Grootboekrekeningen en coderingsmatrix beheren
In het menu-onderdeel ‘Grootboek’ zie je een overzicht van alle grootboekrekeningen. Je kunt hier ook nieuwe grootboekrekeningen toevoegen en gegevens aanpassen.
Grootboekrekeningen toevoegen
Bovenaan het grootboekrekeningen-overzicht, staat de knop ‘Toevoegen’. Door hierop te klikken, kun je een nieuwe grootboekrekening toevoegen.
- Vul als eerst het grootboekrekeningnummer voor de nieuw toe te voegen grootboekrekening. Geef vervolgens de bijbehorende naam op voor de grootboekrekening.
- Als in jouw omgeving productgroepen zijn geactiveerd, kun je een productgroep kiezen uit de lijst om aan de grootboekrekening te koppelen.
- Als je de ‘status’ op passief zet, is de grootboekrekening niet te selecteren.
- Bij het ‘Opslaan’ kun je er ook voor kiezen om direct een coderingsmatrix in te stellen voor de toegevoegde grootboekrekening.
Importeer grootboekrekeningen
Boven aan het grootboekrekeningen-overzicht staat de optie ‘Importeer grootboekrekeningen’. Hier kun je de grootboekrekeningen direct importeren vanuit het financieel pakket, of indien dat niet mogelijk is een csv-bestand uploaden met daarin alle grootboekrekeningen die je in Spend Cloud wilt gebruiken.
Met een import worden alle gegevens van bestaande grootboekrekeningen overschreven. Nadat je geklikt hebt op ‘Importeer grootboekrekeningen’, kun je een bestand uploaden met de grootboekrekeningen. Deze grootboekrekeningenlijst kun je vanuit je financieel pakket exporteren en opslaan als csv-bestand. Door op ‘Veldindeling tonen’ te klikken kun je zien welke indeling het csv-bestand moet hebben om goed gelezen te worden. Importeer altijd de volledige grootboekrekeningenlijst voor een correcte synchronisatie.
Klik bovenaan op ‘Importeren’ om de lijst in Spend Cloud te uploaden.
Je kunt ook per administratie grootboekrekeningen toevoegen. Als deze optie niet beschikbaar is in jouw omgeving en je dit wel wilt doen, neem dan contact op met onze Support-afdeling.
Importeer grootboekrekening - productgroep
Indien jullie Spend Cloud omgeving gebruik maakt van productgroepen dan kun je de koppeling tussen de grootboekrekeningen en productgroepen importeren door middel van de knop "Grootboekrekening - Productgroep". Door gebruik te maken van de koppeling tussen grootboekrekening en productgroepen kun je in de Analyse-module een overzicht krijgen van de gemaakte kosten per productgroep. Voor meer info over productgroepen klik je hier.
Importeer grootboekrekening -workflow
Per grootboekrekening kun je een workflow instellen, maar je kunt ook door middel van een import meerdere grootboekrekeningen van een workflow voorzien. Om hier gebruik van te maken klik je op "Importeer grootboekrekeningen - workflow". Vervolgens selecteer je de bijbehorende import definitie. Eenmaal geselecteerd kun je het csv-bestand waarvan de velden overeenkomen met de importdefinitie inlezen. Mocht de importdefinitie Grootboekrekeningen (workflow) niet bestaan, neem dan contact op met onze Support-afdeling.
