Een administratie aanmaken en beheren
In het menu-onderdeel ‘Administraties’, kun je een nieuwe administratie toevoegen of een administratie verwijderen en de gegevens van bestaande administraties weergeven of bewerken.
Toevoegen van een administratie
Je kunt een nieuwe administratie toevoegen door bovenaan het overzicht op ‘Toevoegen’ te klikken. Je moet tenminste de verplichte velden invullen (deze zijn te herkennen aan het sterretje). Wanneer er al een bestaande administratie aanwezig is kun je daar nakijken welke waarde de velden hebben gekregen. Verder kun je selecteren welke btw-percentages van toepassing zijn, indien de administratie btw-plichtig is. De velden over het gewenste ‘exportformaat’ kun je door onze supportafdeling in laten vullen, zodat er naar een specifiek financieel pakket gegevens geëxporteerd kunnen worden. Als jouw organisatie meerdere modules gebruikt, dien je per module het exportformaat aan te geven. Als je alle gegevens hebt ingevuld, kun je bovenaan klikken op ‘Opslaan’.
Afhankelijk van jouw rol is het vervolgens wenselijk om voor de nieuwe administratie te controleren of er een eigen crediteuren-, grootboekrekeningen-, kostenplaatsen- en/of kostendragerslijst toegevoegd moet worden via de betreffende menu's.
Een administratie kopiëren
In plaats van toevoegen kun je een reeds bestaande administratie kopiëren. Op die manier worden de administratie velden alvast ingevuld vanuit de administratie die je gebruikt om te kopiëren.
Een administratie bewerken
Afhankelijk van jouw instellingen kun je een administratie bewerken door bij de administratie zelf of op het potlood-icoon te klikken. Het is mogelijk dat je alleen administraties kunt bewerken waar je als beheerder toegang tot hebt.
Je kunt een administratie ook op 'passief' zetten. Deze administratie is dan niet meer te selecteren voor nieuwe items die aangemaakt worden zoals bijvoorbeeld facturen, maar je kunt dan nog wel zoeken op de passieve administratie in een archief of rapportage-menu.
Wanneer je wilt kunnen blijven zoeken op de betreffende administratie, kun je deze beter op passief zetten dan verwijderen, want in dat laatste geval kun je niet meer in de overzichten op de verwijderde administratie zoeken.
Een administratie weergeven
Afhankelijk van jouw instellingen kun je een administratie weergeven door bij de administratie zelf of op het vergrootglas-icoon te klikken. Het is mogelijk dat je alleen administraties kunt weergeven waar je als beheerder toegang tot hebt.
Indien er gewerkt wordt met de module Inkoop, kan bij het weergeven van de administratie onderaan de pagina een vertaling per taal worden toegevoegd, op die manier kun je per taal de e-mail die naar de leverancier wordt verzonden naar wens opstellen en de tekst voor op de PDF-order bewerken of aanmaken. Indien er meerdere talen zijn toegevoegd kun je via Applicatiebeheer / Inkoop / Leveranciers vervolgens per leverancier aangeven wat de taal instelling van de e-mail en order moet worden.
