Vrije velden

In de Spend Cloud kun je verschillende verbijzonderingen gebruiken voor het coderen van facturen, contracten en orders. Standaard hebben we grootboekrekeningen, kostenplaatsen en kostendragers (optioneel) beschikbaar. Daarnaast hebben we nog 3 vrije velden die je zelf vrij kan invullen voor bijvoorbeeld projecten of activamethoden. De ondersteuning voor het specifieke vrije veld is afhankelijk van jouw financieel pakket en de vrije velden die je al in gebruik hebt. Dit kan je bij onze supportafdeling laten controleren(alleen voor applicatiebeheerders)..

In het menu-onderdeel van het ingerichte vrije veld staan alle waarden die in Spend Cloud zijn toegevoegd. Hier kun je handmatig een waarde toevoegen of een lijst met waarden importeren.  Via het overzicht kun je ook een workflow instellen en organisatorische eenheden en boeken koppelen. 

Nieuwe waarden binnen de vrije velden toevoegen

Als er een importdefinitie beschikbaar is voor het importeren van de waarden, kun je wijzigingen het beste verwerken via een import. Zie voor meer informatie de volgende alinea in dit artikel.

Bij het toevoegen van een nieuwe waarde, moet het in te vullen nummer overeenkomen met het nummer in het financieel pakket. Door bij ‘Gebruik als lege waarde’ te kiezen voor ja, wordt deze waarde niet meegenomen bij een export naar het financieel pakket. Ook wordt de waarde dan niet overschreven bij een import. 

Bovenaan kun je klikken op ‘Opslaan’ om de nieuwe waarde toe te voegen. 

Vrije velden importeren

Als je gebruik maakt van een importdefinitie voor vrije velden, kun je wijzigen het beste verwerken via de import functionaliteit.

Bovenaan het overzicht staat de knop ‘Importeer Vrij veld’. Door op deze knop te klikken, kun je een bestand uploaden met alle waarden. Hierdoor worden alle waarden binnen het vrije veld die al in Spend Cloud staan aangepast. Indien er gebruik gemaakt wordt van een webservice koppeling met een financieel pakket dan kun je in plaats van een csv-bestand direct de waarden ophalen via de koppeling. Verder zou je het ophalen/synchroniseren van de waarden via het menu 'Importplanning' dagelijks automatisch kunnen laten plaatsvinden.

Organisatorische eenheden koppelen

Als jouw organisatie gebruik maakt van de module Factuurverwerking, Inkoop, Verplichtingen en/of Declareren kun, dan kun je vanuit het vrije veld overzicht verschillende organisatorische eenheden koppelen aan één waarde. 

1. Klik op de drie puntjes achteraan een regel in het menuonderdeel van het vrije veld en klik op 'Koppel organisatorische eenheden'.
2. Vink vervolgens de organisatorische eenheden aan, die je wilt koppelen. Je kunt ook alle eenheden selecteren door het bovenste hokje in de grijze balk aan te vinken.
3. Bevestig vervolgens de koppeling met 'Opslaan'.

Je kunt ook een organisatorische eenheid koppelen aan meerdere waarden bij het menuonderdeel Structuur. In het geval van een nieuwe waarde is het makkelijker om deze hier met meerdere organisatorische eenheden te koppelen. Het is niet mogelijk om koppelingen te maken met passieve organisatorische eenheden.

Workflow instellen

Als jouw organisatie gebruik maakt van de module Factuurverwerking, dan kun je vanuit het overzicht een specifieke workflow instellen voor n vrij veld. Zo kan je voor ieder vrij veld automatisch een organisatorische eenheid, actie en medewerker of groep laten vullen. Werkt jouw Spend Cloud omgeving met meerdere administraties? Dan kun je voor ieder vrij veld een workflow per administratie instellen.

1. Klik op de drie puntjes achter een regel in het menuonderdeel van het vrije veld en klik op 'Stel workflow in'.
2. Kies vervolgens de Organisatorische eenheid, de gewenste actie en, wanneer er geen groepsactie is gekozen, een medewerker. Het veld medewerker kan ook leeg gelaten worden indien het gewenst is dat er wel een vaste organisatorische eenheid wordt ingevuld bij een vrij veld, maar geen specifieke medewerker.
3. Bevestig vervolgens de koppeling met 'Opslaan'.

