Grootboekrekeningen toevoegen en beheren
In het menu-onderdeel ‘Grootboek’ zie je een overzicht van alle grootboekrekeningen. Je kunt hier ook nieuwe grootboekrekeningen toevoegen en gegevens aanpassen.
Grootboekrekeningen toevoegen
Bovenaan het grootboekrekeningen-overzicht, staat de knop ‘Toevoegen’. Door hierop te klikken, kun je een nieuwe grootboekrekening toevoegen.
- Vul als eerst het grootboekrekeningnummer voor de nieuw toe te voegen grootboekrekening. Geef vervolgens de bijbehorende naam op voor de grootboekrekening.
- Als in jouw omgeving productgroepen zijn geactiveerd, kun je een productgroep kiezen uit de lijst om aan de grootboekrekening te koppelen.
- Als je de ‘status’ op passief zet, is de grootboekrekening niet te selecteren.
- Bij het ‘Opslaan’ kun je er ook voor kiezen om direct een coderingsmatrix in te stellen voor de toegevoegde grootboekrekening.
Importeer grootboekrekeningen
Boven aan het grootboekrekeningen-overzicht staat de optie ‘Importeer grootboekrekeningen’. Hier kun je de grootboekrekeningen direct importeren vanuit het financieel pakket, of indien dat niet mogelijk is een csv-bestand uploaden met daarin alle grootboekrekeningen die je in Spend Cloud wilt gebruiken.
Met een import worden alle gegevens van bestaande grootboekrekeningen overschreven. Nadat je geklikt hebt op ‘Importeer grootboekrekeningen’, kun je een bestand uploaden met de grootboekrekeningen. Deze grootboekrekeningenlijst kun je vanuit je financieel pakket exporteren en opslaan als csv-bestand. Door op ‘Veldindeling tonen’ te klikken kun je zien welke indeling het csv-bestand moet hebben om goed gelezen te worden. Importeer altijd de volledige grootboekrekeningenlijst voor een correcte synchronisatie.
Klik bovenaan op ‘Importeren’ om de lijst in Spend Cloud te uploaden.
Je kunt ook per administratie grootboekrekeningen toevoegen. Als deze optie niet beschikbaar is in jouw omgeving en je dit wel wilt doen, neem dan contact op met onze Support-afdeling.
Importeer grootboekrekening - productgroep
Indien jullie Spend Cloud omgeving gebruik maakt van productgroepen dan kun je de koppeling tussen de grootboekrekeningen en productgroepen importeren door middel van de knop "Grootboekrekening - Productgroep". Door gebruik te maken van de koppeling tussen grootboekrekening en productgroepen kun je in de Analyse-module een overzicht krijgen van de gemaakte kosten per productgroep. Voor meer info over productgroepen klik je hier.
Importeer grootboekrekening -workflow
Per grootboekrekening kun je een workflow instellen, maar je kunt ook door middel van een import meerdere grootboekrekeningen van een workflow voorzien. Om hier gebruik van te maken klik je op "Importeer grootboekrekeningen - workflow". Vervolgens selecteer je de bijbehorende import definitie. Eenmaal geselecteerd kun je het csv-bestand waarvan de velden overeenkomen met de importdefinitie inlezen. Mocht de importdefinitie Grootboekrekeningen (workflow) niet bestaan, neem dan contact op met onze Support-afdeling.
Koppel Codeer-verbijzonderingen aan grootboekrekeningen
Per grootboekrekening kun je bepalen welke verbijzonderingen er gekozen mogen worden en of er voor de betreffende verbijzonderingen een beperkte lijst van toepassing is. Dit doe je in het onderdeel Applicatiebeheer / Algemeen / Grootboek. Vervolgens kun je dan door te klikken op de drie puntjes rechts de koppelingen maken.
Als je voor meerdere grootboekrekening dezelfde koppelingen wilt maken, kan je met de knop "Kopiëren" bepalen welke variabele velden er gekopieerd moet worden naar de andere grootboeken.
Workflow instellen
Met het instellen van een workflow kun je een automatiseringsproces in gang zetten waardoor je bijvoorbeeld kunt bepalen: Als grootboekrekening 000011 wordt geselecteerd dan moet die standaard naar Organisatorische eenheid "Team Veiligheid" met de actie "Te beoordelen" door Henk
Afhankelijk van jullie Spend-Cloud-instellingen kun je bij Actie verschillende actie-mogelijkheden selecteren.
Een grootboekrekening verwijderen of op passief zetten
Door te klikken op het potloodje kun je het grootboek bewerken en de status op passief zetten. Een grootboek dat op passief is gezet, kan op een later moment weer op actief worden gezet. Door op het kruisje te klikken, verwijder je het grootboek. Een verwijderde grootboekrekening kan niet meer op actief worden gezet en kan niet worden gebruikt. Wel blijft het grootboek staan bij alle boekingen waarin deze is gebruikt. Wij raden aan om stamgegevens niet te verwijderen maar op passief te zetten.
Related Articles
Kostenplaatsen toevoegen en beheren
In het menu-onderdeel Kostenplaatsen staan alle kostenplaatsen die in Spend Cloud zijn toegevoegd. Hier kun je handmatig een kostenplaats toevoegen of een lijst met kostenplaatsen importeren. Via het overzicht kun je ook een workflow instellen en ...Een medewerker toevoegen
In het menu-onderdeel Medewerkers kun je het medewerkersbestand van jouw organisatie beheren. Afhankelijk van jouw instellingen worden deze gegevens bijgewerkt via een automatische import, of moet je deze handmatig bewerken/aanmaken. Als jouw ...Een administratie aanmaken en beheren
In het menu-onderdeel ‘Administraties’, kun je een nieuwe administratie toevoegen of een administratie verwijderen en de gegevens van bestaande administraties weergeven of bewerken. Toevoegen van een administratie Je kunt een nieuwe administratie ...Relaties beheren
Binnen de Spend Cloud worden relaties gebruikt voor het boeken van facturen, verplichtingen & contracten en bij het koppelen van leveranciers. Via Applicatiebeheer / Algemeen / Relaties kun je alle relaties inzien en beheren. Er zijn verschillende ...Coderingsmatrix instellen
Met een coderingsmatrix kun je per grootboekrekening bepalen welke keuzemogelijkheden er beschikbaar zijn bij een bepaald veld. Bij het toevoegen van een nieuwe grootboekrekening kun je een coderingsmatrix instellen. Je kunt ook achteraf een ...