De Spend Cloud is één software-omgeving voor alle uitgaven: voor jouw purchase to pay proces én het beheren van slimme betaalpassen voor medewerkers. Het is een onmisbare assistent die repetitieve taken uit handen neemt, zodat medewerkers hun ding kunnen doen. 

Is factuurverwerking een struikelblok? Dan pakken we deze eerste Purchase to Pay automatisering samen op. Inkoop- en contractmanagement-optimalisatie komen eventueel later. Ben je al wel toe aan de volledige workflow van order naar levering én automatische beoordeling van de bijbehorende factuur? Ook daar helpen we graag mee. 

Heb je last van declaratie gedoe? Dan implementeren we Spend Cloud Expense: slimme betaalpassen én declaratiesoftware. Zo krijg je ook de kleinere uitgaven onder controle. Alle uitgavenprocessen zijn in de Spend Cloud volledig geïntegreerd.In dit artikel gaan we kort in op in welke situaties de software goed gebruikt kan worden. Vervolgens gaan we in op de combinatie van Purchase to Pay (P2P) en Expense.  

Wanneer is factuurverwerking met de Spend Cloud interessant?

Met factuurverwerkingssoftware kun je het verwerken van inkoopfacturen automatiseren. Je vermindert hiermee het aantal handmatige handelingen die nodig zijn om een inkoopfactuur te verwerken, met als ultieme doel ‘touchless factuurverwerking’. Hierbij is de software zo ingericht dat een factuur volledig automatisch door het proces verwerkt kan worden. 

Factuurverwerking is interessant wanneer je met verschillende afdelingen en/of locaties werkt en inkoopfacturen door verschillende mensen op verschillende niveaus moeten worden goedgekeurd. Via Spend Cloud workflows komen facturen automatisch bij de gewenste beoordelaar(s) terecht. De factuur kan dan met één druk op de knop beoordeeld worden. Beoordeelde facturen kunnen in één keer door worden gezet via een koppeling met jouw financiële pakket. 

Lees hier meer informatie over wat Spend Cloud Factuurverwerking allemaal kan: 

https://support.spend.cloud/portal/nl/kb/articles/wat-kun-je-met-de-module-factuurverwerking 

Wanneer is contractmanagement met de Spend Cloud interessant? 

Contacten beheren in de Spend Cloud is interessant wanneer je veel verschillende contracten hebt en deze op één vaste plek wil beheren. Dan heb je dus inzicht in en overzicht van alle inkoopcontracten. In combinatie met factuurverwerkingssoftware kun je ook zorgen dat facturen automatisch worden goedgekeurd als ze binnen de bandbreedte van een contract vallen. Dat scheelt handmatig werk. 

Voorkom ongewenste contractverlengingen

De Spend Cloud verstuurt zelfs tijdig notificaties naar de contractverantwoordelijke wanneer contracten aflopen. Dit signaal vraagt of het contract verlengd, gewijzigd of beëindigd moet worden. Op deze manier voorkom je ongewenste verlengingen.

Lees hier meer informatie over wat Spend Cloud Contractmanagement allemaal kan:

https://support.spend.cloud/portal/nl/kb/articles/wat-kun-je-met-de-module-contractbeheer 

Wanneer is de verplichtingen add-on voor contractmanagement interessant?

Met de Spend Cloud krijg je grip op toekomstige uitgaven, op verplichtingen vanuit een offerte of een contract. 

De software is interessant wanneer je bijvoorbeeld bepaalde kosten verwacht bij een relatie voor een specifiek project. Altijd wordt deze module samen met de module factuurverwerking gebruikt. Bij het coderen van een factuur kan je dan gelijk de verplichting koppelen. Het factuurbedrag wordt in zo’n situatie gelijk van het totaalbedrag van de verplichting afgehaald. 

Lees hier meer informatie over wat Spend Cloud Verplichtingen allemaal kan:

https://support.spend.cloud/portal/nl/kb/articles/wat-kun-je-met-de-module-verplichtingen 

Wanneer is inkoopsoftware van de Spend Cloud interessant?

Met inkoopsoftware kun je het inkoopproces van bestelling tot levering en betaling digitaal volgen. Door de Spend Cloud vanaf het begin van het proces te gebruiken, wordt het bestelgedrag vooraf gecontroleerd in plaats van achteraf zoals bij een inkoopfactuur. Je grijpt al namelijk in bij de inkoop van goederen of diensten. Controle voor de administratie, eenvoudig bestellen bij ingestelde leveranciers voor medewerkers. 

Het optimaliseren van je inkoopproces is interessant wanneer je met verschillende afdelingen en/of locaties werkt waarbij verschillende mensen inkopen doen. Dit geldt voor zowel diensten als goederen. 

• Als het gaat om incidentele aankopen van goederen of diensten, kan hier een inkooporder voor worden gebruikt

• Zijn het goederen en diensten die vaak en voor een langere periode worden afgenomen? Dan is het efficiënter om via een contract met de leverancier te werken 

Centreer het inkoopproces met (OCI) webshopkoppelingen

Het inkoopproces kan worden gecentreerd door uitsluitend bepaalde webshops te koppelen van leveranciers waar je contracten mee hebt afgesloten. Hiermee haal je het fiatteringsproces naar voren en heb je meer controle op uitgaven. 