Coderingsmatrix
Met een coderingsmatrix kun je per grootboekrekening bepalen welke keuzemogelijkheden er beschikbaar zijn bij een bepaald veld. Bij het toevoegen van een nieuwe grootboekrekening kun je een coderingsmatrix instellen. Je kunt ook achteraf een coderingsmatrix voor een grootboekrekening instellen. Dit doe je door te navigeren naar Applicatiebeheer / Algemeen / Grootboek en daar in het grootboekrekeningen-overzicht achterin een regel op de drie puntjes te klikken en te kiezen voor ‘Stel coderingsmatrix in’. Zo kun je per grootboekrekening aangeven welke verbijzondering verplicht, of optioneel of niet toegestaan is om te gebruiken. Bij verplicht en optioneel heb je ook de mogelijkheid een beperkte keuzelijst in te stellen. In dat geval dien je na het wijzigen van deze instelling middels de drie puntjes de betreffende verbijzonderingen te koppelen aan de grootboekrekening. Bij het importeren van nieuwe grootboekrekeningen wordt in de coderingsmatrix kostenplaats en kostendrager (indien geactiveerd) op "verplicht, alle opties" gezet. Voor vrije velden is het standaard "toegestaan, alle opties".
Instellingen per administratie
Je kunt per administratie instellen voor welke velden er beperkte keuzemogelijkheden moeten worden ingesteld. Als je voor ‘Niet toestaan’ kiest, zal dit veld grijs worden weergegeven en zullen er geen keuzemogelijkheden beschikbaar zijn. Met de optie ‘Toestaan (alle opties), kan dit veld optioneel worden ingevuld en heeft de gebruiker de keuze uit alle beschikbare opties. De optie ‘Toestaan (beperkte opties)’, doet hetzelfde alleen heeft de gebruiker een beperkte keuzemogelijkheid. Deze keuzemogelijkheid, kun je op de volgende pagina instellen (Opslaan en doorgaan). Bij ‘Verplicht’ (alle opties of beperkte opties), moet het veld verplicht worden ingevuld door de gebruiker. Je kunt kiezen of de gebruiker kan kiezen uit alle opties of een beperkte set, die is in te stellen na het klikken op ‘Opslaan en doorgaan’.
Koppelen van de opties
Als je hebt gekozen voor ‘beperkte opties’, dan kun je op de volgende pagina kiezen welke keuzemogelijkheden in de lijst voor de gebruiker voor moeten komen, bijvoorbeeld welke kostenplaatsen en/of projecten de gebruiker uit kan kiezen.
Je kunt ook later de ingestelde opties bewerken door bij het grootboek op de drie puntjes te klikken en daar voor 'Koppel verbijzondering' te kiezen.
Als ‘alle opties’ zijn toegestaan, kun je na het ‘Opslaan en doorgaan’ nog wel een standaardwaarde instellen voor het veld.
Kopiëren naar andere grootboekrekeningen
Als de zojuist ingestelde coderingsmatrix ook geldt voor andere grootboekrekeningen, dan kun je deze gemakkelijk overnemen. Dit doe je door in het grootboekrekening-overzicht achteraan de regel te klikken op de drie puntjes en te kiezen voor de optie ‘Kopiëren’. Vervolgens kun je aangeven welke koppelingen voor welke velden je wilt overnemen.
De coderingsmatrix kan in sommige gevallen (afhankelijk van financieel pakket) via de webservice worden ingelezen. In alle andere gevallen is er ook een mogelijkheid deze middels CSV te importeren. Klik hier meer informatie daarover.
Ontdek alle mogelijkheden van Spend Analytics in dit artikel en de themawebinar. Zo blijf je jouw Spend Cloud-omgeving verbeteren.
Workflow instellen
Als jouw organisatie gebruik maakt van de module Factuurverwerking, dan kun je vanuit het grootboekrekeningen overzicht een specifieke workflow instellen voor één grootboekrekening. Zo kan je voor iedere grootboekrekening automatisch een organisatorische eenheid, actie en medewerker of groep laten vullen. Werkt jouw Spend Cloud omgeving met meerdere administraties? Dan kun je voor iedere grootboekrekening een workflow per administratie instellen.
- Klik op de drie puntjes achter een regel in het menuonderdeel grootboekrekeningen en klik op 'Stel workflow in'.
