Factuurverwerkingsproces - van factuur toevoegen tot exporteren

Van factuur toevoegen tot exporteren

Er zijn verschillende mogelijkheden om de Spend Cloud module Factuurverwerking in te richten. Afhankelijk van jouw eigen factuurverwerkingsproces sluit de Spend Cloud hierop aan. In onderstaande afbeelding staat de route afgebeeld van het toevoegen tot het exporteren van een factuur welke in basis altijd dezelfde stappen doorloopt.

Wanneer er een product of dienst is ingekocht zal er door de crediteur (leverancier) een inkoopfactuur worden verzonden. In dit artikel wordt op hoofdlijnen beschreven hoe het factuurverwerkingsproces binnen de Spend Cloud hierop aansluit. Uitgangspunt hierbij is om het ideale werkproces na te streven, de zogenoemde best practice werkwijze.

Het toevoegen van een inkoopfactuur

Binnen de Spend Cloud kan het toevoegen van facturen via twee menuonderdelen, namelijk via het menu 'Toevoegen' en via het menu 'Postbus'.

In het ideale werkproces komen alle facturen direct vanuit de crediteur binnen in het menu 'Postbus' via e-mail (met PDF en/of XML factuur als bijlage) of via het modernere PEPPOL-netwerk. Hierbij is het bij de e-mail variant van essentieel belang dat het doorsturen vanuit het eigen factuur e-mailadres goed wordt ingesteld (bijvoorbeeld facturen@klantnaam.nl), zodat je binnen de Postbus kunt zien wie de oorspronkelijke afzender is van de e-mail (bijvoorbeeld verkoop@crediteurnaam.nl) en eventueel de crediteuren die correct aanleveren de Postbus kunt laten overslaan. Aanvullend adviseren wij om niet alles door te sturen wat op het eigen factuur e-mailadres binnenkomt, dit zou je zo kunnen (laten) instellen dat alleen inkoopfacturen binnenkomen in de Postbus. Eventuele e-mails met aanmaningen, nieuwsbrieven of mails zonder bijlagen worden dan niet doorgezet naar de Postbus maar naar een alternatief e-mailadres doorgezet waar je deze stroom kunt reviewen. Het handmatig doorsturen/forwarden vanuit het eigen e-mailadres is meer werk en raden wij af.

Een PDF inkoopfactuur via OCR (tekstherkenning) of een XML inkoopfactuur uitlezen

Wanneer de factuur is toegevoegd via het menu 'Toevoegen' of via de 'Postbus' dan komt de volgende stap in het proces: het herkennen/uitlezen van de inkoopfactuurgegevens zoals aangeleverd door de crediteur.

Wanneer je een PDF bestand hebt toegevoegd als inkoopfactuur dan zal er tekstherkenning (OCR) plaatsvinden om bepaalde waardes te kunnen herkennen/uitlezen. Via OCR proberen wij de volgende zaken te herkennen op de PDF:

Factuurdatum, Crediteur op basis van IBAN (primair), KvK-nummer (secundair) of Btw-nummer (secundair), Betalingsreferentie/Factuurnummer, Totaalbedrag, Btw percentage, Valuta, Ordernummer, Contractnummer en/of Verplichtingsnummer.

Wanneer je een XML bestand hebt toegevoegd als inkoopfactuur dan zal er gebruikt gemaakt worden van een XML mapping om de in code taal meegegeven velden uit te lezen. Je bent hierbij niet afhankelijk van tekstherkenning waardoor de meegegeven waardes 100% overgenomen/ingevuld kunnen worden (voorwaarde is dat de XML veldindeling aansluit). Om een mooi opgemaakte weergave binnen de Spend Cloud te realiseren wordt geadviseerd om naast de XML versie van de factuur de PDF versie door de crediteur aan te laten leveren. Het werken met XML inkoopfacturen wordt gezien als de best practice werkwijze.

Het coderen/inboeken van een inkoopfactuur

De belangrijkste stap in het factuurverwerkingsproces is de codering van de inkoopfactuur. Afhankelijk van de manier waarop de PDF en/of XML factuur wordt aangeleverd door de crediteur kunnen (veel) velden vooraf zijn ingevuld. In deze stap van het proces wordt bepaald op welke crediteur de inkoopfactuur wordt ingeboekt en hoe de factuur in de administratie verantwoord moet worden. Te denken valt aan welke grootboekrekening en kostenplaats en of de kosten op een afwijkende periode betrekking hebben. Je zou de factuur tevens over meerdere factuurregels kunnen opsplitsen om verschillende redenen, bijvoorbeeld omdat de kosten over meerdere grootboekrekeningen/kostenplaatsen moeten worden verdeeld. Voor het beoordelingsproces (procuratieschema) in de Spend Cloud is het belangrijkste veld 'Organisatorische eenheid', dit veld bepaald namelijk per factuurregel wie binnen de organisatie de kosten moet gaan beoordelen (goedkeuren/afkeuren).

