Medewerkers en rollen exporteren naar Excel of CSV

Als applicatiebeheerder kun je de medewerkers en de rollen uit je Spend Cloud-omgeving exporteren naar Excel (XLS) of CSV. Dat is handig voor controles en audits, voor rapportages, of om een bulkwijziging voor te bereiden. Je exporteert altijd het overzicht zoals je dat op dat moment ziet: de filters die je hebt ingesteld, gelden ook voor de export.

Medewerkers exporteren (actief en/of passief)

1. Ga naar Applicatiebeheer / Organisatie / Medewerkers.
2. Kies bij het filter Weergave (status) welke medewerkers je wilt zien: Actief of Passief. Het overzicht staat standaard op actieve medewerkers. Wil je ook medewerkers exporteren die niet meer actief zijn (bijvoorbeeld uit dienst), zet het filter dan op Passief.
3. Verfijn het overzicht eventueel verder met de overige filters of de zoekfunctie.
4. Klik in de werkbalk op Huidige overzicht exporteren en kies Excel Export (XLS) of CSV Export. Het bestand wordt gedownload; bij grote omgevingen kan het zijn dat de export op de achtergrond wordt klaargezet.

De medewerkersexport bevat onder andere de volgende gegevens: nummer, naam (voorvoegsel, voornaam, tussenvoegsel, achternaam), telefoonnummer, gebruikersnaam, e-mailadres, opmerking, aanwezig, vervanger(s), status (actief of passief) en ‘negeren bij update’. Welke kolommen je precies ziet, hangt af van de modules en instellingen van je omgeving.

Rollen exporteren

1. Ga naar Applicatiebeheer / Organisatie / Rollen.
2. Klik in de werkbalk op Huidige overzicht exporteren en kies Excel Export of CSV Export.

In de rollenexport zie je per rol de organisatorische eenheid, de medewerker, het functieprofiel en de rechtenset. Zo heb je in één bestand een compleet overzicht van wie welke rol en rechten heeft binnen je organisatiestructuur – bijvoorbeeld voor een periodieke controle van bevoegdheden.

Zie je de knop om te exporteren niet? Dan heeft je rol het recht Huidige overzicht exporteren voor deze pagina niet. Een applicatiebeheerder kan dit recht toevoegen via Applicatiebeheer / Organisatie / Rechten.

Handig om te weten

• Wil je medewerkers of rollen juist toevoegen of wijzigen in bulk? Gebruik dan de import: Medewerkers- en rollen-import. Een export is een prima startpunt om te zien welke gegevens er nu in staan.
• Op andere overzichten in de Spend Cloud werkt exporteren op dezelfde manier: filter het overzicht en klik op ‘Huidige overzicht exporteren’.
• Heb je structureel data uit de Spend Cloud nodig in een eigen rapportage- of BI-omgeving? Kijk dan naar de Data Export Service.

• Related Articles

• Rollen

  Het rollen-overzicht is terug te vinden in het Applicatiebeheer van het menu-onderdeel Organisatie. Het overzicht geeft inzicht in alle rollen binnen Spend Cloud. In een rol is vastgelegd welke rechten een medewerker heeft op een bepaalde ...

• Medewerkers- en rollen-import

  In dit artikel staat beschreven hoe een medewerkers- en een rollen-import ingericht kan worden in de Spend Cloud. De combinatie van beide imports zorgt voor een automatisering in het gebruikersbeheer van de Spend Cloud. Medewerkersimport Bij een ...

• Bevoegdheden en rollen binnen de Spend Cloud

  Tijdens het implementatieproces van de Spend Cloud is er een organisatiestructuur vastgesteld. Deze kun je vinden bij Applicatiebeheer > Organisatie > Structuur. De structuur is het uitgangspunt voor de werking van Spend Cloud en is daarmee een ...

• Een administratie aanmaken en beheren

  In het menu-onderdeel ‘Administraties’, kun je een nieuwe administratie toevoegen of een administratie verwijderen en de gegevens van bestaande administraties weergeven of bewerken. Toevoegen van een administratie Je kunt een nieuwe administratie ...

• Een medewerker toevoegen

  In het menu-onderdeel Medewerkers kun je het medewerkersbestand van jouw organisatie beheren. Afhankelijk van jouw instellingen worden deze gegevens bijgewerkt via een automatische import, of moet je deze handmatig bewerken/aanmaken. Als jouw ...