Verbeter je factuurverwerkingsproces met inkoopoptimalisatie

Als een factuur gekoppeld wordt aan een inkooporder, kan een factuur automatisch worden goedgekeurd, wanneer de bijbehorende inkooporder is goedgekeurd en de goederen of diensten zijn ontvangen. Dit versnelt het proces van factuurverwerking drastisch. 

Lees hier meer over wat inkoopsoftware van de Spend Cloud allemaal kan:

https://support.spend.cloud/portal/nl/kb/articles/wat-kun-je-met-de-module-inkoop 

Purchase to Pay: een combinatie van inkoop, factuurverwerking contractmanagement en verplichtingen

Met Purchase to Pay software verbind je processen precies wanneer ze invloed op elkaar hebben. Het inkoopproces wordt gestart wanneer een order is doorgevoerd of als gevolg van een contractafsluiting. Dit resulteert in het verwerken van een factuur. Logischerwijs zijn het inkoop-, factuurverwerkings- en contractmanagementproces in de Spend Cloud goed te combineren. Met deze combinatie heb je altijd zicht op de verplichtingen die je bent aangegaan. 

Hoe werkt Purchase to Pay in de praktijk?

Stel je voor dat je werkt bij zorginstelling X met 3 verschillende (woon)locaties. Eén van de woonlocaties heeft een nieuwe bewoner die een lift nodig heeft om in en uit bed te komen. Deze is momenteel niet beschikbaar en moet worden besteld. 

Suzanne, medewerker op de afdeling waar de nieuwe bewoner is komen wonen, mag zelf bestellingen doen in de Spend Cloud. Via een inkooporder in de Spend Cloud doet zij een order via de webshop van Manutan. Manutan is een leverancier waar zorginstelling X een contract mee heeft afgesloten van 20.000 euro per jaar. De teamleider van Suzanne krijgt de inkooporder binnen om te beoordelen. Wanneer deze is goedgekeurd, gaat de bestelling gelijk door naar Manutan en wordt de lift een aantal dagen later bezorgd op de gewenste afdeling. De order kan worden geregistreerd als ontvangen. Mocht er iets ontbreken of niet juist zijn aan de order dan kan dat ook geregistreerd worden. 

De factuur van de lift wordt in de Spend Cloud gelijk gematcht aan de eerder aangemaakte inkooporder (bij incidentele uitgaven) of een contract (bij terugkerende uitgaven) waarbij de financiële codering is vastgelegd. Als er een verplichting is aangemaakt, zou dit ook bij het coderen kunnen worden toegevoegd. Met software kun je balans tussen tevreden cliënten, gelukkige medewerkers en een gezonde bedrijfsvoering creëren.

Wanneer zijn slimme betaalpassen van Kas & Pas interessant?

Met slimme betaalpassen vereenvoudig je het doen en beheren van uitgaven van medewerkers.  Vrijheid voor medewerkers en grip op de uitgaven voor Finance. Medewerkers hoeven namelijk niet meer te declareren. Zij kunnen met de Spend Cloud App bonnetjes eenvoudig uploaden bij de pasuitgave. De Spend Cloud Cards werken naadloos samen met de Kas & Pas-software.

Kas & Pas is interessant als medewerkers uitgaven doen voor de organisatie, bijvoorbeeld vanuit verschillende afdelingen en locaties. Jouw organisatie kan zelf paslimieten instellen en hoe deze limieten worden opgehoogd. Medewerkers kunnen echt alleen uitgaven doen binnen die gestelde limieten. Deze uitgaven zijn real-time inzichtelijk in één overzicht voor alle soorten betalingen (pin, cash, online). 

Autonomie voor medewerkers

Medewerkers hoeven geen kosten meer voor te schieten of te declareren. Ze betalen met de pas en verantwoorden de kosten direct. Ze kunnen via de app het bonnetje uploaden, zodat de Spend Cloud de verantwoording verder verwerkt een doorzet naar het financiële pakket. 

Lees hier meer over wat Kas & Pas-software allemaal kan: 

https://support.spend.cloud/portal/nl/kb/articles/wat-kun-je-met-de-module-kas-pas 

Wanneer is declareren met de Spend Cloud interessant?

Stel dat jouw organisatie geen gebruik maakt van slimme betaalpassen, kunnen medewerkers toch uitgaven doen en de kosten terugkrijgen via de Spend Cloud. De declaratiesoftware is ook handig als aanvulling op de betaalpassen, voor medewerkers die incidenteel onkosten maken. 

Declaraties zijn eenvoudig in te dienen via de Spend Cloud App. Via een eerder ingestelde workflow komt de declaratie terecht bij de juiste persoon die via één klik de declaratie kan beoordelen. Bij goedkeuring wordt deze doorgezet naar het financiële pakket. 

Lees hier meer over wat declaratiesoftware van de Spend Cloud allemaal kan:

https://support.spend.cloud/portal/nl/kb/articles/wat-kun-je-met-de-module-declareren 

Expense: een combinatie van slimme betaalpassen, Kas & Pas-software en declaratiesoftware

Voor alle betrokkenen is het declaratieproces vaak foutgevoelig en arbeidsintensief. Door gebruik te maken van de Kas & Pas-software en medewerkers een eigen betaalpas te geven, kunnen declaraties worden beperkt. In combinatie met declaratiesoftware van de Spend Cloud kunnen de declaraties die nog benodigd zijn, soepel worden afgehandeld. Uitgaven kunnen op deze manier snel worden ingevoerd en beoordeeld, of het via een betaalpas of via een declaratie in de Spend Cloud binnenkomt.