Organisatiestructuur
Door het koppelen van een medewerker aan één of meerdere functieprofielen binnen de organisatiestructuur, geef je de betreffende medewerker een rol in de organisatie. Om te bepalen op welke plek in de organisatie de betreffende medewerker deze rol gaat vervullen, wordt gebruik gemaakt van de organisatiestructuur.
De organisatiestructuur wordt in de ProActive Spend Cloud opgebouwd door de zogeheten “Organisatorische Eenheden”, waarmee eveneens de hiërarchie binnen de structuur wordt vastgesteld. De organisatiestructuur is de basis voor het procuratieschema binnen verschillende modules en het is dan ook zaak dat elke mogelijke procuratieflow erin wordt uitgeschreven.
Het is van belang de organisatiestructuur op een eenduidige, intuïtieve manier neer te zetten, zodat de leesbaarheid en gebruiksvriendelijkheid behouden blijven. Een bijkomend voordeel is, dat het hierdoor eenvoudiger wordt om medewerkers met één of meerdere rollen de juiste plaats toe te wijzen binnen de organisatiestructuur.
Procuratieschema
Voordat een factuur/order/declaratie wordt geëxporteerd naar het financiële pakket dient deze beoordeeld te worden door één of meerdere medewerkers. Om te kunnen bepalen welke medewerker(s) de betreffende uitgave mogen beoordelen, moet er een zogeheten procuratieschema worden vastgelegd in de ProActive Spend Cloud. Op basis van dit procuratieschema volgt de factuur/order/declaratie een specifieke route, workflow genaamd, langs de betreffende medewerkers.
Procuratieniveaus
Om ervoor te zorgen dat actie niet tussen de spreekwoordelijke wal en het schip vallen, is het van belang dat er gebruik wordt gemaakt van procuratie niveaus. Onder procuratie niveau verstaan we het maximale bedrag tot waar een bepaalde medewerker de bevoegdheid heeft te beoordelen. Deze bevoegdheden worden (zoals eerder vermeld) vastgelegd in een functieprofiel. Om meerdere procuratie niveaus aan te brengen binnen een workflow, zal deze workflow verschillende procuratie bedragen moeten bevatten op één of meerdere organisatorische eenheden.
Van organisatiestructuur naar procuratieschema
Medewerkers worden uiteindelijk op een bepaalde plek binnen de organisatiestructuur gekoppeld aan een functieprofiel, waardoor de medewerker een specifieke rol binnen de organisatie krijgt. Deze rollen bij elkaar vormen uiteindelijk het procuratieschema.
Bij het opzetten van een procuratieschema spelen de volgende uitgangspunten:
- Het is mogelijk om meerdere rollen met verschillende procuratie niveaus op één organisatorische eenheid vast te leggen voor verschillende medewerkers.
- Wanneer het procuratie niveau op een bepaalde organisatorische eenheid niet toereikend is voor de betreffende factuur, zullen de rollen op de bovenliggende organisatorische eenheid worden aangesproken.
Contractbeheer
Voor contractbeheer is het niet noodzakelijk een dergelijk procuratieschema te hebben. In de praktijk zien we dat de rollen vaak gecombineerd worden met de rollen van de module factuurverwerking.
Kas&Pas
Ook de module Kas&Pas vertoont afwijkend gedrag als het gaat om het procuratieschema. In het artikel Organisatiestructuur van deze module vind je hier meer over.
Related Articles
Kas en Pas Beheer
De verantwoording, beoordeling en verwerking van boeken dient bij de juiste medewerkers binnen de organisatie belegd te worden. Hierom is het van belang gebruikt te maken van een organisatiestructuur. In de Spend Cloud kan deze door organisatorische ...Testscript applicatiebeheer
Om te testen of de Spend Cloud correct werkt en is ingericht, is het belangrijk om als beheerders de belangrijkste processen in de Spend Cloud te testen na deelname aan de beheerderstraining. Het is van belang om ook pilotgebruikers te betrekken bij ...Aanlevering Inkoop
Aanleversjabloon A_Administratie Vul in dit tabblad de administratieve gegevens in zoals die in je financiële pakket staan. IU_Procuratie Bepaal hier de procuratie bedragen die van toepassing zijn bij jullie organisatie. Voor meer info over het ...Aanlevering Declareren
Aanleversjabloon Declareren A_Administratie Vul in dit tabblad de administratieve gegevens in zoals die in je financiële pakket staan. De velden die in je financiële pakket onbekend zijn of niet gebruikt worden kun je leeglaten. A_Functieprofielen ...Aanlevering Factuurverwerking
Aanleversjabloon Factuurverwerking A_Administratie Vul in dit tabblad de administratieve gegevens in zoals die in je financiële pakket staan. De velden die in je financiële pakket onbekend zijn of niet gebruikt worden kun je leeglaten. F_Procuratie ...