Beoordelen van orders door de Inkoopafdeling
Mocht jouw organisatie hier gebruik van maken, dan kan je in het menu-onderdeel Beoordelen alle orderaanvragen vinden die beoordeeld moeten worden door de Inkoopafdeling. Deze orders zijn al goedgekeurd door middel van de ingestelde procuratie. De orders hoeven dus enkel nog beoordeeld te worden door de Inkoopafdeling.
Via Applicatiebeheer Inkoop / Leveranciersgroepen kan worden ingesteld of orders beoordeeld moeten worden door de Inkoopafdeling. Wanneer deze instelling op 'Ja' staat, moeten alle bestellingen bij de aan deze leveranciersgroep gekoppelde leveranciers beoordeeld worden door de afdeling Inkoop.
Orderaanvragen beoordelen
Door in het overzicht op de regel of op het hamer-icoon achteraan de regel te klikken, kun je een aanvraag beoordelen. Daarnaast kan je de aanvraag bewerken of definitief afkeuren. Het definitief afkeuren kan je uitvoeren door op de drie puntjes achteraan de regel te klikken en te kiezen voor ‘definitief afkeuren’. Hiermee wordt de order definitief afgekeurd en dat zorgt ervoor dat de order enkel nog zichtbaar is in het archief. Een defintief afgekeurde order kan daarna niet alsnog worden aangepast of alsnog worden ingediend.
Je kunt alle orderregels tegelijkertijd beoordelen door bovenaan in de orderaanvraag te klikken op goedkeuren, afkeuren of in de wacht bij het gedeelte 'al mijn orderregels' . Je kan er ook voor kiezen om de order in zijn geheel te doorlopen en de order per orderregel te beoordelen. Tijdens het beoordelen kan je kiezen voor de volgende opties:
Goedkeuren
Zodra alle orderregels zijn goedgekeurd door de afdeling Inkoop wordt de order afhankelijk van de instellingen meteen doorgezet naar de betreffende leverancier.
Afkeuren
Als je voor deze optie kiest, moet je nog een toelichting geven. De order wordt vervolgens teruggestuurd naar de aanvrager. Dit gebeurt ook wanneer enkel één orderregel wordt afgekeurd. De aanvrager kan dan de orderaanvraag bijwerken en opnieuw versturen.
In de wacht
Als je voor deze optie kiest, moet je nog een toelichting geven. Je kunt voor deze optie kiezen als je de order op een later moment wilt beoordelen, bijvoorbeeld om nog een aantal dingen uit te zoeken over de orderaanvraag.
Pas als alle orderregels zijn goedgekeurd kan de aanvraag worden omgezet tot een bestelling.
Bovenaan kan je ook nog op de knop ‘In behandeling’ klikken. Hier kun je aangeven dat iemand van de Inkoopafdeling de order in behandeling heeft genomen. De toelichting die je invult, is zichtbaar voor alle medewerkers die toegang hebben tot ‘Beoordelen’.
Orderaanvraag onbekende leverancier
Door bij een ‘vrije regel’-orderaanvraag een order aan te maken, kan een besteller (afhankelijk van de instellingen binnen jouw organisatie) een order samenstellen voor een product waarvan niet alle gegevens bekend zijn. Er verschijnt in de orderaanvraag een optie om een aanvraag in te dienen bij een onbekende leverancier. Dit kan je bijvoorbeeld gebruiken wanneer er een stoel moet worden besteld, maar de aanvrager geen idee heeft bij welke leverancier. Bij het samenstellen van deze orderaanvraag hoeft de aanvrager maar een beperkt aantal velden in te vullen. Na het indienen wordt de aanvraag vervolgens bij de Inkoopafdeling aangeboden, zodat zij de ontbrekende gegevens kunnen aanvullen. Nadat de gegevens zijn aangevuld doorloopt de aanvraag het normale procuratietraject en zal deze uiteindelijk worden doorgestuurd naar de leverancier.
In het beoordelen-overzicht kun je deze aanvragen herkennen aan de status “Aan te vullen door inkoop”. Bij een ‘Onbekende leverancier aanvraag’ zijn de velden die door de aanvrager zijn geregistreerd al ingevuld. Deze velden moet je controleren en waar nodig aanpassen. Door het post-it icoontje achter een veld te selecteren kun je de oorspronkelijke waarde bekijken. Vul daarnaast de ontbrekende gegevens aan, zodat de order het normale procuratieproces kan doorlopen.
Related Articles
Orders beoordelen
Als je een order moet beoordelen, zul je hiervan een melding ontvangen. Als je de Spend Cloud App op je telefoon hebt staan, kun je ook op je telefoon een push notificatie ontvangen op het moment dat je een nieuwe order moet beoordelen. Je kunt hier ...Voortgang van de verwerking van orders monitoren
Om de voortgang van het verwerken van orders te bewaken, wordt er in Spend Cloud bijgehouden hoeveel orders er op het huidige moment in behandeling zijn bij een medewerker en hoe lang deze orders al in behandeling zijn bij deze medewerker(s). In het ...Een order beoordelen in de app
Als je bent ingelogd in de app kom je op jouw persoonlijke dashboard terecht. Hier staan de vijf meest recent aangeboden orders, met een een aantal gegevens betreffende deze orders, zoals de leverancier, het bedrag, de datum en de status van de ...Leveranciers beoordelen
In het menu Inkoop / Leveranciers staan de leveranciers die door de afdeling Inkoop beoordeeld dienen te worden. Dit zijn leveranciers die door medewerkers zijn aangevraagd om toe te voegen aan de Spend Cloud, omdat zij hier bestellingen willen ...Orderaanvragen handmatig bestellen (door de afdeling Inkoop/Beheerder)
In sommige gevallen is het benodigd dat een order handmatig besteld wordt door de afdeling Inkoop. Dit kan vanuit het menu Inkoop / Bestellen. Wanneer is dit menu van toepassing? Als een order de juiste procuratieroute heeft doorlopen en eventueel ...