Gegevens per administratie
Binnen de administratie leg je zaken vast die invloed hebben op de verschillende modules binnen Spend Cloud en op de koppeling naar je financieel pakket. Hieronder vind je een toelichting op de gegevens die je binnen de administratie vastlegt. Let hierbij op dat het afhankelijk van hoe jouw Spend Cloud geconfigureerd is, mogelijk niet alle velden zichtbaar en/of van toepassing zijn
Bovenaan vind je de algemene administratie instellingen terug. Hier leg je het volgende vast:
Nummer | Dit is het administratienummer van de administratie binnen Spend Cloud. Dit nummer vaak komt ook terug in de boekstuknummers. |
Nummer in het financieel pakket | Dit is het administratienummer van de administratie in het financieel pakket. Dit nummer wordt gebruikt om de administratie in het financieel pakket aan te roepen in de imports en exports. |
Naam | De weergave naam van de administratie in Spend Cloud. |
Officiële naam | De formele naam van de administratie. |
Dagboeknummer | Het inkoop dagboeknummer in het financieel pakket voor de export van facturen. |
Dagboeknummer transitorisch | Het memoriaal dagboeknummer in het financieel pakket voor de export van facturen met een periode afwijking of periodeverdeling.* |
Rekeningnummer transitorisch | Het grootboekrekeningnummer in het financieel pakket voor de export van facturen met een periode afwijking of periodeverdeling.* |
Dagboeknummer rekening courant | Het dagboeknummer in het financieel pakket voor de export van facturen met een intercompany boeking naar deze administratie. Let op: vul hier het dagboeknummer in dat wordt gebruikt indien er vanuit een andere administratie kosten worden gemaakt voor deze administratie.* |
| Rekeningnummer rekening courant | Het dagboeknummer in het financieel pakket voor de export van facturen met een intercompany boeking naar deze administratie. Let op: vul hier het dagboeknummer in dat wordt gebruikt indien er vanuit een andere administratie kosten worden gemaakt voor deze administratie.* |
Dagboeknummer voorregistratie | Het dagboeknummer in het financieel pakket voor de export van facturen.* |
Rekeningnummer voorregistratie | Het rekeningnummer in het financieel pakket voor de export van facturen.* |
Crediteurenrekening | De tegenrekening van de crediteuren in het financieel pakket.* |
Rekening voor vooruitbetaalde posten | Het grootboekrekeningnummer voor vooruitbetaalde posten.* |
Bank-/kasrekening | De bank-/kasrekening in het financieel pakket voor cliëntfacturatie vanuit inkoopfacturen.* |
Btw | Hier geef je aan of een administratie Btw-plichtig is en koppel je de Btw codes die binnen deze administratie gebruikt mogen worden.* |
Standaard Btw | Indien je hier een btw-tarief selecteert, worden alle facturen met dit tarief aangemaakt. De eventueel door OCR herkende waarden worden overschreven door de hier gemaakte keuze. |
Dagboeknummer voor facturen onderweg | Het dagboeknummer in het financieel pakket voor de facturen die nog onderweg zijn* |
| Rekeningnummer voor facturen onderweg | Het rekeningnummer in het financieel pakket voor de facturen die nog onderweg zijn* |
* Niet altijd van toepassing.
Inkoop
Indien je gebruik maakt van de module Inkoop kun je onder het kopje Inkoop het volgende vastleggen:
Post factuuradres |
Btw inkoop onderweg |
Exportformaat voor inkooporders onderweg |
Dagboeknummer voor inkooporders onderweg |
Rekeningnummer voor inkooporders onderweg |
Order PDF instellingen
Hier kun je de instellingen wijzigen voor de PDF die naar een leverancier wordt gestuurd bij een orderaanvraag. Meer uitleg over deze instellingen vind je in dit artikel.
Factuurverwerking
Indien je gebruik maakt van de module Factuurverwerking kun je onder het kopje Factuurverwerking het volgende vastleggen:
Standaard onze betalingsreferentie toepassing de de factuurkop | Lees in dit artikel meer over het instellen van een standaardomschrijving voor de factuurregel en factuurkop |
Standaard onze betalingsreferentie in de factuurkop | Lees in dit artikel meer over het instellen van een standaardomschrijving voor de factuurregel en factuurkop |
Exporteer facturen automatisch | Het is mogelijk om facturen automatisch te exporteren, nadat deze zijn goedgekeurd of gecontroleerd. Dit kan alleen als jouw organisatie gebruik maakt van een webservice. |
Omschrijving factuurregel toepassen | Lees in dit artikel meer over het instellen van een standaardomschrijving voor de factuurregel en factuurkop |
Omschrijving factuurregel | Lees in dit artikel meer over het instellen van een standaardomschrijving voor de factuurregel en factuurkop |
Autosuggest | Lees in dit artikel meer over Autosuggest |
Groepeer orderregels met dezelfde codering | Indien ingeschakeld zullen bij het matchen van orders aan facturen, orderregels met dezelfde codering worden samengevoegd tot één factuurregel. |
Factuurgegevens
Hier leg je het KvK-nummer en btw-nummer van jouw organisatie vast.
Overig
Tot slot kun je onderaan aangeven of de administratie actief of passief is.
