De grootboekvertaaltabel

In het menu 'Grootboek-vertaaltabel' kun je een specifieke code koppelen aan een grootboekrekening. Als er bestellingen worden gedaan via een webshopkoppeling (OCI koppeling), kan de leverancier per artikel een productcategoriecode meegeven bij het overzetten van het winkelwagentje naar de Spend Cloud. De Spend Cloud herkent vervolgens deze productcategoriecode en zal automatisch de gewenste grootboekrekening invullen bij de codering van de orderregel(s).

Niet elke webshop-leverancier (ook wel 'OCI-leverancier') is in staat een productcategoriecode mee te geven. Vraag dit bij de leverancier na.

Codes afstemmen met de leverancier

Indien de leverancier in staat is om een productcategoriecode mee te geven, is het afhankelijk van de leverancier wat voor codes worden meegegeven. Leveranciers kunnen eigen of algemene productcategoriestandaarden gebruiken, zoals UNSPSC- of NZI-codes. Om zeker te zijn welke productcategoriecodes door de webshop leverancier worden meegegeven, kun je dit het beste opvragen bij de leverancier.

Hoe ziet dit eruit in de Spend Cloud?

In onderstaande afbeelding zie je een voorbeeld van een productcode zoals deze is meegegeven door de leverancier, die in de Spend Cloud is vertaald naar een grootboekrekening.

De leverancier heeft code '39101609' meegegeven in deze voorbeeld-order. In de Spend Cloud is in de grootboekvertaaltabel vastgelegd dat bij deze code grootboekrekening '471210 - Onderhoud gebouwen' toegepast moet worden in de order.

Staat er geen blauw uitroepteken op deze plek, dan is er geen code meegegeven door de leverancier of heeft de Spend Cloud deze niet uit kunnen lezen.

Grootboekvertaaltabel toevoegen en beheren

Binnen het menu Applicatiebeheer / Inkoop / Grootboekvertaaltabel kun je via de knop ‘Toevoegen’ bovenaan het overzicht een nieuwe koppeling tussen de code vanuit de leverancier en de eigen grootboekrekening toevoegen. Als deze code specifiek voor één leverancier geldt, kun je de leverancier waar het om gaat selecteren. Laat dit veld leeg als de code voor meerdere leveranciers van toepassing is.  

In de afbeelding hierboven vind je een voorbeeld van een grootboekvertaaltabel. 

1= de code zoals deze in de order wordt mgeegeveven in door de leverancier.
2 = de administratie waarin de order is aangemaakt.
3 = de leverancier waarnaar de order is verzonden.
4 = de grootboekrekening die moet worden toegepast.

Grootboekvertaaltabel importeren

Je kunt ook een grootboekvertaaltabel importeren. Door op de knop ‘Importeer grootboek vertaaltabel’ te klikken bovenaan het overzicht, kun je een bestand importeren met alle codes en daarbij de eigen gewenste grootboekrekening. Je vertaalt hiermee de codes vanuit de leverancier naar de eigen grootboekrekeningen, waardoor de orderregels bij het overzetten van het winkelwagentje direct de gewenste grootboekrekening krijgen en de aanvrager/besteller dit veld zelf niet hoeft in te vullen.

Wanneer je de importdefinitie hebt geselecteerd kun je bij ‘Veldindeling tonen’ zien hoe het bestand opgebouwd moet zijn om te kunnen importeren. Vaak wordt de volgende veldindeling opgenomen in de importdefinitie:

1. Kolom 1/A = Code vanuit de leverancier. Zoals eerder beschreven kunnen dit NZI- of UNSPSC-codes zijn maar het maakt eigenlijk niet uit wat voor een productcategoriecode, zolang er maar een code meegegeven wordt per artikel. 
   
2. Kolom 2/B = Leveranciersnummer. Let erop dat in deze kolom dus niet de naam van de leverancier wordt opgenomen maar het leveranciersnummer. Het nummer van de leverancier is terug te vinden door een leverancier via 'Applicatiebeheer > Inkoop > Leveranciers' te bewerken en dan onderin de pagina op 'Geavanceerde opties' te klikken, waarna het veld 'Nummer' naar voren komt. Indien dit nummer leeg is wordt er vaak gekeken welke crediteur gekoppeld is aan de leverancier en wordt er het crediteurnummer ingevuld.
   
3. Kolom 3/ C = Grootboekrekeningnummer. 
   

Wanneer er geen importdefinitie beschikbaar is kunnen beheerders dit in sommige gevallen instellen. In andere gevallen dient er contact opgenomen te worden met onze support-afdeling om een importdefinitie aan te maken.

Vanuit het overzicht kun je verder de aangemaakte grootboek-vertaaltabel codes weergeven, verwijderen of bewerken met de blauwe icoontjes aan het einde van een regel. 

Wat te doen als de grootboekrekening niet goed wordt toegepast?

- Controleer aan de hand van het blauwe uitroepteken of de Spend Cloud de code goed kan uitlezen. Lees dit terug onder het kopje 'Hoe ziet dit eruit in de Spend Cloud' hierboven. Als er geen code is uitgelezen, vraag dan bij de leverancier na of deze is meegegeven en zo ja, waar in het cXML-bestand dit is gebeurd. Geef dit vervolgens door via support@proactive.nl, zodat wij ervoor kunnen zorgen dat de code bij volgende orders wel wordt uitgelezen.

- Als de code goed wordt uitgelezen, controleer dan of deze is toegevoegd aan de grootboekvertaaltabel. 

- Als de code goed wordt uitgelezen én deze is toegevoegd aan de grootboekvertaaltabel, controleer dan of de leverancier waarop de order is besteld precies overeenkomt met de leverancier in de grootboekvertaaltabel.

- Controleer indien van toepassing ook of de administratie waarin de order is toegevoegd overeenkomt met die in de grootboekvertaaltabel.

• Related Articles

• Themawebinar gebruiksvriendelijk bestellen

  We hebben het weer precies binnen de tijd gered. In deze webinar laten we je alle instellingen zien om jullie Spend Cloud omgeving zo optimaal mogelijk in te stellen, zodat de besteller heel gebruiksvriendelijk kan bestellen. Relevante portal ...

• Budgetten binnen de module Inkoop

  Binnen de module Inkoop is er de mogelijkheid te werken met waarschuwingen voor het overschrijden van een budget. Dit is een instelling die door een ProActive-consultant of door de afdeling Support kan worden ingeschakeld. Indien dit is ingeschakeld, ...

• Een order beoordelen in de app

  Als je bent ingelogd in de app kom je op jouw persoonlijke dashboard terecht. Hier staan de vijf meest recent aangeboden orders, met een een aantal gegevens betreffende deze orders, zoals de leverancier, het bedrag, de datum en de status van de ...

• Externe applicatie (Inkoop API)

  Visma | ProActive biedt de mogelijkheid voor leveranciers of andere externe partijen of pakketten om inkooporders in de Spend Cloud in te schieten middels een API. Door de order informatie op een bepaalde manier aan te bieden, kunnen inkooporders ...

• Orders beoordelen

  Als je een order moet beoordelen, zul je hiervan een melding ontvangen. Als je de Spend Cloud App op je telefoon hebt staan, kun je ook op je telefoon een push notificatie ontvangen op het moment dat je een nieuwe order moet beoordelen. Je kunt hier ...