Releasenotes juni 2025

Releasenotes juni 2025

Applicatiebeheer

Automatisch updaten van workflows bij roloverdracht

Vanaf deze week worden workflows (het automatisch invullen van de gewenste organisatorische eenheid met een specifieke medewerker) bijgewerkt wanneer een factuurverwerkingsrol wordt overgedragen van de ene gebruiker naar de andere. Dit betekent dat als iemand bijvoorbeeld een kostenplaats of grootboek goedkeurde, en die rol wordt aan een collega overgedragen, de workflow automatisch wordt aangepast naar de nieuwe gebruiker. Dit gebeurt alleen als de oorspronkelijke gebruiker na de overdracht geen factuurverwerkingsrol meer heeft binnen dezelfde organisatorische eenheid (zoals dezelfde kostenplaats of hetzelfde grootboek).

Deze verbetering geldt voor workflows op:
Dankzij deze aanpassing blijven workflows correct werken zonder dat applicatiebeheerders dit handmatig hoeven aan te passen. Dit voorkomt fouten en bespaart tijd voor zowel gebruikers als beheerders.

Module Factuurverwerking

Recente facturen sneller zichtbaar

Het Archief en Archief op regelniveau binnen Factuurverwerking zijn geoptimaliseerd om het werken met recente facturen efficiënter te maken. Vanaf nu worden facturen standaard gesorteerd van nieuw naar oud, zodat je direct de meest recente facturen ziet. Daarnaast is het datumfilter ‘Factuurdatum’ verplaatst naar een logischere plek onder ‘Crediteur’ en automatisch vooraf ingevuld met een periode van één jaar geleden tot en met vandaag. Hierdoor wordt het makkelijker en sneller om relevante facturen te vinden en te verwerken.

Smart Suggestions: volledig uitgerold

Smart Suggestions helpt je nog sneller en nauwkeuriger facturen te verwerken. Door middel van AI en historische factuurgegevens worden codeervelden automatisch ingevuld of slimme suggesties gedaan. Bij elke suggestie zie je een percentage: dit geeft aan hoe vaak een bepaalde combinatie de afgelopen zes maanden succesvol is toegepast. Is de betrouwbaarheid hoger dan 95%, dan vult het systeem de velden automatisch in. Bij een lagere score worden suggesties getoond via een uitklapmenu, inclusief het bijbehorende percentage. Deze functionaliteit is nu volledig beschikbaar. We horen graag wat je ervan vindt! Deel je ervaring via product@proactive.nl. 

Nieuwe werkwijze: XML-facturen verwerken in de Spend Cloud

Om facturen sneller, nauwkeuriger en met minder handmatige handelingen te verwerken, is er een wijziging doorgevoerd. Vanaf 26 mei 2025 kunnen XML-facturen in de postbus niet langer worden genegeerd, zolang er een juiste veldindeling beschikbaar is. Hierdoor leest de Spend Cloud automatisch meer gegevens uit, zoals factuurdatum, bedrag, betalingsreferentie en crediteur. Daarnaast kunnen er eventueel meer velden worden uitgelezen. XML-facturen zonder passende veldstructuur blijven gewoon als PDF verwerkbaar. Met deze wijziging verklein je de foutkans, bespaar je tijd én versnel je de betaling van facturen. Lees in dit DIRK-artikel meer over XML-facturen. 

Tip: bekijk welke veldindelingen er al beschikbaar zijn

Op dit moment zijn er al vele velddefinities beschikbaar voor standaardformaten zoals UBL 2.0. In andere gevallen kun je zelf een veldindeling aanmaken: Ga naar Applicatiebeheer / Factuurverwerking / XML-factuur veldindeling. Lees hier hoe je dit doet in DIRK.

Module Inkoop
Binnen de module Inkoop zijn diverse verbeteringen doorgevoerd in de Spend Cloud. Ontdek hieronder wat er is vernieuwd.

Extra bestelregels via de inkoop API

Met deze release verbeteren we hoe het systeem omgaat met bestellingen die via de Inkoop API worden aangevuld met extra orderregels:
  1. Geen leveringsregistratie nodig? Dan worden alle nieuwe of gewijzigde regels automatisch als 'geleverd' gemarkeerd, zonder extra acties voor medewerkers.
  2. Wel leveringsregistratie nodig? Dan voegt het systeem automatisch een actie toe voor de juiste medewerker of groep, tenzij deze al aanwezig is.
  3. Als de bestelling al op 'ontvangen' staat, worden ook toegevoegde regels automatisch verwerkt als voltooid.
Deze verbetering voorkomt onnodige openstaande acties en zorgt voor een correcte registratie van leveringen, afgestemd op de leveranciersinstellingen.

Minder verplichte velden & duidelijkere foutmeldingen

Het toevoegen van bestellingen via de Inkoop API is gebruiksvriendelijker geworden. Wat houdt dit precies in?
  • Minder velden zijn verplicht: het is nu mogelijk om een bestelling in te dienen zonder direct een leverdatum, artikelnummer of grootboekgegevens mee te geven. Deze kunnen later in de omgeving worden ingevuld.
  • Verbeterde foutmeldingen: bij een onjuiste of onvolledige aanvraag geeft de API nu duidelijkere feedback.

Dit maakt de integratie soepeler, vooral voor omgevingen die standaardwaarden binnen het systeem gebruiken.

Bekijk de releasewebinar terug

In de bijlage vind je de slides van de releasewebinar. Hieronder kun je de opname terugkijken. 




    • Related Articles

    • Releasenotes april 2025

      Module Kas & Pas We hebben diverse optimalisaties doorgevoerd binnen de module Kas & Pas om het gebruiksgemak te vergroten. De belangrijkste updates op een rij: Best practice-instellingen bij nieuwe passen: Bij het aanvragen van een fysieke Spend ...

    • Releasenotes mei 2025

      Module Kas & Pas Automatische notificaties voor vervangende passen Om te voorkomen dat Spend Cloud Cards ongemerkt verlopen, introduceren we automatische herinneringen - zowel in het dashboard als per e-mail. Vanaf 60 dagen vóór de vervaldatum ...

    • Juni release 2023

      Traagheid Helaas hebben een aantal klanten weer traagheid van de Spend Cloud ervaren. Daarom hebben we de volgende verbeteringen doorgevoerd: Het ophalen en verwerken van gegevens in overzichten gaat nu sneller. De laadtijd van de archiefpagina van ...

    • Juni release 2021

      Nieuw in de Spend Cloud Spend Cloud Portal Recente artikelen in de Kennisbank We hebben afgelopen maand een flink aantal artikelen toegevoegd en bijgewerkt in de Kennisbank van de Spend Cloud Portal. Om snel te zien welke artikelen recent zijn ...

    • Juni release 2022

      Nieuw in de Spend Cloud Module Inkoop Nieuw in de Spend Cloud module Inkoop: ASI! De afgelopen maanden hebben onze developmentteams onder andere hard gewerkt aan een Advanced Supplier Integration (ASI). Dat is eigenlijk precies zoals het klinkt: een ...