig om de Spend Cloud Card te gebruiken?
Nee, die heb je niet nodig. Als je de pas in jouw bezit hebt en de pincode weet ben je ‘ready to go’. Het beheer van de passen en het kunnen inzien van de betalingen wordt wel in Spend Cloud gedaan. Daar heb je vanzelfsprekend wel een account voor nodig.
Ik heb een Spend Cloud Card, kan ik mijn betalingen ook verantwoorden in de app?
Dit kan zeker. Je kunt de app in de Playstore of AppStore downloaden. Connect jouw account en je kunt beginnen met het verantwoorden van betalingen. Je scant eenvoudig je bonnetje en voegt de financiële codering toe.
Er is maar één werktelefoon
Dit hoeft geen probleem te zijn, het vergt alleen wat meer afstemming met de collega’s die deze telefoon ook gebruiken. Bonnetjes kan je scannen als je terug bent op locatie, mede als de boeking verantwoorden. Het enige waar je op moet letten is dat als je een online betaling hebt gedaan, je de telefoon nodig hebt om de betaling te bevestigen. Let hierbij wel op, dat wanneer meerdere mensen hetzelfde apparaat gebruiken, het wenselijk is om onder jouw eigen account in te loggen.
Ik heb geen werktelefoon hoe kan ik dan mijn bonnetjes uploaden?
Als je geen werktelefoon hebt waar je de bonnetjes mee kan scannen, installeer de app dan op je eigen telefoon. Als het niet gewenst om de app op je eigen telefoon te installeren, kun je het bonnetje naar jezelf e-mailen en de boeking vervolgens op de webversie van Spend Cloud verantwoorden.
Bij een betaling krijg ik een foutmelding. Hoe kan ik zien wat er fout gaat?
Wanneer een pinbetaling fout gaat, laten de meeste pinautomaten een foutmelding zien. Mocht je de foutmelding hebben gemist, dan is deze ook zichtbaar in de webversie van Spend Cloud. Voor nu is het nog niet mogelijk dit in de app te bekijken.
Mocht een betaling niet lukken omdat de pinautomaat Mastercard niet accepteert, dan kan jij dit Portal artikel bekijken voor een eventuele workaround.
Kan ik mijn Spend Cloud Card gelijk gebruiken?
Wanneer je jouw Spend Cloud Card hebt ontvangen, kan je deze gelijk gebruiken. De pas is al geactiveerd en er is ook al een pincode ingesteld. Mocht de pas toch niet zijn geactiveerd, dan kan je dit zelf doen via het overzicht ‘Passen’ of in de Spend Cloud app. Je kunt in datzelfde overzicht ook de pincode bekijken en indien wenselijk aanpassen.
Let op! Bij het eerste gebruik van de pas dien je de pas in de pinautomaat te steken. Het contactloos betalen werkt dan nog niet. Na de eerste transactie, kan je wel contactloos betalen.
Kan ik gelijk online betalingen doen?
Allereerst moeten online betalingen zijn geactiveerd voor jouw Spend Cloud Card. Indien dit het geval is, dien je online betalingen bevestigen in te schakelen via de Spend Cloud app. Dit is een verificatie-manier waardoor je veilig online betalingen kan doen. Je krijgt hierbij een pushmelding op jouw telefoon om een online betaling goed te keuren in de Spend Cloud app.
Waarom werkt mijn pas niet bij een webshop?
Er kunnen meerdere redenen zijn:
Online betalingen is niet geactiveerd voor jouw Spend Cloud Card
Het land van het domein van de webshop is niet geactiveerd voor jouw Spend Cloud Card. Wanneer een webshop bijvoorbeeld in Ierland is gevestigd en dit land is niet geaccepteerd voor online betalingen, dan wordt de betaling niet doorgevoerd. Het land moet dan eerst worden geactiveerd.
Er staat niet genoeg limiet op de pas of de rekening om de betaling door te voeren.
In de app kan je zien welke toegestane landen zijn geactiveerd. Binnenkort kan je ook het beste contact opnemen met jouw applicatiebeheerder.
Welke betaalmethode moet ik selecteren voor online betalingen?
Bij het afronden van de betaling kies je voor de creditcard-betaalmethode. Je hebt het 16-cijferig-creditcardnummer en de vervaldatum van de pas nodig. Deze staan op de voorkant van je Spend Cloud Card. Ook wordt er gevraagd om de CVC-code; deze staat op de achterkant van je pas. Deel deze gegevens niet met anderen. Je kan de bestelling nu afronden, mits er om een bevestiging in de Spend Cloud app wordt gevraagd.
Kan ik een boeking ook splitsen in de Spend Cloud app?
Bij het verantwoorden van een boeking in de Spend Cloud app kan je de boeking niet splitsen. Dit doe je als je bijvoorbeeld in de supermarkt niet alleen boodschappen hebt gedaan, maar ook tijdschriften hebt gekocht. Dan dien je de kosten meestal op twee verschillende kostensoorten te boeken. Mocht je een boeking willen splitsen, voeg de bon dan toe via de Spend Cloud app en verantwoord de boeking verder in de Spend Cloud web versie.
Hoe stel ik online betalingen bevestigen via de Spend Cloud app in om veilig online betalingen te kunnen doen?
Dit kunnen we het beste uitleggen via een Portal artikel speciaal hiervoor geschreven. Deze vind je hier.
Wat is mijn betaallimiet?
In de Spend Cloud app kan je zien wat de limiet op jouw pas is. Hier kan je tevens zien welke landen zijn toegestaan om betalingen te doen.
