Van het toevoegen tot beëindiging van een contract 

1. Het toevoegen van een contract

Binnen de Spend Cloud kan het toevoegen van een contract via twee menuonderdelen, namelijk via het menu 'Toevoegen' en via het menu onderdeel 'Postbus'. Een contract stuur je naar de postbus op het e-mailadres [klantnaam]@contract.spend.cloud. Het advies is om een een eigen contract e-mailadres intern aan te maken (bijvoorbeeld inkoopcontracten@[klantnaam].nl) dat je laat omleiden naar het postbus e-mailadres van Contractbeheer. Dit interne e-mailadres kan je naar de rest van de organisatie communiceren zodat getekende contracten op een centraal e-mailadres aangeleverd kunnen worden en direct worden doorgezet naar de Spend Cloud voor verdere verwerking. Wanneer de e-mail meerdere bijlagen heeft kun je in de postbus aangeven welk bestand het nieuwe contract is, of andere PDF bestanden als vervolgpagina moeten worden toegevoegd, of dat een bestand als bijlage moet worden verwerkt.

2. Het registreren van een contract 

3. Het bevestigen van een contract (optioneel)

Deze stap in het contractbeheer is optioneel. Het kan zijn dat jullie ervoor hebben gekozen om de registratie van het contract deels door de contracteigenaar te laten doen (te registeren) of dat de contracteigenaar de registratie moet bevestigen. De contracteigenaar kan de registratie goedkeuren, in de wacht zetten of afkeuren. Als een contract is goedgekeurd dan wordt het contract ook actief. Eventuele contract betrokkenen worden hiervan op de hoogte gebracht door een notificatie. 

4. Het raadplegen van een (actief) contract

In het Archief vind je een overzicht van alle contracten (zowel actieve als niet actieve) waar je bij betrokken bent (geweest), bijvoorbeeld als contracteigenaar of als contractbetrokkene. Een contractadministratie medewerker kan standaard alle contracten inzien. In het archief kunnen een aantal zaken rondom de contracten worden weergegeven of worden bewerkt. 

5. De notificaties en acties bij een contract

Aan de hand van de informatie die is ingevoerd bij de registratie van het contract, zullen er signaleringen worden gedaan die tot acties leiden binnen het contractbeheer. Dit zal met name gaan om het beoordelen van een contract, waarbij er door de contracteigenaar (eindverantwoordelijke) aangegeven moet worden of het contract verlengd of beëindigd moet worden. Een essentiële stap in het proces om onnodige verlengingen tegen te gaan en tijdig nieuwe contractafspraken te maken met de leverancier. Lees meer over de e-mailnotificaties binnen Contractbeheer hier: Contractbeheer - De notificatiemails binnen de Spend Cloud

6. Acties uitvoeren op een contract

Er zijn verschillende acties die uitgevoerd kunnen worden afhankelijk van jouw rol binnen het contract beheer. Voor de contracteigenaren is dat vaak de actie om een contract te beoordelen (verlengen of beëindigen). Het daadwerkelijk verlengen (een nieuwe contractperiode registreren) of het beëindigen van een contract gebeurt vaak door de contractadministratie. Bij een contractverlenging zal het contract actief blijven voor een langere tijd. Bij een beëindiging krijgt het contract de status aflopend en op het moment van de aangegeven einddatum de status beëindigd krijgen. Daarna zal het betreffende contract alleen nog via het Archief te raadplegen zijn.

LET OP: het verlengen of beëindigden van een contract betreft alleen de administratieve handeling binnen de Spend Cloud. Stem daarom intern goed af wie binnen de organisatie verantwoordelijk is om de verlengingen en opzeggingen met de leverancier af te stemmen. Idealiter is de contractadministratie verantwoordelijk voor verdere vervolgstappen, waarbij aan de contracteigenaar desgewenst verzocht kan wordt of er zelf met de leveranciers contact opgenomen kan worden. Zo kan het namelijk zijn dat er vakinhoudelijke kennis nodig is voor een verlening waardoor dit niet door de contractadministratie opgepakt kan worden.