In het menu 'Groepen' van het applicatiebeheer van de module Inkoop, kun je de bezorg- en ontvangstgroepen beheren. In dit artikel leggen we uit wat de groepen inhouden en hoe je deze kunt beheren.
Ontvangstgroepen
Een ontvangstgroep is een groep met medewerkers die de
ontvangst van een bestelling kunnen registreren in Spend Cloud. Het werken met een ontvangstgroep is handig als er bijvoorbeeld meerdere medewerkers op één locatie werken. De bestelling kan dan door één van de mensen in deze groep worden ontvangen.
De besteller kiest bij het aanmaken van de order in het veld 'Te ontvangen door' één specifieke persoon óf een ontvangstgroep. De order wordt daarna bij iedereen in deze groep aangeboden ter ontvangstregistratie. Als één iemand de ontvangst registreert, verdwijnt de ontvangstactie bij alle medewerkers in de groep.
Bezorggroepen
Een bezorggroep is een groep met medewerkers die centraal ingekochte artikelen kunnen bezorgen, die bijvoorbeeld opslagen zijn in een magazijn. In de Spend Cloud werk je dan met o.a. interne leveranciers. In plaats van dat de order wordt aangeboden aan een een externe leverancier, zal de Spend Cloud een actie genereren voor de bezorgdienst, die bij de interne leverancier is vastgelegd. De acties worden verzameld in het menu-onderdeel
Bezorgen. Alle medewerkers die in de bezorggroep zijn opgenomen ontvangen een notificatie-e-mail van de aanvraag en kunnen vervolgens in Spend Cloud vastleggen dat de goederen zijn bezorgd.
Groep toevoegen en medewerkers koppelen
Ga voor het beheren van de groepen naar Applicatiebeheer / Inkoop / Groepen. Met de knop ‘Toevoegen’ bovenaan het groepenoverzicht kun je een nieuwe groep aanmaken. Na het opgeven van een naam voor de groep, kun je het soort groep selecteren.
Nadat je een groep hebt aangemaakt, kun je vanuit het overzicht medewerkers koppelen aan de groep. Dit kun je doen door aan het einde van de regel van de gewenste groep op ‘Medewerkers-koppelen-icoon’ te klikken.
In het overzicht dat volgt, kun je de medewerkers selecteren die aan deze groep moeten worden toegevoegd. Door de checkbox uit te vinken kun je een medewerker ontkoppelen.
De naam en samenstelling van een groep kun je altijd wijzigen door vanuit het overzicht op het potlood-icoon aan het einde van de regel van de gewenste groep te klikken.