Als ik een betaling doe op een pinautomaat krijg ik de keuze tussen Maestro en Mastercard. Welke keuze moet ik maken?
Als je bij een betaling de keuze krijgt, kies dan voor Mastercard.
Sommige pinautomaten accepteren echter geen Mastercard. Je selecteert dan de gele correctie knop en kiest dan alsnog voor Maestro. Gebruik dit Portal artikel voor meer informatie.
Maak goede werkafspraken binnen de organisatie
Werkafspraken over het gebruik van Spend Cloud Cards zijn natuurlijk voor iedere organisatie anders. Wat de afspraken ook zijn, zorg dat iedereen binnen de organisatie goed op de hoogte is. Laat je de eindgebruiker alleen de bon uploaden en doet de administratie de financiële verantwoording? Geef je de eindgebruiker alle regie en moet de volledige betaling door deze collega worden verantwoord?
Wat de werkwijze ook is, zorg dat de opties binnen Kas & Pas niet te uitgebreid zijn. Geef de gebruiker bijvoorbeeld toegang tot één kostenplaats, zorg dat er filters zijn ingesteld en laat niet teveel kostensoorten zien. Hoe minder opties er voor de gebruiker zijn, hoe minder fouten er gemaakt zullen worden bij de financiële verantwoording.
Wil je een keer samen met een Consultant naar de indeling van jullie omgeving kijken en kijken waar er te optimaliseren valt? Vraag dan hier een optimalisatiesessie aan.
Stel filters in om betalingen automatisch te laten coderen
Als collega’s zonder financiële achtergrond boekingen gaan verantwoorden, is er ruimte voor fouten. Dit wil je als applicatiebeheerder natuurlijk zo klein mogelijk houden. De Spend Cloud biedt een optie om boekingen automatisch te laten verantwoorden door vooraf de codering al in te stellen. Dit doe je door middel van een filter. Vooraf stel je herkenbare termen in en als Spend Cloud die herkent wordt de codering toegepast. Vaak gebeurt dit op basis van MCC codes. Meer weten over filters? Bekijk dan dit webinar. Meer weten over MCC codes? Lees dan dit Portal artikel.
Hoeveel vrijheid geef ik mijn collega’s om uitgaven te doen?
Als jullie nadenken over de werkafspraken komt dit vast en zeker aanbod: “Hoeveel vrijheid geven wij onze collega’s met de passen?”
De vraag is, hoe streng wil je zijn? Wat zijn de voor- of nadelen hiervan? Wat wij bij veel klanten zien is dat er ‘niet heel moeilijk wordt gedaan’ over uitgaven onder de 50 euro. De controle op boekingen onder dit bedrag kost meer tijd dan de kans dat er iets fout gaat. Mocht de codering op deze boekingen een keer fout gaan, dan kost het meer tijd en uiteindelijk geld om dit te corrigeren.
Hoeveel passen moet ik aanschaffen?
Wat wij vaak zien en ook adviseren is om één pas per medewerker aan te schaffen. Je kunt natuurlijk ook één pas per locatie of afdeling aanschaffen, maar in de praktijk lijkt hier meer ‘gedoe’ en afstemming bij te komen kijken. Je moet namelijk altijd afstemmen met jouw collega’s wanneer je de pas nodig hebt en een vast plek hebben om de pas te bewaren. Het voordeel van één pas per medewerker is dat de pas ook als declaratiemiddel kan worden gebruikt en dat de gebruiker onder zijn of haar eigen account kan inloggen. Mocht je toch kiezen voor één pas per locatie of afdeling, dan raden wij aan om in ieder geval twee passen te bestellen. Mocht een collega dan per ongeluk de pas een keer hebben meegenomen, dan heb je altijd nog een backup pas.
Waar kan ik de passen beheren?
In de Spend Cloud heb je het onderdeel ‘Passen’ en het onderdeel ‘Pasbeheer’. Het onderdeel ‘Passen’ is te vinden in het gebruikersgedeelte van de Spend Cloud en het onderdeel ‘Pasbeheer’ is te vinden in het applicatiebeheer. Onder ‘Passen’, staan alleen de passen waar jij toegang tot hebt. Dit is het onderdeel dat gebruikers ook zien. Het onderdeel ‘Pasbeheer’ gebruik je voor het daadwerkelijke beheer van alle passen. Hier kan je onder andere ook budgetten instellen en passen definitief blokkeren.
In de Spend Cloud Portal vind je veel kennisartikelen. De Portal is te bereiken via het ‘?’ in de blauwe balk van jouw Spend Cloud omgeving. Je kunt hier alles over Kas & Pas vinden, maar je kunt er ook terecht voor al jouw andere Spend Cloud vragen. De zoekfunctie brengt je bij de juiste artikelen, of je gebruikt onderstaande lijst om bij het relevante artikel te komen.
Pasbeheer - toegestane landen en limieten
Algemene informatie over Adyen
Benodigde gegevens voor het openen van een Spend Cloud Card rekening
iDEAL betalingen in combinatie met een bunq rekening
Hoe vul ik een saldorekening aan
Een Spend Cloud Card activeren en koppelen aan een boek
Slimme filters toevoegen voor boekingen
Hoe betaal je online met een Spend Cloud Card?
Online betalingen bevestigen met de Spend Cloud app instellen
Waarom wordt mijn Spend Cloud Card geweigerd in een winkel?
Retourneren met een Spend Cloud Card of bunq pas
Workshop over Kas en Pas in de Spend Cloud app. Bekijk hiervoor workshop 2.