Indien je meerdere workflows wilt instellen is het ook mogelijk om meerdere vrij veld-workflows met een bestand in te importeren. Indien er geen importdefinitie beschikbaar is kun je deze zelf inrichten. Meer informatie over hoe je een importdefinitie inricht voor een csv-bestand lees je in het volgende artikel: Importdefinities

Er kunnen op basis van verschillende invoervelden workflows worden ingesteld. Hier zit een vaste hiërarchie in, wat erin kan resulteren dat de gegevens die automatisch zijn ingevuld door de workflow worden overschreven door het vullen van een ander veld. De hiërarchie is als volgt, van hoog naar laag: kostenplaats - > grootboekrekening -> kostendrager -> vrij veld één, twee en drie. In de praktijk betekent dit het volgende: Als je eerst een kostendrager invult met een workflow, en vervolgens een grootboekrekening met een workflow, dan zal de kostendrager workflow worden overschreven door die van de grootboekrekening. De automatisch ingevulde velden van de grootboekrekening worden uiteindelijk toegepast. Andersom gebeurt dit dus niet; als je een grootboekrekening invult met een workflow, en daarna een kostendrager, zal de workflow van de kostendrager niet worden toegepast als er al een workflow van de grootboekrekening is toegepast.

Koppel boeken

Als jouw organisatie gebruik maakt van de module Kas & Pas kun je vanuit het overzicht boeken koppelen aan één waarde, zodat deze waarde beschikbaar is in het betreffende boek. 

1. Klik op de drie puntjes achteraan een regel in het menuonderdeel van het vrije veld en klik op 'Koppel boeken'. 
   
2. Vink vervolgens de boeken aan die je wilt koppelen. Je kunt ook alle boeken selecteren door het bovenste hokje in de grijze balk aan te vinken. 
3. Bevestig vervolgens de koppeling met 'Opslaan' of annuleer via de knop 'Terug'. 

Het verwijderen of passief zetten van een waarde

Door te klikken op het kruisje / potloodje, kun je de waarde verwijderen of bewerken. Wij raden altijd aan om stamgegevens niet te verwijderen maar op passief te zetten. Om de waarde op passief te zetten moet je in dit geval klikken op het potloodje en vervolgens de status omzetten naar 'passief'. 

• Related Articles

• Codeermogelijkheden beheren per medewerker

  In het optionele menu Applicatiebeheer / Algemeen / Codeermogelijkheden vind je een overzicht van medewerkers die de rechten hebben om inkooporders te coderen en/of in de module Factuurverwerking de rechten om extern te coderen. In dit menu kan je ...

• Grootboekrekeningen en coderingsmatrix beheren

  In het menu-onderdeel ‘Grootboek’ zie je een overzicht van alle grootboekrekeningen. Je kunt hier ook nieuwe grootboekrekeningen toevoegen en gegevens aanpassen. Grootboekrekeningen toevoegen Bovenaan het grootboekrekeningen-overzicht, staat de knop ...

• Coderingsmatrix importeren

  Coderingsmatrix via CSV importeren Voor het inlezen van verbijzonderingen met administratie "Uit bestand" moet het volgende in het bestand vermeld staan: Het bestand voor kostenplaats verbijzonderingen: Administratienummer ; Grootboekrekeningnummer; ...

• Structuur

  In het menu Applicatiebeheer / Organisatie / Structuur vind je een overzicht van jouw organisatiestructuur zoals deze is vastgelegd in de Spend Cloud. In de structuur wordt de hiërarchie vastgelegd tussen alle locaties en/of afdelingen binnen jouw ...

• Hoe kunnen we onze gewijzigde/nieuwe organisatiestructuur verwerken in de Spend Cloud?

  Door grote wijzigingen binnen een organisatie, zoals een reorganisatie of het ontstaan van een nieuwe administratie of afdeling kan het voorkomen dat de inrichting van de Spend Cloud niet meer volledig aansluit betreft de organisatiestructuur en ...