- Kies vervolgens de Organisatorische eenheid, de gewenste actie en, wanneer er geen groepsactie is gekozen, een medewerker. Het veld medewerker kan ook leeg gelaten worden indien het gewenst is dat er wel een vaste organisatorische eenheid wordt ingevuld bij een grootboekrekening, maar geen specifieke medewerker.
- Bevestig vervolgens de koppeling met 'Opslaan'.
Indien je meerdere workflows wilt instellen is het ook mogelijk om meerdere grootboekrekening-workflows met een bestand in te importeren. Indien er geen importdefinitie beschikbaar is kun je deze zelf inrichten. Meer informatie over hoe je een importdefinitie inricht voor een csv-bestand lees je in het volgende artikel: Importdefinities
Er kunnen op basis van verschillende invoervelden workflows worden ingesteld. Hier zit een vaste hiërarchie in, wat erin kan resulteren dat de gegevens die automatisch zijn ingevuld door de workflow worden overschreven door het vullen van een ander veld. De hiërarchie is als volgt, van hoog naar laag: kostenplaats - > grootboekrekening -> kostendrager -> vrij veld één, twee en drie. In de praktijk betekent dit het volgende: Als je eerst een kostendrager invult met een workflow, en vervolgens een grootboekrekening met een workflow, dan zal de kostendrager workflow worden overschreven door die van de grootboekrekening. De automatisch ingevulde velden van de grootboekrekening worden uiteindelijk toegepast. Andersom gebeurt dit dus niet; als je een grootboekrekening invult met een workflow, en daarna een kostendrager, zal de workflow van de kostendrager niet worden toegepast als er al een workflow van de grootboekrekening is toegepast.
Een grootboekrekening verwijderen of op passief zetten
Door te klikken op het potloodje kun je het grootboek bewerken en de status op passief zetten. Een grootboek dat op passief is gezet, kan op een later moment weer op actief worden gezet. Door op het kruisje te klikken, verwijder je het grootboek. Een verwijderde grootboekrekening kan niet meer op actief worden gezet en kan niet worden gebruikt. Wel blijft het grootboek staan bij alle boekingen waarin deze is gebruikt. Wij raden aan om stamgegevens niet te verwijderen maar op passief te zetten.
Wanneer grootboekrekeningen worden geïmporteerd vanuit een financieel pakket of bestand dient de grootboekrekening in het bronbestand gedeactiveerd, geblokkeerd of verwijderd te worden, bij een nieuwe import zullen deze grootboekrekeningen dan in Spend Cloud op passief worden gezet.
Related Articles
Coderingsmatrix importeren
Coderingsmatrix via CSV importeren Voor het inlezen van verbijzonderingen met administratie "Uit bestand" moet het volgende in het bestand vermeld staan: Het bestand voor kostenplaats verbijzonderingen: Administratienummer ; Grootboekrekeningnummer; ...Kostenplaatsen toevoegen en beheren
In het menu-onderdeel Kostenplaatsen staan alle kostenplaatsen die in Spend Cloud zijn toegevoegd. Hier kun je handmatig een kostenplaats toevoegen of een lijst met kostenplaatsen importeren. Via het overzicht kun je ook een workflow instellen en ...Een administratie aanmaken en beheren
In het menu-onderdeel ‘Administraties’, kun je een nieuwe administratie toevoegen of een administratie verwijderen en de gegevens van bestaande administraties weergeven of bewerken. Toevoegen van een administratie Je kunt een nieuwe administratie ...Relaties beheren
Binnen de Spend Cloud worden relaties gebruikt voor het boeken van facturen, verplichtingen & contracten en bij het koppelen van leveranciers. Via Applicatiebeheer / Algemeen / Relaties kun je alle relaties inzien en beheren. Er zijn verschillende ...Het optimalisatie-menu
Indien het algemene optimalisatie-menuonderdeel is ingeschakeld in de configuratie van jouw Spend Cloud, kan je dit menu terugvinden via Applicatiebeheer / Algemeen / Optimalisatie. Het optimalisatie-menu geeft je advies over welke kostenplaats je ...