Er zijn verschillende manieren om ervoor te zorgen dat de codering van een inkoopfactuur zo automatisch mogelijk wordt gedaan. Dit kan:

Door bij de crediteur instellingen gebruik te maken (waar mogelijk) van een standaard sjabloon, standaard omschrijving, standaard betalingsconditie, standaard btw code (indien btw registratie van toepassing is) en een standaard grootboekrekening.

Let op: voor de standaard betalingsconditie, btw code en grootboekrekening is meestal het financieel systeem de bron en moeten deze standaard waardes daar ingesteld worden en overgehaald worden naar de Spend Cloud.

Door bij de grootboekrekening gebruik te maken van de coderingsmatrix (door bijvoorbeeld een beperkte lijst met kostenplaatsen in te stellen voor een grootboekrekening met daarbij één kostenplaats als standaard voor die grootboekrekening) of van een standaard workflow (door bijvoorbeeld een standaard organisatorische eenheid en standaard beoordeel medewerker in te stellen).
Via Smart Suggestions, waarbij er op basis van eerder ingeboekte facturen een suggestie wordt gedaan van de meest waarschijnlijke waardes.
Door gebruik te maken van inkooporder matching of contractuele verplichtingen. Hierbij is er in een eerder stadium een financiële codering opgegeven die direct overgenomen kan worden.

Wanneer je vastloopt tijdens het coderen van een inkoopfactuur kun je bovenaan het scherm de knop 'Mening vragen' gebruiken, je kan dan intern (of extern) een vraag stellen via e-mail over de codering en dat wordt als correspondentie bij de factuur opgeslagen. Afhankelijk van je inrichting bestaat er als alternatief de mogelijkheid om een factuurregel aan te bieden met de actie 'Te coderen', waarbij een (decentrale) medewerker de mogelijkheid heeft om de factuurregel velden zelf in te vullen of aan te passen of zelfs te verdelen over meerdere factuurregels.

Het (automatisch) beoordelen van een inkoopfactuur

Wanneer de factuur helemaal is gecodeerd dan zal deze moeten worden 'Verzonden' naar de beoordelaar zoals aangegeven in de factuurregel. Het beoordelen door een (decentrale) medewerker betreft een eenvoudige actie waarbij er de keuze is tussen: goedkeuren, afkeuren en in de wacht zetten (Mening vragen). Afhankelijk van de inrichting bestaat er de mogelijkheid om een factuurregel naar een groep door te zetten. Om de doorlooptijd van de factuurbeoordeling te versnellen adviseren wij als best practice het beoordelen via de Spend Cloud App.

In het ideale werkproces wordt het beoordelen van een factuur overgeslagen door gebruik te maken van een inkooporder of een inkoopcontract. Hierbij is vooraf al een beoordelingsslag geweest op de kosten waardoor de factuur automatisch kan worden goedgekeurd.
Wanneer de beoordelaar een fout ziet en de factuur niet als 'Te coderen' aangeboden heeft gekregen en daardoor niet de rechten heeft om een aanpassing te doen, dan kan de factuur worden afgekeurd. De afgekeurde factuur wordt teruggestuurd naar de centrale financiële administratie, kan desgewenst gecorrigeerd worden en daarna opnieuw worden aangeboden ter beoordeling.

Wanneer je als centrale financiële administratie de factuur per ongeluk naar een verkeerde medewerker ter beoordeling hebt aangeboden dan kun je deze ook zelf afkeuren.

Het exporteren van een inkoopfactuur naar het financieel systeem

Wanneer de factuur door het beoordelingsproces (procuratieschema) is gegaan dan is de factuur (en de bijbehorende codering) goedgekeurd en kan deze doorgezet (geëxporteerd) worden naar het financiële systeem om de kosten in de boekhouding te krijgen en de betalingsverplichting aan de crediteur te voldoen.

Als extra stap in het proces bestaat afhankelijk van de gekozen inrichting het menu 'Controleren' waar de facturen ná het beoordelingsproces extra nagelopen kunnen voordat deze geëxporteerd worden. Dit kan bijvoorbeeld door een controller worden gedaan om er zeker van te zijn dat de gecodeerde factuur juist is en er op een later moment minder correcties gemaakt hoeven te worden in het financieel systeem.
In de best practice werkwijze heeft de centrale financiële administratie de expertise om de factuur initieel volledig en juist te coderen en vindt er via het beoordelingsproces (procuratieschema) de benodigde controle plaats. Je zou in dat geval het exporteren van facturen kunnen automatiseren, wat erop neerkomt dat als een factuur definitief is goedgekeurd deze direct naar het financiële systeem wordt doorgezet (alleen mogelijk met een automatische webservice koppeling). Om ervoor te zorgen dat deze automatisch geëxporteerde facturen in een niet afgesloten periode terechtkomen kun je administratief een periode afsluiten in de Spend Cloud.

Het basisproces onder de knie? Kijk hier de "Themawebinar: Touchless factuurverwerking (dus zonder handmatige handelingen)" terug en raadpleeg onderaan dat artikel de PDF "De top 50 crediteuren touchless verwerken" om stap voor stap te automatiseren.