Aanlevering Declareren

Aanlevering Declareren

Aanleversjabloon Declareren

A_Administratie

Vul in dit tabblad de administratieve gegevens in zoals die in je financiële pakket staan. De velden die in je financiële pakket onbekend zijn of niet gebruikt worden kun je leeglaten.


A_Functieprofielen

Het gebruiken van functieprofielen zorgt ervoor dat je SpendCloud omgeving makkelijk is in beheer en zorgt ervoor dat je medewerkers nooit buiten hun budget kunnen goedkeuren, want dat heb je in het functieprofiel vastgelegd. Voor meer info over functieprofielen klik hier


Zoals hierboven is bepaald kan een Manager declaraties goedkeuren tot een maximum van €100.000 en een Teamleider €5.000

A_Medewerkers

Vul in dit tabblad alle medewerkers die gebruik gaan maken van de SpendCloud. Als een medewerker hier niet tussen staat dan krijgen ze geen SpendCloud  account en kunnen ze niet inloggen in de SpendCloud.


D_Autorisatieschema

In dit tabblad bouw je je organisatie na. Als Organisatiestructuur kun je de kostenplaatsen aanhouden of afdelingen binnen je organisatie. Bij medewerker zet je dan de medewerker die daar werkt. En als laatste bij de kolom functieprofiel vul je dan de functie van die medewerker in. Daarmee heeft de medewerker een rol gekregen in de structuur. Bij Centrale beheerders-rollen vul je alle medewerkers in die verantwoordelijk zijn voor de administratie of het applicatiebeheer van de SpendCloud. Voor meer info over rollen klik hier.

Financiële Stamgegevens

Indien er al gebruik gemaakt wordt van een andere module binnen de Spend Cloud zullen de financiële gegevens waarschijnlijk al aanwezig zijn in de Spend Cloud. Het aanleveren van de volgende tabbladen is in dat geval onnodig. Wanneer er geen koppeling gemaakt wordt tussen Spend Cloud Declareren en het financiële pakket (bijvoorbeeld doordat er gekoppeld wordt met het salarispakket) is het aanleveren van de tabbladen ook onnodig. Wanneer er gebruik gemaakt wordt van een webservice koppeling met het financiële pakket kunnen de stamgegevens opgehaald worden uit het financiële pakket en is aanleveren ook onnodig. Indien er gebruik gemaakt wordt van een bestandskoppeling met het financiële pakket zullen de volgende tabbladen aangeverd moeten worden.

  • A_Grootboekrekening

  • A_Kostenplaatsen

  • A_Kostendragers

  • A_Vrijveld1

  • A_Vrijveld2

  • A_Vrijveld3

  • A_BTW


A_Grootboekrekening

Vul in dit tabblad de Grootboekrekeningen in zoals ze in het financieel pakket staan.

A_Kostenplaatsen

Vul in dit tabblad de Kostenplaatsen in zoals ze in het financieel pakket staan.

A_Kostendragers

Indien er gebruik wordt gemaakt van kostendragers vul die dan in dit tabblad in zoals ze in het financieel pakket staan. Als hier geen gebruik van wordt gemaakt dan kun je dit tabblad verwijderen.

A_Vrijveld1

Een vrijveld is een verdere verbijzondering regel naast kostenplaats en/of kostendrager om kosten op te boeken. Indien hier gebruik van wordt gemaakt vul die dan in dit tabblad in zoals ze in het financieel pakket staan. Als hier geen gebruik van wordt gemaakt dan kun je dit tabblad verwijderen.


A_Vrijveld2

Een vrijveld is een verdere verbijzondering regel naast kostenplaats en/of kostendrager om kosten op te boeken. Indien hier gebruik van wordt gemaakt vul die dan in dit tabblad in zoals ze in het financieel pakket staan.Als hier geen gebruik van wordt gemaakt dan kun je dit tabblad verwijderen.




A_Vrijveld3

Een vrijveld is een verdere verbijzondering regel naast kostenplaats en/of kostendrager om kosten op te boeken. Indien hier gebruik van wordt gemaakt vul die dan in dit tabblad in zoals ze in het financieel pakket staan.Als hier geen gebruik van wordt gemaakt dan kun je dit tabblad verwijderen.




Stamgegevens Declareren

De volgende stamgegevens zijn specifiek benodigd voor de module Declareren en dienen aangeleverd te worden via het aanleversjabloon.

D_Eenheden:

In dit tabblad geef je aan welke eenheden er gebruikt kunnen worden. Per declaratiesoort (volgende tabblad) geef je aan in welke eenheid er gedeclareerd dient te worden voor die soort.


Meer informatie over eenheden: Klik hier

D_soorten:

Vul in dit tabblad de mogelijke soorten in. Deze kunnen gebruikt worden in een declaratie formulier om aan te geven wat voor soort declaratie het betreft. Per declaratiesoort moet ook aangegeven worden hoe de financiële codering zou moeten zijn wanneer er een koppeling is met een financieel pakket (grootboekrekening e.d.). Wanneer er niet gekoppeld met een financiële pakket hoeven de betreffende kolommen niet gevuld te worden. Er zijn ook nog enkele specifieke zaken aan te leveren per soort, zoals in welke eenheid er gedeclareerd moet worden. Hiermee kan bijvoorbeeld bereikt worden dat er op een kilometerberekening plaats vindt wanneer er in kilometers gedeclareerd wordt. Middels de 'afwijkende beoordeling' kan ervoor gezorgd worden dat niet de (standaard) leidinggevende de declaratie beoordeeld, maar b.v. iemand van de HR afdeling in het geval van studiekosten.

Voor meer informatie over declaratiesoorten klik hier

D_adressen:

Vul in dit tabblad de adressen in die beschikbaar zullen worden in een declaratie voor reiskosten om een kilometerberekening te kunnen maken. In de praktijk kan elk willekeurig adres gebruikt worden, maar door alvast de adressen van de organisatie in het systeem te zetten kunnen deze eenvoudiger geselecteerd worden door de declaranten.



    • Related Articles

    • Testscript declareren

      Om te testen of de Spend Cloud correct werkt en is ingericht, is het belangrijk om als beheerders de belangrijkste processen in de Spend Cloud te testen na deelname aan de beheerderstraining. Het is van belang om ook pilotgebruikers te betrekken bij ...

    • Aanlevering Contractbeheer

      Aanleversjabloon Contractbeheer A_Administratie Vul in dit tabblad de administratieve gegevens in zoals die in je financiële pakket staan. De velden die in je financiële pakket onbekend zijn of niet gebruikt worden kun je leeglaten. ...

    • Aanlevering Factuurverwerking

      Aanleversjabloon Factuurverwerking A_Administratie Vul in dit tabblad de administratieve gegevens in zoals die in je financiële pakket staan. De velden die in je financiële pakket onbekend zijn of niet gebruikt worden kun je leeglaten. F_Procuratie ...

    • Aanlevering Inkoop

      Aanleversjabloon A_Administratie Vul in dit tabblad de administratieve gegevens in zoals die in je financiële pakket staan. IU_Procuratie Bepaal hier de procuratie bedragen die van toepassing zijn bij jullie organisatie. Voor meer info over het ...

    • Aanlevering Verplichtingen

      Aanleversjabloon Verplichtingen A_Administratie Vul in dit tabblad het nummer en de naam in van de administratie(s) zoals ze in het financiële pakket staan. V_Projecten Vul in dit tabblad de projecten in die opgenomen kunnen worden in het systeem ten ...