Binnen de Spend Cloud kan het toevoegen van een contract via twee menuonderdelen, namelijk via het menu 'Toevoegen' en via het menu onderdeel 'Postbus'. Een contract stuur je naar de postbus op het e-mailadres [klantnaam]@contract.spend.cloud. Het advies is om een een eigen contract e-mailadres intern aan te maken (bijvoorbeeld inkoopcontracten@[klantnaam].nl) dat je laat omleiden naar het postbus e-mailadres van Contractbeheer. Dit interne e-mailadres kan je naar de rest van de organisatie communiceren zodat getekende contracten op een centraal e-mailadres aangeleverd kunnen worden en direct worden doorgezet naar de Spend Cloud voor verdere verwerking. Wanneer de e-mail meerdere bijlagen heeft kun je in de postbus aangeven welk bestand het nieuwe contract is, of andere PDF bestanden als vervolgpagina moeten worden toegevoegd, of dat een bestand als bijlage moet worden verwerkt.
Nadat een contract is toegevoegd in de Spend Cloud kun je de gegevens van het contract invullen in het menu onderdeel Registreren.
Het contract zal eerst door de tekstherkenning gegaan (OCR) voordat het in het onderdeel registreren terecht komt. Wanneer er een IBAN-, Btw- of KvK-nummer wordt herkend op het contract dan kan de relatie automatisch al zijn ingevuld.
De relatie (crediteur) dient beschikbaar te zijn in de Spend Cloud, zo niet dan zou je de crediteurenadministratie via Mening vragen kunnen verzoeken om een nieuwe crediteur aan te maken.
Verdere gegevens voer je bij de registratie in binnen de velden. Sommige gegevens zijn verplicht (velden met een sterretje '*') en andere zijn optioneel, de velden kunnen vooral helpen om later op te kunnen rapporteren of zoeken.
Je vervolgt de registratie door de contractperiode velden in te vullen. Hierbij vul je in om wat de looptijd is, welke kosten er van toepassing zijn en om wat voor soort contract het gaat.
Nadat alle velden binnen het contract zijn ingevuld kan het contract worden verzonden zodat het een actief en lopend contract kan worden waar inkoopfacturen op afgeboekt zouden kunnen worden.
Deze stap in het contractbeheer is optioneel. Het kan zijn dat jullie ervoor hebben gekozen om de registratie van het contract deels door de contracteigenaar te laten doen (te registeren) of dat de contracteigenaar de registratie moet bevestigen. De contracteigenaar kan de registratie goedkeuren, in de wacht zetten of afkeuren. Als een contract is goedgekeurd dan wordt het contract ook actief. Eventuele contract betrokkenen worden hiervan op de hoogte gebracht door een notificatie.
In het Archief vind je een overzicht van alle contracten (zowel actieve als niet actieve) waar je bij betrokken bent (geweest), bijvoorbeeld als contracteigenaar of als contractbetrokkene. Een contractadministratie medewerker kan standaard alle contracten inzien. In het archief kunnen een aantal zaken rondom de contracten worden weergegeven of worden bewerkt.
Aan de hand van de informatie die is ingevoerd bij de registratie van het contract, zullen er signaleringen worden gedaan die tot acties leiden binnen het contractbeheer. Dit zal met name gaan om het beoordelen van een contract, waarbij er door de contracteigenaar (eindverantwoordelijke) aangegeven moet worden of het contract verlengd of beëindigd moet worden. Een essentiële stap in het proces om onnodige verlengingen tegen te gaan en tijdig nieuwe contractafspraken te maken met de leverancier.
Er zijn verschillende acties die uitgevoerd kunnen worden afhankelijk van jouw rol binnen het contract beheer. Voor de contracteigenaren is dat vaak de actie om een contract te beoordelen (verlengen of beëindigen). Het daadwerkelijk verlengen (een nieuwe contractperiode registreren) of het beëindigen van een contract gebeurt vaak door de contractadministratie. Bij een contractverlenging zal het contract actief blijven voor een langere tijd. Bij een beëindiging zal het contract aflopend worden en op het moment van de aangegeven einddatum de status beëindigd krijgen. Daarna zal het betreffende contract alleen nog via het Archief te raadplegen zijn.