Administratie koppelingen
In het overzicht van het menu-onderdeel Administraties kun je op de 3 puntjes klikken om koppelingen aan te maken. De koppelingen en de modules waarbij deze zichtbaar zijn worden hieronder uitgelegd.
Koppel leveranciers - module inkoop
Koppel functieprofielen voor declareren - module declareren
Koppel functieprofielen voor modulebeheerders - Alle modules wanneer in de configuratie 'beheerder rechten per administratie' is ingeschakeld.
Koppel leveranciers
Bij gebruik van de inkoopmodule en meerdere administraties is het noodzakelijk om leveranciers aan een administratie te koppelen. Dit is mogelijk vanuit het menuonderdeel Applicatiebeheer / Inkoop / Leveranciers (verwijzing naar pagina). Omdat het eenvoudiger te maken om de leveranciers aan administraties te koppelen (vooral als alle of een groot deel van leveranciers per administratie beschikbaar moet zijn) is het mogelijk gemaakt om dit in het menuonderdeel administraties te koppelen. Door op de 3 puntjes te klikken en vervolgens op 'koppel leveranciers' kun je de leveranciers selecteren die beschikbaar moet zijn in de administratie. Klik rechtsonder op 'toon alle' om alle leveranciers in 1x te tonen en te selecteren.
Per pagina zijn er afhankelijk van de instelling in 'mijn profiel' een x aantal leveranciers beschikbaar.
Koppel functieprofielen voor declareren
Bij gebruik van de declaratie module is het noodzakelijk om het functieprofiel te koppelen aan een administratie om te bepalen binnen welke administratie gedeclareerd mag worden (verwijzing naar functieprofielen pagina). Door bij applicatiebeheer / Algemeen / Administratie op de 3 puntjes te klikken en te kiezen voor 'koppel functieprofielen voor declareren' kun je in één of meerdere bestaande functieprofielen koppelen aan de desbetreffende administratie. Hiermee wordt het beheer en koppelen vereenvoudigt.
Koppel functieprofielen voor modulebeheerders
Op het moment dat de configuratie instelling (dit kun je met de juiste rechten zelf zien of in laten schakelen voor beheerders) 'beheerder rechten per administratie' staat ingeschakeld kun je voor alle beheerders (medewerkers met een administratieve of inzage archief rol) bepalen tot welke administratie zij toegang hebben. Dit kan ingesteld worden in het functieprofiel (verwijzing naar functieprofielen pagina) of vanuit Applicatiebeheer / Algemeen / Administratie 3 puntjes en vervolgens kiezen voor 'koppel functieprofielen voor modulebeheerders'. Hiermee is het eenvoudiger geworden om functieprofielen met een administratieve of centrale rol te koppelen aan één of meerdere administraties.
Related Articles
Grootboekrekeningen toevoegen en beheren
In het menu-onderdeel ‘Grootboek’ zie je een overzicht van alle grootboekrekeningen. Je kunt hier ook nieuwe grootboekrekeningen toevoegen en gegevens aanpassen. Grootboekrekeningen toevoegen Bovenaan het grootboekrekeningen-overzicht, staat de knop ...Een medewerker toevoegen
In het menu-onderdeel Medewerkers kun je het medewerkersbestand van jouw organisatie beheren. Afhankelijk van jouw instellingen worden deze gegevens bijgewerkt via een automatische import, of moet je deze handmatig bewerken/aanmaken. Als jouw ...Administratie-koppelingen
In het menu-onderdeel ‘Administraties’, kun je op de 3 puntjes klikken om koppelingen aan te maken. De koppelingen en de modules waarbij deze zichtbaar zijn worden hieronder uitgelegd. Koppel leveranciers - module inkoop Koppel functieprofielen voor ...Relaties beheren
Binnen de Spend Cloud worden relaties gebruikt voor het boeken van facturen, verplichtingen & contracten en bij het koppelen van leveranciers. Via Applicatiebeheer> Algemeen> Relaties kun je alle relaties inzien en beheren. Er zijn verschillende ...Een btw-percentage toevoegen
In het menu-onderdeel Applicatiebeheer / Algemeen / Btw kun je de verschillende btw-tarieven onderhouden. In het overzicht staan welke tarieven al zijn toegevoegd. Bovenaan het overzicht kun je een nieuw percentage aanmaken door op de knop ...